A importância dos números de catering

Quem sabia que as ordens de alimentos e bebidas exigiriam tanta matemática? Bem, se você é novo no planejamento de eventos, essa realização pode ser uma surpresa para você, mas o fato é que o mundo da restauração é fortemente impulsionado por números. A contagem de clientes, o tamanho das porções e as datas de entrega contribuem para a rentabilidade do serviço de alimentação, e mesmo as pequenas alterações nos números podem fazer uma grande diferença quando se trata de servir o jantar a centenas de convidados.

Devido a tudo isso, os planejadores de reuniões precisam de uma compreensão firme dos números de catering, a fim de garantir a qualidade dos alimentos e evitar multas. Aqui estão as figuras e os termos proeminentes para se familiarizarem.

Contagem Estimada

Este é o número de convidados que você inicialmente criou as suas projeções de eventos ao redor. Não há nenhuma obrigação real com a contagem estimada, pois é mais um "número de trabalho" usado para estimar custos e necessidades de pessoal.

Contagem Esperada

A contagem esperada é enviada duas ou três semanas antes de um evento. Ele representa uma contagem mais precisa de convidados antecipados, e está vinculado contratualmente à contagem final. Todas as operações de restauração têm suas próprias políticas para as contagens esperadas, mas, em termos gerais, não deve se desviar em mais de 15% da contagem final.

Contagem Final / Contagem Garantida

Este é o número de refeições convidadas que você pagará, e também representa o número de locais que a equipe de catering irá definir dentro da sala.

Qualquer alteração feita a este número após a data de vencimento pode incorrer em penalidades ou taxas atrasadas. Assim, é importante que o planejador estabeleça uma data RSVP que cai antes do prazo de garantia.

Porcentagem de queda

Existem dois ângulos para diminuir as porcentagens. O primeiro é calculado por catering para ver quanto de sua contagem final caiu de sua contagem esperada.

Se a porcentagem for muito grande (mais de 20%), uma penalidade pode ser emitida para cobrir despesas relacionadas a pedidos de pessoal e fornecimento. Os planejadores usam porcentagens de queda para estimar quantos "no-shows" esperam. Uma taxa de queda de 2% é aproximadamente média para eventos pagos ou com boleto. Essa média pode escalar acima de 5% para eventos gratuitos. Como você pode imaginar, os participantes são mais propensos a mostrar quando eles têm dinheiro investido em um evento.

Cartões de refeições

Alguns planejadores oferecem mais de uma entrada em refeições formais e isso cria outro requisito de cálculo. Hotéis e centros de banquetes não querem ficar presos em adivinhar quantos hóspedes escolherão bife ou frango, por isso cabe aos planejadores obter contagens precisas de cada escolha através do sistema RSVP. No dia do evento, cada participante deve obter um cartão de refeição colorido que pode colocar na mesa, para que os servidores automaticamente saibam qual prato ordenou.

Tickets de Bebidas

Os planejadores de eventos podem usar boletos para controlar os custos de executar uma barra aberta.Isto é realizado dando a cada convidado um ou dois boletos no momento da inscrição. O barman aceita os ingressos em troca de uma bebida, e os hóspedes que optem por beber além do subsídio de ingresso podem pagar em dinheiro. Uma coisa a notar sobre os bilhetes de bebidas é que o local irá cobrar-lhe a bebida com preço mais alto por bilhete.

Por esta razão, faz sentido usar este sistema com uma cerveja e vinho ou barra de casa, uma vez que as seleções terão um preço mais próximo.

Trabalhar com o sistema

Em última análise, cabe ao planejador de eventos fornecer contagens precisas ao departamento de restauração. Os planejadores que ignoram as políticas e os prazos emitidos pelo provedor podem acabar pagando mais do que deveriam sob a forma de penalidades e outras taxas. A melhor maneira de evitar isso é ler as políticas de restauração antes de planejar o evento. Seguindo esta regra simples, você irá escolher as datas e custos mais apropriados para passar para os convidados.