Relatórios Requisitos do ACA para Empregadores

A peça de mandato do empregador da Lei de Cuidados Acessíveis está em pleno efeito. Isso significa que os empregadores terão que oferecer um certo nível de cobertura de saúde para seus funcionários de tempo integral (e filhos dependentes) a partir de 2015 e seguir os requisitos específicos de relatórios do IRS a partir de 2016 (para o ano civil de 2015). Os empregadores devem cumprir o mandato ou enfrentar uma penalidade de imposto.

O que os empregadores são afetados?

O mandato do empregador afeta principalmente grandes empregadores com 50 ou mais empregados equivalentes em tempo integral (conhecido como "grande empregador aplicável").

Os grandes empregadores aplicáveis ​​que não cumprem o mandato do empregador enfrentarão uma penalidade de US $ 2, 000 ou US $ 3 000, caso um ou mais de seus funcionários a tempo inteiro (aqueles que trabalham em média pelo menos 30 horas por semana) comprar cobertura em uma troca estadual ou federal e qualificar para um subsídio.

Uma penalidade anual de US $ 2 000 (US $ 166. 67 por mês) poderia ser avaliada em relação a cada empregado em tempo integral, caso esse empregador não ofereça cobertura mínima essencial a pelo menos 95% tempo de funcionários e seus dependentes (70% em 2015), e apenas um empregado em tempo integral se qualifica para um subsídio.

Além disso, mesmo que o empregador satisfaça o requisito mínimo de cobertura essencial, uma penalidade anual de $ 3 000 (US $ 250,00 por mês) ainda pode ser avaliada em relação a todos os empregados de tempo integral que se qualificam para um subsídio, se a cobertura oferecida não Não conheça um requisito de acessibilidade e de valor mínimo.

Isso significa que a cobertura não deve custar ao empregado mais de 9. 5% do seu rendimento para a cobertura exclusiva do empregado (como porto seguro) e deve ter um valor atuarial de 60% ou Mais.

Um grande empregador aplicável também deve informar ao Internal Revenue Service (IRS) que sua cobertura atende a esses requisitos.

Para denunciar esta informação, os empregadores têm novos requisitos de relatório nas Seções do Código de Receita Interna 6055 e 6056.

Essas seções exigem que os empregadores e as companhias de seguros de saúde denunciem informações de cobertura ao IRS e forneçam aos funcionários a informação de que precisam reportar suas próprias declarações fiscais individuais.

Formulários associados aos requisitos de relatório

Os seguintes formulários estão associados ao mandato individual (Seção de código 6055):

• Formulário 1094-B: Este é o formulário de transmissão que os empregadores usarão para arquivar Formulários 1095-B.
• Formulário 1095-B : As companhias de seguros emitirão este formulário até 31 de janeiro de 2016, se o plano de saúde do empregador estiver totalmente segurado e usado como prova de cobertura para os indivíduos ao arquivar suas declarações de imposto 2015. Os Formulários 1095-B preparados para cada empregado coberto (e dependentes) também devem ser arquivados no IRS antes de 29 de fevereiro de 2016 (31 de março de 2016, se arquivarem eletronicamente).
• Para os grandes empregadores que patrocinam planos auto-segurados, o empregador pode completar o Formulário 1095-B ou simplificar o processo e completar a Seção III do Formulário 1095-C (discutido abaixo).

Os seguintes formulários estão associados ao Mandatário do Empregador (Seção de Código 6056):

• Formulário 1094-C: Este é um formulário de transmissão que contém informações cumulativas sobre os empregados do empregador e suas ofertas de cobertura.
• Formulário 1095-C: Os empregadores devem preparar o Formulário 1095-C em nome de todos os empregados a tempo inteiro até 31 de janeiro de 2016, e arquivados no IRS (juntamente com o Formulário 1094-C ) o mais tardar 29 de fevereiro de 2016 (31 de março de 2016, se arquivado eletronicamente) .
  Os empregadores com 50 ou mais empregados equivalentes em tempo integral terão que completar as Partes I e II deste formulário em nome de cada empregado em tempo integral, independentemente de terem ou não cobertura oferecida. Se o empregador auto-segurar seus benefícios para a saúde, eles também precisarão completar a Parte III. Além disso, os empregadores devem preparar um Formulário 1095-C simplificado para aqueles empregados não a tempo inteiro inscritos no plano para cumprir os requisitos da Seção de Código 6055.
• Esses formulários são devidos ao IRS até 29 de fevereiro de 2016, se apresentado por escrito, ou 31 de março de 2016, se submetido eletronicamente. Note-se que a transmissão eletrônica é exigida dos empregadores com mais de 250 retornos. Isso continuará a cada ano avançando.

Códigos do Indicador do IRS

Um empregador precisa de uma compreensão clara dos códigos dos indicadores do IRS como um componente crítico da preparação para o relatório. Um empregador deve ter um forte entendimento de como determinar a acessibilidade da participação do empregado no custo (cálculo, fórmula, etc.), se houve uma oferta de cobertura para todos e cada um dos funcionários a tempo inteiro e se o Os cuidados de saúde eram acessíveis para os empregados matriculados.

Introdução: Em primeiro lugar, os empregadores devem garantir que sistemas de folha de pagamento e / ou sistemas de administração de benefícios estejam atualizados e preparados para capturar e armazenar as informações necessárias para o relatório. Os empregadores devem começar a construir uma estratégia hoje com seus departamentos ou vendedores de folha de pagamento e considerar engajar consultores para ajudar suas empresas a se preparar para cumprir.

As equipes de recursos humanos, benefícios e finanças de uma empresa também têm papéis fundamentais na preparação de uma estratégia de relatórios. Emissores de seguros de saúde, corretores, CPAs, consultores fiscais e financeiros e, por vezes, administradores de terceiros, são parceiros, um empregador precisa ajudar a reunir e reportar informações de cobertura com precisão.

Os empregadores devem começar a se encontrar com esses parceiros e envolvê-los em uma estratégia de relatórios o mais rápido possível.

Penalidades e alívio: Os empregadores aplicáveis ​​enfrentarão as provisões de penalidades de relatórios gerais de acordo com a Seção de Código 6721 (falha na apresentação de devoluções de informações corretas) e seção 6722 (falha na apresentação de uma declaração correta do beneficiário) . Em termos gerais, as penalidades variam de $ 100 até $ 1.5 milhões por não arquivar ou arquivar incorretamente.

Se o empregador pode demonstrar que fez um esforço de boa fé para cumprir os requisitos de relatórios de forma oportuna e precisa, algumas restrições de curto prazo das penalidades de relatório podem estar disponíveis.

Este alívio fornece tempo adicional para desenvolver processos, reunir dados necessários e relatar as informações de cobertura da empresa adequadamente. Portanto, preparar antecipadamente pode salvar as chances de um empregador receber uma penalidade.

O Takeaway

Os empregadores devem começar a completar uma estratégia para relatórios de acordo com a lei federal agora. Um empregador deve se certificar de trabalhar com seu departamento de RH, departamento de folha de pagamento ou fornecedor de folha de pagamento, sistema de administração de benefícios, corretor / consultor de benefícios e consultores fiscais para obter todas as informações necessárias.

Uma estratégia que inclui esses parceiros é fundamental para relatórios com precisão, evitando penas e mantendo o bem-estar geral da empresa. Os empregadores que estão preparados e sabem o que precisa acontecer antes do tempo, em última instância, cumprem os requisitos de relatórios.

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