O papel e o propósito de uma carta de projeto

Os projetos existem formalmente em uma organização por causa da Carta do Projeto. É um documento que autoriza o trabalho a realizar e nomeia o gerente do projeto. Dá-lhe, como gerente de projeto, o mandato de fazer o trabalho descrito nela.

O papel mais importante de uma Carta do Projeto é estabelecer exatamente o que o projeto alcançará. Vejamos o que está neste documento de projeto essencial.

O que entra em uma carta de projeto?

A primeira seção de uma Carta do Projeto explicará o nome do projeto, os nomes do patrocinador e do gerente do projeto e a data em que o documento foi preparado.

Então você entra na carne do documento.

As seções principais de uma Carta do Projeto são as seguintes.

Objetivo do projeto: Isso explica por que o projeto é desejado. Você pode se referir a um caso de negócios ou ao contrato que está dirigindo esse projeto ou simplesmente explicar por que é importante fazer esse trabalho.

Descrição do projeto: Explique nesta seção o que o projeto vai conseguir. Você deve incluir detalhes sobre os itens que serão criados ou os serviços que serão entregues.

Orçamento: Neste ponto, você pode não ter todos os detalhes sobre as tarefas do projeto, para que você não consiga juntar um orçamento completo e detalhado do projeto. Observe quaisquer restrições orçamentárias ou o nível inicial inicial de despesas que você espera.

Riscos: Todos os projetos têm riscos. Esta seção do Carta do Projeto forma a versão inicial do seu registro de risco do projeto. Documentar quaisquer riscos que você conheça neste ponto para que o time de gerenciamento possa ver o que pode afetar o projeto no futuro.

Milestones: Se você conhece os marcos de alto nível, inclua-os no Charter do Projeto nesta seção. Você pode transferi-los para o seu gráfico Gantt mais tarde, quando você vier a montar um plano mais detalhado. No momento, você está apenas procurando por datas mortas ou qualquer coisa especificada nos contratos que você está trabalhando.

Objetivos do projeto: Esta é uma seção realmente importante, mas pode ser difícil de juntar. Você está tentando responder a pergunta: "Como saberemos quando terminarmos? "Anote o que você espera que o projeto entregue e como você saberá se você chegou lá. Por exemplo, em um projeto para iniciar um sistema de gravação de tempo para todos os departamentos, o objetivo poderia ser: "Todas as equipes estarão usando o sistema de horários até o final do ano. "Anote também quem será responsável por concordar que você alcançou esse objetivo. Isso evita quaisquer problemas no final do projeto, onde de repente ninguém está preparado para assinar o trabalho como completo.

Níveis de Autoridade do Gerenciador de Projetos: A menos que seja realmente claro e documentado em outro lugar, vale a pena incluir uma seção na Carta sobre o que você pode fazer sem obter mais uma assinatura de alguém mais sênior.Isso geralmente se relaciona com os níveis de tolerância estabelecidos no orçamento e nos prazos e seriam assim: "O gerente de projeto possui uma tolerância de 10% no orçamento e uma tolerância de 5% no cronograma. Qualquer desvio acima desses limites aprovados deve ser assinado pelo patrocinador do projeto. "Você pode ampliar esta seção para especificar o que, se houver, autoridade do gerente do projeto sobre a contratação e demissão de pessoal da equipe do projeto.

Aprovação da Carta do Projeto

A seção final da Carta do Projeto é a seção de aprovação. O gerente do projeto e o patrocinador do projeto (ou a pessoa que iniciou o trabalho, se um patrocinador de longo prazo ainda não foi nomeado) deve assinar e fechar o documento. Hoje, é provável que seja via e-mail, portanto, mantenha uma cópia da autorização de e-mail em seus arquivos de projeto caso você precise fazer referência a ele.