Os sete pecados mortais das apresentações Powerpoint

Não é surpreendente que os slideshows do Powerpoint © se tornaram a norma para imagens na maioria das apresentações de negócios. Eles são rápidos de produzir, são fáceis de atualizar e eficaz para injetar interesse visual na apresentação. No entanto, eles também podem significar desastre mesmo para apresentadores experientes. A chave para o sucesso é garantir que sua apresentação de slides seja uma ajuda visual e não uma distração visual. Para obter os melhores resultados, evite estes "sete pecados capitais" comuns das apresentações do Powerpoint ©.

1. Transições de slides e efeitos sonoros.
Eles se tornam o foco de atenção, o que, por sua vez, distrai o público. Pior ainda, quando uma apresentação contendo vários efeitos e transições é executada em um computador muito mais lento do que o criado, o resultado é uma reprodução lenta e quase cômica. Tais gimmicks raramente aumentam a mensagem que você está tentando comunicar. A menos que você esteja se apresentando em uma convenção de ficção científica, deixe de fora o texto guiado por laser!

Deixe o fade-ins, fade-outs, toalhetes, persianas, dissolve, damiers, cortes, capas e divisões para cineastas de Hollywood. Mesmo "construções" (as linhas de texto que aparecem cada vez que você clica no mouse) podem distrair. Concentre-se na sua mensagem, não na tecnologia.

2. Clipe padrão.
Morte para fazer feijão! O Powerpoint © é tão amplamente usado que o clipart incluído com ele se tornou um "clichê visual". "Isso mostra uma falta de criatividade e uma aderência cansada a uma forma padrão.

Primeiro, certifique-se de que você precisa de gráficos para aprimorar sua mensagem. Se você fizer isso, use suas próprias fotografias digitalizadas ou gráficos de melhor qualidade de empresas como o PhotoDisc. As capturas de tela podem adicionar realismo ao apresentar informações sobre um site ou programa de computador. Dois programas populares de captura de tela são Snagit (www. Techsmith. Com) para Windows e Snapz Pro (www. Ambrosiasw.com) para Macintosh.

Ambos estão disponíveis como shareware.

3. Modelos de apresentação.
Outro clichê visual. Os modelos obrigam você a ajustar suas idéias originais ao molde pré-embalado de outra pessoa. Os modelos geralmente contêm fundos de distração e poucas combinações de cores. Escolha um bom livro em gráficos da Web e aplique os mesmos princípios aos seus slides. Crie seu próprio visual distintivo ou use o logotipo da sua empresa em um canto da tela.

4. Slides com texto pesado.
Os slides projetados são um bom meio para descrever uma idéia graficamente ou fornecer uma visão geral.Eles são um meio pobre para detalhes e leitura. Evite parágrafos, citações e até frases completas. Limite seus slides a cinco linhas de texto e use palavras e frases para fazer seus pontos. O público será capaz de digerir e reter os pontos-chave com mais facilidade. Não use seus slides como notas do falante ou simplesmente projete um esboço de sua apresentação.

5. O paradigma "eu".
Os apresentadores geralmente digitalizam uma tabela ou gráfico diretamente de seu material corporativo de impressão existente e a incluem em suas apresentações de apresentação de slides. Os resultados são quase sempre sub-ótimos. Os visuais de impressão geralmente devem ser vistos de 8 a 12 polegadas, em vez de serem vistos a partir de vários pés. Normalmente, eles são muito pequenos, muito detalhados e também textuais para uma apresentação visual efetiva.

O mesmo é verdadeiro para o tamanho da fonte; A fonte de 12 pontos é adequada quando o texto está na sua frente. Em uma apresentação de slides, apontar para uma fonte mínima de 40 pontos. Lembre-se do público e mova o círculo de "eu" para "nós". "Certifique-se de que todos os elementos de qualquer slide específico sejam suficientemente grandes para ser facilmente vistos. O tamanho realmente importa.

6. Leitura.
Uma apresentação oral deve se concentrar em falar e ouvir interativo, não ler pelo orador ou pelo público. As exigências da linguagem falada e escrita diferem significativamente. A língua falada é mais curta, menos formal e mais direta. Ler texto arruina uma apresentação. Um ponto relacionado tem a ver com folhetos para o público. Um dos seus objetivos como apresentador é capturar e manter a atenção da audiência. Se você distribuir materiais antes da apresentação, seu público estará lendo os folhetos ao invés de escutar você. Muitas vezes, partes de uma apresentação efetiva dependem de criar suspense para envolver o público.

Se o público pode ler tudo o que você vai dizer, esse elemento está perdido.

7. Fé na tecnologia.
Você nunca sabe quando um mau funcionamento do equipamento ou interfaces incompatíveis o forçarão a dar sua apresentação em outro computador. Esteja preparado com uma cópia de segurança da sua apresentação em um CD-ROM.

Melhor ainda é um cartão de memória flash compacto com um adaptador para o slot PCMCIA em seu notebook. Com isso, você ainda pode fazer mudanças de última hora. Também é uma boa idéia preparar algumas transparências a cores de seus slides principais. No pior caso, nenhuma tecnologia funciona e você não tem nenhum visual para apresentar. Você ainda pode dar uma excelente apresentação se você se concentrar na mensagem. Sempre familiarize-se com a apresentação, pratique-a e prepare-se para envolver o público, independentemente da tecnologia disponível. É quase uma arte perdida.

Dr. Joseph Sommerville ganhou o título "The Presentation Expert" para ajudar os profissionais a desenvolver, desenvolver e oferecer apresentações mais eficazes. Ele é o diretor da Peak Communication Performance, uma empresa com sede em Houston que trabalha em todo o mundo para ajudar os profissionais a desenvolver habilidades em comunicação estratégica.