Como preparar e arquivar o formulário W-3 ou o formulário 1096

Os formulários IRS W-3 e 1096 são formulários de transmissão resumidos que devem acompanhar os W-2 dados aos empregados e os formulários 1099-MISC fornecidos aos não empregados quando você arquivar cópias com o governo. Aqui está o que você precisa saber para fazê-lo direito:

Datas de vencimento

A data de vencimento para os formulários W-3 e 1096 para o ano fiscal de 2016 é 31 de janeiro de 2017. Esta é uma nova data anterior.

Formulário W-3 para relatórios de salários e impostos de fim de ano de empregado

O formulário W-3 é o formulário de transmissão de resumo que deve ser arquivado na administração da segurança social até a data de vencimento do ano fiscal atual. O formulário W-3 totaliza todos os dados dos formulários W-2 para todos os seus funcionários. Saiba mais sobre como completar o Formulário W-3.

Formulário de envio W-3

NÃO copie o formulário W-3 no site do IRS e envie-o. Você só pode usar formulários W-3 comprados que usam tinta vermelha especial. Você pode enviar o formulário de duas maneiras:

Por correio para a Administração da Segurança Social, Centro de Operações de Dados, Wilkes-Barre, PA 18769-0001
Online através do portal Online Business Service Online da Administração da Segurança Social

Formulário 1096 para Relatórios de Informações para Contratados e Negócios Externos

O Formulário 1096 é o que o IRS chama de "relatório de compilação" porque totaliza todas as informações de todos os Formulários 1099 que você distribuiu a não empregados .

Você não precisa completar e arquivar um formulário 1096 se você arquivar seu 1099s.

Cada tipo de formulário 1099 deve ter seu próprio Formulário 1096. Por exemplo, você deve ter uma compilação 1096 para todos os formulários 1099-MISC que você forneceu para contratados independentes e outros para quem você pagou US $ 600 ou mais durante o ano, e você precisará de outro formulário 1096 se você fornecer formulários 1099-DIV a qualquer pessoa para pagamentos de dividendos.

Preparando o Formulário 1096

Você deve totalizar todas as informações nos formulários 1099 para cada tipo que você forneceu para preparar o Formulário 1096. Alguns requisitos adicionais incluem:

Você deve arquivar eletronicamente se enviar 250 ou mais formulários .
Todas as informações sobre o 1096 sobre você (o arquivo) devem ser as mesmas que aparecem nos formulários 1099-MISC que você está enviando, incluindo seu EIN.
Você deve enviar o formulário REDÁVEL ao IRS. Não baixe e imprima um 1096 da Internet e envie-o. Embora apareça em vermelho, não é scannable. Você pode estar sujeito a uma multa por enviar um formulário 1096 que não é scannable.

Leia mais detalhes sobre como completar o Formulário 1096.

Formulário de arquivo 1096

Você pode arquivar o formulário 1096 por correio enviando-o para o endereço apropriado para o seu estado listado no formulário.
Você também pode arquivar o Formulário 1096 por meio do sistema eletrônico (FIRE).

Confuso sobre qual formulário fornecer?

Se você está confuso sobre qual formulário fornecer para um trabalhador - Formulário W-2 ou 1099-MISC - este artigo explica a diferença.

Erros nos W-3s e 1096 Forms

Se você cometer um erro em um W-2, você deve preencher o Formulário W-2c. Se o erro afeta o resumo W-3, você também deve registrar um formulário W-3c corrigindo os totais.

Leia mais sobre como corrigir os formulários W-2 e W-3

Se você cometer um erro em um 1099 que afeta um 1096, você pode corrigir o erro arquivando um formulário corrigido designado com um X no apropriado caixa. Mas o processo de correção é um pouco mais complicado do que isso, por favor, leia as Instruções Gerais para Certas Devoluções de Informações.

NOTA: as leis tributárias mudam periodicamente, e você deve consultar um profissional de impostos para o conselho mais atualizado. A informação contida neste artigo não se destina a assessoria fiscal e não substitui o conselho fiscal.