Como escrever um pedido de proposta ou RFP

Um pedido de proposta, às vezes chamado de RFP ou RFQ para "pedido de cotação", é um documento que uma empresa lida quando quer comprar um produto e quer disponibilizar suas especificações para o público. Este é geralmente o caso quando várias empresas oferecerão no trabalho ou no trabalho e convidam preços mais competitivos. Mas seu esforço pode produzir lances que são um desperdício de seu tempo, ou pior, sem lances, se você não preparar a RFP corretamente.

Veja como ir sobre ele para o melhor sucesso.

Dificuldade: Média

Tempo necessário: Muitas vezes leva vários dias

Veja como:

1. Faça sua lição de casa: Descobrir o que você precisa, o que deseja e o que é possível antes de começar a escrever sua RFP. Não envie uma RFP para uma máquina que possa produzir 1, 500 widgets por hora se você nunca vendeu mais de 25 por mês. Não tem sentido emitir uma RFP para um carro voador quando um mensageiro pode passar pelo tráfego tão rápido em uma bicicleta.
2. Distinguir entre suas necessidades e desejos: Se você deseja comprar um aplicativo que possa transmitir imagens entre a sede e suas vans no local de trabalho, você pode especificar o número de imagens que você precisa por segundo, o tamanho máximo de as imagens que você precisa e a resolução necessária. Claro, pode ser bom ter essas imagens em cores, mas isso é realmente necessário? Se você realmente exige um determinado específico, use palavras como "vontade", "deve" e "deve". Isso indica que estes são os requisitos. As especificações que são meramente "desejos" devem ser identificadas por palavras como "maio", "pode" e "opcional".

1. Decida o que o vencedor terá como : as propostas que você obtém em resposta à sua RFP serão diferentes. Cada empresa respondente terá diferentes pontos fortes e fracos. Alguns se concentrarão no menor custo. Outros entrarão na melhor qualidade. Ainda outros oferecerão um conjunto completo de recursos. Decida em frente o que você está procurando - o menor custo, a entrega mais rápida ou alguma combinação dos dois.

1. Organize o documento : Qualquer coisa que você escreva para o negócio deve ter um grande pensamento e deve ser organizada. Um esboço é um bom lugar para começar. No mínimo, você precisará de seções para uma introdução, requisitos, critérios de seleção, cronogramas e processo. Muitas dessas seções terão subsecções.
2. Escreva a introdução : É aqui que você vai explicar aos potenciais concorrentes por que você está publicando a RFP e o que você espera conseguir ao fazê-lo. A introdução também pode incluir um resumo dos pontos-chave das outras seções, incluindo a data de vencimento. A introdução de uma RFP para um sistema de transmissão de imagem pode ler algo como isto: "A XYZ Company solicita propostas para um sistema altamente confiável e fácil de usar, capaz de transmitir imagens do escritório principal para vans em qualquer lugar da área metropolitana.As licitações responsivas devem ser recebidas até segunda-feira, 5 de março de 2007, às 8h da manhã. "
3. Explicar os requisitos : Esta seção é uma das mais importantes e geralmente leva mais tempo. Você precisará especificar o tamanho e a clareza das imagens a serem transmitidas ea velocidade necessária. Seja específico, mas não diga aos licitantes como deseja que o trabalho seja realizado a menos que isso seja essencial. Você pode querer dividir esta parte em subsecções por sistema. exemplo: a) tamanho e qualidade da imagem b) transmissão (que pode incluir a velocidade desejada e quaisquer requisitos que tornam a transmissão segura) e c) opções desejadas (onde você pode listar a cor como opção desejável).
4. Critérios de seleção < : Aqui é onde você diz aos licitantes como você selecionará o lance vencedor. Você pode divulgar o máximo ou o mínimo que quiser. É uma boa idéia incluir uma frase como, "O licitante vencedor, se houver, será selecionado exclusivamente pelo julgamento da XYZ Company. "Algumas RFPs do governo são muito sp Ecific sobre critérios de seleção, mas a maioria das RFPs comerciais são menos precisas. Você pode querer criar uma planilha que conceda a cada lance um certo intervalo de pontos em cada categoria e, em seguida, peça ao time para escolher o "melhor" lance dos que possuem os três melhores resultados. Linhas de tempo
5. : esta seção informa as empresas que querem oferecer em sua RFP com a rapidez com que devem agir e quanto tempo o processo deverá levar. Seja razoável quando você define seus prazos. Não peça propostas para sistemas complexos e dê aos oferentes apenas alguns dias para responder. Dê mais tempo para preparar uma oferta se sua RFP for grande, se a compra desejada for complicada ou se você precisar de uma resposta mais detalhada. Isto também é onde você pode informar os concorrentes quanto tempo o processo de avaliação irá tomar, quando eles serão notificados se eles tiverem sucesso e quanto tempo eles devem entregar. Processo:
6. Use esta seção para explicar como o processo funcionará, desde o envio da RFP até a adjudicação do contrato e início do trabalho. Esta seção pode dizer: "As licitações são devidas na data especificada na Etapa 8 acima. Todas as propostas serão revistas para garantir que atinjam todos os requisitos e sejam sensíveis. Todas as ofertas responsivas serão pontuadas em categorias X (você pode nomear as categorias se você deseja) e as três principais propostas serão avaliadas pela equipe da proposta para selecionar o licitante vencedor e um alternativo. As negociações com o licitante vencedor deverão resultar em um prêmio do contrato dentro de duas semanas. " Decida como enviar RFP
7. : a maioria das RFPs são enviadas, mas não precisam ser. Você pode enviar uma RFP por email, ou pode publicá-la no site da sua empresa. Certifique-se de especificar o nome ou o número que os licitantes devem usar para identificar a RFP a que estão respondendo. Decida quem receberá a RFP:
8. Você já pode ter identificado os fornecedores de quem deseja comprar. Sua empresa pode até ter uma lista de fornecedores aceitáveis. Caso contrário, você pode encontrar possíveis fornecedores através de sua rede profissional, pesquisando on-line ou solicitando fornecedores confiáveis ​​de outros materiais para suas recomendações.Não limite a sua lista de quem recebe sua RFP para apenas empresas "grandes" ou fornecedores "estabelecidos". Você pode encontrar melhores idéias e preços ainda melhores de fornecedores menores que geralmente estão mais interessados ​​em conquistar seu negócio. Enviar a RFP.