Empregos de escritório - Contratando um Recepcionista

Descrição do trabalho

Um recepcionista é um indivíduo que você contrata para cumprimentar todos que entram em seu local de trabalho. O recepcionista é, portanto, a primeira impressão que os clientes, vendedores e parceiros terão do negócio que você opera. A atitude, a compostura e a hospitalidade da recepcionista transmitirão sobre o que é a cultura empresarial e. Por conseguinte, é crucial que o planejamento cuidadoso seja usado tanto em delinear a descrição do trabalho do recepcionista, como também em contratar uma pessoa que seja capaz de transmitir verbalmente e não verbalmente o que é o negócio.

Além da primeira impressão crítica, o recepcionista também é responsável por responder o telefone da empresa e ser capaz de direcionar os chamadores para o indivíduo apropriado. O recepcionista também precisa ter um conhecimento básico, mas útil, sobre o que o negócio faz, fornecendo informações sobre a empresa / produtos para todos os chamadores e visitantes em pessoa.

Dependendo do tamanho e tipo de sua empresa, o recepcionista também pode ser a pessoa que lida com todas as entregas de correio e pacotes e, portanto, precisará conhecer e gerenciar seu destino na empresa roteando-os para os funcionários adequados. Em empresas como consultórios médicos e jurídicos, muitas vezes pode haver sensibilidade ao tempo. Portanto, o treinamento do recepcionista para diferenciar entre urgente e importante é fundamental para atender às necessidades comerciais importantes.

O recepcionista também pode precisar ser o "guarda-redes" em geral no seu manuseio de advogados que chegam a chamar.

Isso inclui chamadas de triagem, discernir a natureza e o propósito de uma visita, contatando o funcionário apropriado quando um visitante chega e ligando para serviços de emergência (policia, incêndio e ambulância) quando necessário.

Há uma variedade de outras tarefas administrativas que podem ser tratadas pelo recepcionista.

Dependendo do tamanho e da complexidade do seu negócio, esses deveres de trabalho podem incluir:

• Coordenador da Recepção
• Greeter
• Operador de painel de controle
• Screening Screener

No que diz respeito ao recepcionista, tamanho único não cabe a todos e, como descrito, porque este indivíduo tem um papel crítico no negócio, os deveres de trabalho e treinamento do recepcionista, em última instância, contribuirão para o sucesso do tráfego apropriado para o negócio. Existem dois tipos de distinções a serem feitas quanto à forma como os deveres de trabalho da recepcionista são estruturados. Um é do tamanho da empresa e o outro é por especialidade. Abaixo estão as diretrizes para a contratação de recepcionistas com base no tamanho da empresa.

Recepcionista em um escritório pequeno

Em um escritório pequeno, o papel do recepcionista geralmente é uma posição de tempo integral.No entanto, como esta é uma pequena empresa, a recepcionista também deve ser capaz de atender outras funções. As responsabilidades da recepcionista geralmente são atribuídas a um secretário ou funcionário que está localizado perto da entrada pública do negócio. As tarefas adicionais atribuídas podem incluir o recebimento de pacotes / correio, digitação, inscrição, preparação do correio ou qualquer outra tarefa que possa ser interrompida quando um convidado chega.

Recepcionista em um Escritório Médio

O cargo de recepcionista em um escritório de médio porte é provavelmente um indivíduo dedicado e a tempo inteiro que continua dedicado a cumprimentar as pessoas à medida que entram no negócio. Durante períodos de baixo tráfego, o trabalho adicional que normalmente pode ser realizado por um secretário ou funcionário pode ser atribuído ao recepcionista.

Recepcionista em um escritório grande

As responsabilidades da posição do recepcionista são muito bem definidas em um ambiente de escritório grande. Os deveres do trabalho podem incluir uma lista formal de tarefas e outras funções que se espera do indivíduo nessa posição. É provável que este indivíduo seja dedicado a visitar os visitantes e direcionar / encaminhar os chamadores. No entanto, esta é uma função do volume de visitantes e chamadores e se o volume é alto, então uma função dedicada como greeter e roteador de chamadas é suficiente.

O objetivo é garantir que todas as necessidades de saudações de escritório grandes sejam atendidas - e que outras tarefas seletivas sejam atribuídas somente se forem comprovadas por uma queda no volume de tráfego.

A outra classificação de recepcionistas é por tipos de especialidades, como recepcionista de escritório médico ou recepcionista de escritórios de advocacia. Os deveres de trabalho desses recepcionistas incluirão tarefas de trabalho adicionais ou especializadas por causa do tipo de negócio para o qual eles estão trabalhando.

Outro tipo de recepcionista é um caixa em uma loja. Neste caso, o papel do recepcionista não só exige todas as funções de trabalho dedicadas descritas, mas também exige que o indivíduo seja especializado no negócio do escritório. Um bom exemplo disso é uma recepcionista em um Spa, ou outro negócio de serviços, onde a recepcionista é o mais amável, host, programador e caixa.