Exemplo de coleção de cartas para empresas

O envio de cartas de cobrança é um desafio? Você não está sozinho. Muitos donos de empresas não sabem como escrever uma carta de coleta ou ter uma amostra como referência.

As letras da coleção devem fazer duas coisas: reter a boa vontade do cliente e ajudá-lo a receber o pagamento. Você sabe que uma carta está funcionando quando você envia um lote de letras e o telefone toca fora do gancho ou os pagamentos começam a chegar no correio. Se você enviar um lote de cartas e não há resposta, é hora de novas cartas de coleta.

Para entender as melhores práticas de criação de carta, uma carta de coleta de amostra está disponível abaixo. Esta é uma amostra da primeira carta de coleta a enviar.

Perfil comercial da carta de coleta de amostra

As vendas apenas não foram o que eram no ano passado neste momento. Frank sacudiu a cabeça quando examinou o balanço de avaliação antigo, ele sabia que ele enfrentava um trabalho desconfortável que agora era uma necessidade se ele quisesse ficar no negócio.

Com a coleção de cartas escritas por um especialista que o orienta, ele sabia exatamente o que fazer. "Enviar mais cedo e não mais tarde", o especialista havia comandado. Frank tomou sua pilha de faturas passadas e começou a inserir a informação do cliente nos modelos de cartas de coleta. Quando Frank abriu caminho pela pilha, sua confiança cresceu com o pensamento de receber o dinheiro que lhe era devido.

Exemplo de Primeira Coleção Carta # 1

Dezembro de 2008

Franks Plumbing

123 Main Street

Em qualquer lugar, NH 05000

Número da conta ou número da fatura: 123 > Saldo devido ou Saldo devolvido: $ 100. 00

Caro Jim,

Este é um lembrete de que o saldo da sua conta de US $ 100. 00 estava atrasado a partir de 28 de novembro de 2008.

Por favor, pague este valor hoje, enviei um envelope de pagamento carimbado para sua conveniência.

Obrigado pelo seu pagamento.

Atenciosamente,

Frank Smith

Franks Plumbing

Como você pode ver a partir da carta de coleta de amostra, as cartas de coleta mais eficazes são curtas, fáceis de ler. Tente evitar palavras e frases longas ou confusas. A carta mais direta leva a menos mal-entendidos. Sua carta de coleta deve:

Diga o motivo da sua carta na primeira frase.

• Explique mais sobre a primeira frase na sua segunda frase.
• Sugira uma solução.
• Agradeço ao destinatário.
• Sua carta de coleção é um reflexo do seu negócio, mantenha-o profissional. Lembre-se de que sua carta é persuadir alguém a enviar dinheiro. Sua redação e tom são críticos, especialmente se este for um cliente com o qual deseja continuar fazendo negócios. Assuma sempre que o cliente pagará. Encerrar um envelope para pagamento é sempre uma boa idéia.Se você pode incluir postagem no envelope de pagamento, isso é melhor. Quanto mais fácil você conseguir que o cliente faça o pagamento, melhores serão suas chances de serem pagas.

Michelle Dunn ajuda as empresas que querem ter clientes que pagam no horário ou cedo, ela trabalha com empresas que estão lutando com clientes que pagam atrasado ou não pagam. Michelle tem mais de 21 anos de experiência em cobrança de crédito e dívidas, é o autor de "Become the Squeaky Wheel, um guia de crédito e coleções para todos" e muitos outros livros e possui uma profundidade de conhecimento e todo um kit de ferramentas de produtos e serviços que pode fazer uma grande diferença para a sua empresa.