Suprimentos de escritório e despesas de escritório em impostos de negócios

Qual a Diferença entre Material de Escritório e Despesas de Escritório?

Antes de podermos discutir como deduzir os estoques de escritório e as despesas de escritório, primeiro precisamos examinar esses dois termos e onde essas categorias estão incluídas na sua declaração de imposto de negócios.

Não importa se você coloca os custos do escritório sob suprimentos ou despesas. A maioria dos suprimentos estão incluídos nas despesas comerciais normais, enquanto as despesas do escritório são listadas separadamente.

Algumas despesas de escritório realmente se tornam equipamentos de negócios, e estas são categorizadas como ativos e depreciadas ao longo de um período de tempo.

Está incluído a informação sobre os novos procedimentos do IRS para gastar pequenos recursos de escritório de custo, como o software em vez de ter que depreciar esses recursos.

Material de escritório são os itens de escritório tangíveis e tradicionais, como canetas, grampeadores, clipes de papel, pen drives USB e cartuchos de tinta da impressora. O IRS também inclui porte postal em material de escritório, mas grandes quantidades de portes para produtos de transporte são classificados de forma diferente (veja abaixo). Você também pode incluir pequenos itens de móveis (menos de US $ 2500) nesta categoria, como uma mesa usada ou uma estante para livros.

Alguns suprimentos de frete não são considerados como parte de material de escritório. Qualquer material e frete para o envio de produtos que você vende deve ser rastreado como parte do custo dos produtos vendidos. O cálculo do custo dos produtos vendidos é separado da lista de despesas comerciais.

Despesas de escritório são as outras despesas de execução de um escritório, incluindo serviços de site, taxas de hospedagem na internet, nomes de domínio, custos mensais para aplicativos (como o Dropbox). software baseado na Web, como produtos QuickBooks, taxas de conta mercante e a maioria dos softwares e hardware. Você também pode colocar despesas de telefone celular em despesas de escritório (ou em serviços públicos).

Algumas dessas despesas podem ser propriedade listada , e você precisará manter bons registros para separar o uso comercial e pessoal, para itens como laptops e tablets .

Suprimentos e despesas de escritório - O que você pode deduzir

Você pode deduzir o custo dos materiais de escritório e materiais que você usou durante o ano. Você também pode deduzir o custo dos selos e encargos de postagem e o frete usado nos medidores de porte durante o ano.

Dedução vs. Depreciação de despesas do escritório - Novas Regras do IRS

Costumava que todos os ativos de negócios (itens usados ​​por mais de um ano) que custassem mais de US $ 500 tivessem que ser depreciados ao longo da vida do ativo. Agora, o IRS tem um novo método mais simples para tomar ativos de menor custo como despesas em vez de depreciá-los.

Com efeito em 2016, você pode assumir como ativos de negócios de despesas (incluindo ativos de escritório) que custam US $ 2500 ou menos.Isso inclui conjuntos de software e software, laptops, tablets, telefones inteligentes e outros eletrônicos menores. O custo que você pode custar inclui o custo para adquirir o item.

Digamos que você precisa do Adobe Acrobat X Professional para o seu trabalho. O custo desse item geralmente é de mais de US $ 500. Antes da nova regra do IRS, você teria que depreciar o custo …

Agora, porque o máximo para despesas é de US $ 2500, você pode gastar o item em um ano.

Se qualquer material de escritório, despesas ou custos de equipamento em cima de US $ 2500, estes se tornam ativos depreciáveis ​​e você deve depreciar esses ativos. Você precisará conversar com seu preparador de impostos sobre os registros que você precisa manter e obter ajuda para calcular a depreciação, uma vez que cada activo tem uma vida útil diferente.

Suprimentos e materiais usados ​​para produzir ou enviar produtos

Tenha cuidado para distinguir entre materiais de escritório e equipamentos usados ​​geralmente em sua empresa para operar seu escritório versus suprimentos e materiais usados ​​para produzir produtos. Os suprimentos e materiais que você usa para produzir produtos estão incluídos no custo dos produtos vendidos.

Da mesma forma, você não pode deduzir frete e envio para produtos vendidos; Estes são considerados parte do seu custo dos produtos vendidos.

Suprimentos de escritório e equipamento de escritório em custos de inicialização

Se você estiver acumulando materiais de escritório e comprando equipamentos de escritório, computadores e software como parte do arranque de sua empresa, você precisará manter estes custos separados. Você pode ser obrigado a espalhar esses custos de inicialização ao longo de vários anos. Mantenha uma lista dos custos e discuta-os com seu preparador de impostos.

Outras Restrições sobre Dedução de Material de Escritório e Escritório

Você só pode deduzir os custos de suprimentos e materiais utilizados no ano em curso. Em outras palavras, você não pode apenas comprar uma grande quantidade de papel de cópia no final do ano e considerá-lo uma despesa naquele ano, uma vez que não há como você poderia usar isso durante o ano. Verifique com o seu consultor tributário sobre como determinar um montante para esta despesa

Onde mostrar os Suprimentos de Escritório e as despesas do Escritório em sua declaração de imposto de negócios

Para os proprietários únicos e LLCs de um único membro , mostre os materiais de escritório no categoria de "material de escritório" do Anexo C, na Linha 22. Você pode incluir despesas de escritório (incluindo aquelas pagas com base na nova regra) nesta categoria ou você pode separar as despesas do escritório e incluí-las com "Outras Despesas" na Linha 27a. Para "Outras Despesas", você deve listar as diferentes categorias na Parte V do seu Anexo C, salpicando o total para a Linha 27a.

Para parcerias e LLCs de múltiplos membros, mostram essas despesas na seção "Outras deduções" do Formulário 1065 (linha 20). Você deve anexar uma declaração separada dividindo as diferentes deduções incluídas neste item de linha.

Para as empresas, mostram essas despesas na seção "Outras deduções" do Formulário 1120. Primeiro, você deve incluir uma declaração listando as deduções e, em seguida, inclua o total em "Outras deduções", Linha 26.

Bottom Line Easy:

Se você quiser manter as coisas simples em sua declaração de imposto, coloque todo o material de escritório e despesas de escritório como material de escritório. Mas separe os itens mais caros com mais de US $ 2500 e fale com seu preparador de impostos sobre a depreciação desses itens.