Aprender o que um marco do projeto é

Uma das características definidoras de um projeto é que eles duram por um período fixo no tempo. Isso pode ser de algumas semanas a vários anos e, em alguns casos, para projetos de construção em larga escala ou obras públicas, décadas.

Para rastrear o progresso ao longo do caminho e garantir que os principais produtos estão sendo alcançados de acordo com a linha do tempo, os gerentes de projeto usam marcos.

A definição de marco de projeto é uma tarefa com uma duração de zero que significa uma conquista no projeto.

Eles são usados ​​como uma forma de avançar o movimento e o progresso e mostrar às pessoas o que está acontecendo, mesmo que não tenham um conhecimento detalhado das tarefas envolvidas para chegar lá. A esse respeito, eles são muito úteis para a comunicação das partes interessadas e estabelecendo expectativas.

Quando usar marcos de projeto

Os marcos históricos no gerenciamento de projetos são usados ​​para marcar:

• O início das fases significativas do trabalho
• O fim das fases significativas do trabalho
• Para marcar o prazo para algo
• Para mostrar quando uma decisão importante está sendo tomada.

E outros pontos fixos no tempo que precisam chamar especificamente porque os marcos são uma ótima maneira de rastrear seu projeto.

Como colocar com frequência os marcos em seu plano

Fui aconselhado em um curso de treinamento para colocar marcos em seu plano cerca de uma vez por mês. Isso é bom e uma boa regra de ouro, mas você precisa usar seu julgamento profissional. Alguns meses podem ter muita atividade com reuniões importantes marcadas como marcos, decisões tomadas e encerramento de uma fase e início de outra.

Em outros meses, você pode estar focado na execução e há muito pouco, se houver, que você possa deixar um marco.

Tendo dito isso, para fins de relatório, é útil criar um motivo para ter um marco de referência pelo menos uma vez em cada ciclo de relatórios, e falaremos mais sobre marcos e comunicação um pouco.

Como os marcos são representados em seu gráfico de Gantt

Os marcos são um dos componentes de um gráfico de Gantt e são mostrados no gráfico como um diamante. Eles não são mostrados como uma tarefa normal porque eles têm uma duração de zero: em outras palavras, eles não ocupam nenhum tempo. Para fins de planejamento em um gráfico de Gantt, eles apenas acontecem!

Se você não estiver usando gráficos Gantt, você ainda pode usar marcos. Aqui estão 5 alternativas aos gráficos de Gantt: você ainda pode incorporar marcos em seu plano usando estes.

Se você quiser ficar pessoalmente organizado e seu software de gerenciamento de projetos não estiver totalmente integrado ao seu calendário, você pode copiar e colar as datas-chave em seu diário. Dependendo de como você gosta de trabalhar, isso pode ser uma dica útil para lembrá-lo do que deve estar acontecendo!

Como nomear marcos

Os marcos devem ter uma descrição clara da programação do seu projeto, mas não um que implica que eles são uma tarefa. Então, eles não deveriam ser chamados de 'Get agreement to move to Phase 2', mas 'Phase 2 starts'. Se você quiser refletir o esforço de obter acordo para passar para a Fase 2, então adicione uma tarefa antes disso, diz isso.

Os marcos devem descrever o ponto no tempo, eles representam desta forma:

• Fase de teste completa
• Aprovado PID
• Contrato assinado
• Reunião de pessoal da Câmara Municipal

Muitos gerentes de projeto optam por marcar seus marcos para facilidade de referência também. Se você usa uma estrutura de quebra de trabalho, você pode usar a numeração a partir disso. Caso contrário, é bom usar M1, M2 e assim por diante para deixar claro o que você está se referindo. Uma estrutura de nomeação clara torna-se mais importante quanto mais marcos você tem, então pense em como você vai fazer isso se o seu projeto for executado ao longo de vários meses.

Como começar os marcos assinados

Milestones fazem parte da programação do seu projeto, então, quando seu cronograma for avaliado, você deve considerar seus marcos assinados.

Se você precisar alterar as datas de seus marcos, então você deve usar seu procedimento de controle de mudanças padrão para fazer ajustes em seu plano. Isso pode ser tão fácil quanto conversar com o patrocinador do seu projeto e deixá-los saber por que as datas precisam ser alteradas, ou tão formal como montar um novo cronograma recomendado e levá-lo a um comitê de planejamento para ter ratificado.

É melhor descobrir qual será o seu processo de sinalização de marco, se houver, antes de precisar usá-lo, de modo que você não perca tempo quando tiver que fazer uma mudança.

Usando Milestones For Communication

Os marcos são úteis para comunicação e relatórios porque representam os pontos mínimos de controle no plano. Em outras palavras, se você tirasse todas as outras tarefas, ainda podia ver o que estava acontecendo e manter o projeto avançando usando apenas os marcos.

Você deve poder retirar os marcos e colocá-los em um painel ou relatório de projeto. Eles devem contar a história do projeto em detalhes suficientes para satisfazer as pessoas a quem você está reportando, normalmente seu patrocinador de projeto ou outro grupo executivo, como o grupo de direção (ou placa de projeto). A cada mês, ou na frequência de relatórios que você usa, você pode mostrar quais os marcos alcançados.

Informar contra marcos é bastante direto e muitas vezes é feito como uma tabela. Você lista a descrição do marco, a data em que foi devolvido e depois a nova data prevista. Quando o marco é alcançado e pode ser marcado como completo, você adiciona essa data também. Felizmente, será o mesmo que a data prevista, mas os projetos nem sempre funcionam assim.

Uma tabela como essa torna óbvio o que foi concluído e o que está pendente. Você poderá planejar a resposta à pergunta: "Por que não atingimos esse marco? "Antes de ir ao encontro do seu patrocinador ou enviar o relatório!

Quando seu plano de projeto é muito longo e você tem muitos marcos, você achará mais fácil deixar os marcos completos de cada ciclo de relatórios. Apenas relate os marcos que estão próximos ou concluídos nesse mês: no próximo mês, retire tudo o que foi concluído no mês passado para que você não adicione constantemente o comprimento do relatório, dizendo às pessoas sobre o trabalho que eles já sabem que está concluído.

Os marcos são uma ferramenta de gerenciamento de projetos realmente útil para planejamento, agendamento e relatórios e são fáceis de usar. Coloque alguns no seu próximo plano de projeto, acompanhe-os e você vai encontrar-se aprendendo sobre o que a frequência funciona melhor para você.

Tal como acontece com tudo no gerenciamento de projetos, use-os com flexibilidade para entregar o resultado desejado, usando estas dicas e diretrizes para informar suas próprias decisões.