Vídeo: Como elaborar uma RFP 2026
Introdução
Quando um requisito comercial complexo foi definido, uma empresa está pronta para encontrar um fornecedor para atender aos requisitos. O primeiro passo para encontrar um fornecedor é criar e enviar um Pedido de Proposta (RFP). O documento de RFP deve conter em detalhes todos os aspectos do requisito de negócios e o que a empresa exige de um fornecedor potencial para cumprir os requisitos especificados na RFP.
O fornecedor produzirá um lance com base na compreensão dos requisitos especificados na RFP, e as licitações concorrentes serão avaliadas para produzir a seleção do fornecedor vencedor ou uma lista curta de fornecedores que entregarão apresentações para a empresa.
Definindo o Documento de Solicitação de Proposta
O documento RFP é crucial para a obtenção de um fornecedor que pode atender aos requisitos comerciais de um cliente. Se o documento for falho, seja por requisitos ambíguos, por requisitos em falta ou por requisitos não razoáveis no fornecedor, então o processo de RFP levará a lances incompletos ou, em alguns casos, nenhum lote. Os vendedores não são obrigados a enviar lances para cada RFP que recebem, e mesmo que eles possam cumprir os requisitos de RFP, eles podem não ter a capacidade de entregar os requisitos em tempo hábil. O mais tarde é encontrado frequentemente quando um cliente envia RFP para fornecedores menores que podem ser líderes em seu campo, mas não têm meios ou capacidade para atender às necessidades do cliente.
Cada RFP será diferente com base nos requisitos que foram definidos e as necessidades específicas do cliente. Mesmo dentro da mesma empresa, um documento de RFP pode diferir em foco, dependendo dos requisitos principais. Para algumas RFPs, o foco pode ser no preço, enquanto outros podem se concentrar nos tempos de entrega ou nos requisitos de qualidade para os itens necessários.
Características específicas do documento RFP
Existem algumas características do documento RFP que são necessárias. Por exemplo, cada RFP deve ter uma data e hora específicas em que o cliente exige que todos os fornecedores potenciais tenham apresentado uma oferta. Se as propostas forem enviadas após essa data, elas devem ser descartadas. Se um fornecedor não puder enviar uma oferta a tempo, isso pode indicar um possível problema com a organização e talvez preocupações de entrega.
No entanto, o cliente deve fornecer aos vendedores tempo adequado para enviar uma oferta. Se os requisitos são particularmente complexos, os fornecedores podem precisar montar uma equipe de resposta para quebrar os requisitos em áreas que possam entender e, em seguida, montar uma oferta. Se a linha de tempo definida na RFP for muito curta, as respostas podem ser apressadas e os vendedores podem adivinhar a complexidade do projeto, em vez de compreendê-lo completamente.Isso levará a lances imprecisos e um processo de RFP desperdiçado.
O documento da RFP deve indicar o processo se os fornecedores tiverem dúvidas adicionais sobre os requisitos especificados na RFP. Os fornecedores não devem ser autorizados a chamar o cliente, pois isso pode levar a que um fornecedor ofereça informações adicionais que lhes ofereçam uma vantagem competitiva.
É melhor organizar uma chamada de conferência para que os representantes de cada fornecedor possam perguntar e ouvir perguntas dirigidas de volta ao cliente. Isso garante uma equidade no processo de licitação.
Um documento de RFP também deve especificar claramente o formato da resposta dos fornecedores de RFP. Se isso não for claramente definido, serão enviadas respostas que estão em diferentes formatos e seria impossível comparar os lances do fornecedor. O formato de resposta deve identificar o que é exigido do fornecedor em cada seção, como referências, resumos de membros da equipe em potencial, um documento com a compreensão dos fornecedores dos requisitos e um formato para o preço. Se cada fornecedor aderir ao formato de resposta correto, isso facilitará a comparação das lances.