Formulário W-4 - Informação para Empregadores

O que é um formulário W-4?

Um formulário W-4 deve ser preenchido por todos os funcionários que trabalham na U. S., para que o empregador saiba quanto reter o cheque de pagamento do empregado para os impostos federais sobre o rendimento. O funcionário deve indicar:

• Estado civil
• Número de licenças e
• Quantias de dedução adicionais.

Quando um W-4 deve ser preenchido em contratação? Quando um novo W-4 entra em vigor?

Um funcionário deve preencher o formulário em contratação antes do primeiro salário ser fornecido.

O IRS diz que os empregadores são obrigados a implementar um novo W-4 no início do primeiro período de folha de pagamento que termina em ou após o 30º dia a partir da data em que você (o empregador) o recebeu.

Aqui está um exemplo. Josie dá-lhe um novo W-4 em 10 de novembro; ela é paga no dia 15 e 30 de cada mês. Você deve implementá-lo o mais tardar na folha de pagamento de 15 de dezembro. Claro, você pode implementá-lo anteriormente, mas isso não é necessário.

Se um funcionário quiser fazer uma mudança para um W-4 por um bônus ou outra alteração de pagamento única, você deve dar-lhes aviso prévio para que eles possam planejar a mudança W-4 para estar em vigor com a mesma folha de pagamento do bônus.

Com que frequência um empregado pode mudar um W-4? Quanto tempo é um W-4 eficaz?

Os funcionários podem alterar os montantes em um formulário W-4 a qualquer momento e com a frequência que desejarem. O requisito de linha de tempo de implementação acima deve ser seguido para mudanças, bem como novas contratações.

Não há limite de tempo em quanto tempo um W-4 permanece em vigor; permanece em vigor até o empregado mudar isso.

No término, o W-4 continua em vigor por retenção de impostos FICA por pagamentos feitos após a data de rescisão.

O W-4 mais atual deve ser assinado pelo empregado e mantido na pasta de pagamento do empregado para verificar o valor da retenção de imposto de renda federal.

Posso aceitar formulários W-4 por telefone ou email?

Não, você não pode aceitar informações de um funcionário sobre um formulário W-4 novo ou alterado por telefone ou e-mail.

A única maneira de se fazer uma alteração é preencher e assinar o formulário W-4 pessoalmente ou por correio.

Você pode aceitar informações W-4 eletronicamente, embora sistemas eletrônicos que estejam de acordo com os regulamentos do IRS.

U. Estados de S. e W-4

Muitos estados de U. S. usam sua própria variação do formulário W-4 para registrar os valores de retenção estaduais. E alguns estados não permitem a captura eletrônica de informações W-4. Verifique com o departamento de receitas do seu estado para obter mais informações.

Problemas com formulários W-4

Um formulário W-4 pode ser inválido por várias razões, incluindo que falta as informações necessárias, sem assinatura ou se o formulário foi alterado ou se Se você acha que um W-4 não é válido, você deve continuar a reter com base no W-4 anterior.Se o formulário W-4 inválido for o primeiro, o IRS diz que você deve reter individual com zero subsídios.

Os funcionários não podem reter uma porcentagem plana ou montante em dólares. Eles devem usar tabelas W-4 e IRS e métodos de retenção.

IMPORTANTE: você não pode dar conselhos aos novos funcionários ao preencher o formulário.

Se um funcionário está tendo dificuldade em preencher o formulário W-4, você pode querer direcionar a pessoa para este artigo do IRS sobre Cálculo do seu subsídio de retenção.

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