Como lidar com salários não reclamados em sua empresa

Como devolver cheques de pagamento não reclamados ao Estado?

Você provavelmente já ouviu a frase "Ignorância da lei não é desculpa". Bem, este é um daqueles casos que ilustram a regra: você não pode manter os cheques de pagamento não remunerados; Você deve transformá-los em seu estado. Se não estivessem cientes desta regra, você será depois de ler este artigo.

Os salários não reclamados são um tipo especial de propriedade não reclamada.

Se você estiver sentado em salários não reclamados, você (o empregador) está legalmente vinculado pela lei estadual para devolver cheques de pagamento não encaminhados para o estado onde a pessoa trabalhou pela última vez. Você pode ser multado ou penalizado se você não retornar o cheque, mesmo que a pessoa não possa ser encontrada.

Por que os salários não reclamados devem ser transferidos para o Estado?

O princípio por trás desta lei é chamado de "escheat" (é pronunciado como parece, em duas sílabas: es-cheat.) Escheat significa "render-se", e é baseado em uma doutrina de direito comum que exige que a propriedade não reclamada seja devolvida (entregue) ao estado, não mantida pela pessoa que a possui.

Quais são as regras para o retorno de cheques de remuneração dos empregados?

As leis Escheat variam de acordo com o estado, mas a maioria exige que a empresa que emite o salário deve fazer um esforço para encontrar o ex-empregado e entregar o valor do cheque de pagamento dentro de um determinado período de tempo (um ano limite desde o momento em que o cheque de pagamento foi emitido é comum).

Como notifico o ex-funcionário?

Primeiro, envie uma carta certificada para o último endereço conhecido da pessoa (é por isso que você mantém bons registros de folha de pagamento, certo?). O tempo entre notificação e arquivamento varia de acordo com o estado, mas geralmente não é mais de 180 dias (aproximadamente 6 meses). Ou seja, você deve notificar a pessoa e não esperar mais do que o horário especificado antes de entregar o cheque de pagamento ao estado.

Enviar uma carta certificada significa que você tem um registro se a carta não for entregue; Isso irá ajudá-lo a mostrar o estado em que fez a sua diligência na tentativa de encontrar o ex-funcionário.

Como faço para enviar salários não cobrados?

Cada estado tem um requisito diferente. Em Iowa, por exemplo, você deve tentar localizar os ex-funcionários de julho a setembro e enviar seu relatório até 1º de novembro.

Como faço para descobrir as leis Escheat para meu estado?

Comece fazendo uma pesquisa em "escheat" e seu nome de estado. Ou você pode procurar no site do seu tesoureiro do estado, departamento de receita ou agência de tributação para encontrar informações. Bizfilings possui uma lista de leis de propriedade não reclamadas por estado. Lembre-se, cada estado tem requisitos diferentes.

Estabelecer um procedimento para lidar com salários não reclamados

• Definir uma nota "para fazer" no seu calendário de folha de pagamento para o final de cada ano e executar um relatório que mostra as informações para cada cheque de pagamento.Marque os cheques de pagamento que não foram cobrados.
• Em seguida, envie as letras certificadas.
• Por fim, siga os requisitos do seu estado para receber cheques de pagamento não reclamados para os ex-funcionários que não receberam cheques.