Por que Petty Cash é importante para suas finanças empresariais

O dinheiro mesquinho não é o que costumava ser. Nos dias em que pagamos por todas as transações de pequenas empresas em dinheiro, era necessário ser intencional sobre o acompanhamento dessas transações. No século 21, temos melhores maneiras de pagar compras de pequenas empresas e acompanhá-las. Mas o conceito de "dinheiro mesquinho" ainda é importante.

O que é o Petty Cash?

Petty cash descreve pequenas transações de uma empresa.

O termo "mesquinho" é usado porque é pequeno (pequeno) montantes de dinheiro ou transações em dinheiro. "Petty" não é tão pequeno, então pense nisso como pequenas quantidades que você pode não pensar em rastrear. Neste artigo, usaremos o termo "dinheiro mesquinho" para incluir uma variedade de transações de pequenas empresas.

Por exemplo:

• Comprar café para a cafefafeira
• Pagar pedágios ou parquímetros
• Tratar funcionários para pizza para celebrar uma realização
• Comprar um pequeno presente no caminho para uma reunião de negócios.

Por que Petty Cash é importante?

As transações de caixa mestiça se somam. Não documentar e rastrear aquelas compras pequenas pode significar que muitas despesas comerciais potenciais não são reclamadas, como jogá-las fora.

Vejamos alguns exemplos:

• Se você usar copos Keurig para o seu café no escritório, mesmo se você comprar barato e a granel, isso custará cerca de 26 centavos de dólar por xícara. Para um empregado médio de beber café, são duas xícaras por dia cerca de 200 dias por ano, isso é mais de $ 100 para esse empregado. Multiplique isso pelo número de funcionários e você tem uma grande quantidade de dinheiro.
• Pizza para 10 pessoas pode custar US $ 50. Se você fizer isso uma vez por mês, isso é US $ 600 por ano. Não manter um registro significa $ 600 em despesas perdidas.

Como as transações de caixa mestiça podem ser registradas?

Você pode gravar em slips ou em uma lista, o que for mais fácil. O importante é lembrar que CADA transação deve ser registrada e deve incluir:

• Data da transação
• Quantidade da transação
• Descrição geral da transação ("rosquinhas para reunião de escritório", por exemplo) < Você não precisa gravar o número da conta no momento da transação.

Quando você reabastece dinheiro pequeno, agrupe as transações por número de conta e insira-as em seu programa de contabilidade.

Posso rastrear transações de caixa mestiços on-line?

Os empresários elegantes atualmente pagam por transações comerciais com cartões de crédito de negócios ou cartões de débito e aplicativos. Você pode acompanhar o estacionamento com um aplicativo, e você pode usar um sistema de pagamento automático para eliminar o tempo gasto na faixa "somente em dinheiro" em estradas de pedágio. Claro, pagar com o débito ou cartão de crédito da sua empresa facilita o rastreamento de pequenas despesas.Apenas tenha em atenção o propósito comercial no recibo.

E se meu negócio ainda tiver uma caixa?

Muitas empresas têm um fundo de caixa mesquinho no escritório, especialmente empresas de varejo que têm clientes que pagam em dinheiro. A caixa é usada para fazer mudanças e, em alguns casos, para transações de pequenas empresas. Normalmente, a caixa começa com um saldo em dinheiro, em denominações adequadas. Então, quando a caixa fica baixa, ela é reabastecida.

Se os fundos da caixa forem usados ​​para pequenas compras, mantenha um registro na caixa para que essas compras possam ser registradas.

Como faço para certificar-me de que todas as transações de caixa mestiça sejam registradas?

É sua responsabilidade como proprietário de uma empresa configurar políticas para o uso de dinheiro mesquinho, monitorar pequenas transações em dinheiro e garantir que os funcionários estejam usando caixa mesquinha de forma responsável. Algumas possibilidades:

Dê aos funcionários confiáveis ​​um cartão de débito comercial e exigem que eles digitem detalhes sobre o propósito comercial para todas as compras de débito.

• Exigir que os funcionários que usam seus próprios carros para empresas tenham um rastreador de pedágio. Você pode fornecê-lo e obter os detalhes. Você precisará do empregado para verificar o propósito comercial.
• Se os funcionários tiverem smartphones para uso comercial, exijam que eles incluam aplicativos para capturar recibos por foto ou enviá-los para seu departamento de contabilidade.
• A linha inferior em dinheiro mesquinho:

A criação e o acompanhamento de dinheiro mesquinho devem ser parte do sistema geral de manutenção de registros para sua empresa.

Lembre-se, se você não gravá-lo, não pode deduzi-lo como uma despesa comercial. Certifique-se de tirar proveito de todas essas transações de caixa mestiços, para que você possa reclamar mais despesas de negócios legítimas e reduzir seus impostos comerciais.