Você deve dar um funcionário a um carro da empresa?

Dando a um funcionário o uso de um carro da empresa parece ser uma boa idéia. Mas, como sempre, é mais complicado do que parece, especialmente em relação aos impostos.

Este artigo leva você em algumas das questões relacionadas aos condutores de funcionários dos carros da empresa.

Apenas o uso comercial é dedutível

Não importa quem conduza um carro ou seja proprietário de um carro, apenas o uso comercial desse carro é dedutível como despesa comercial. Quem conduzir o carro deve manter bons registros a tempo de condução para uso comercial.

O evento comercial deve ser registrado no dia em que ocorreu, e deve incluir os detalhes do propósito, data e local ou quilometragem.

Você pode dar aos empregados uma concessão automática

A maioria das empresas dá aos funcionários um subsídio automático para reembolsá-los pela despesa de dirigir um carro para fins comerciais. O subsídio pode ser dado além de fornecer o carro ao empregado.

Esta provisão não é um benefício tributável para o empregado, desde que seja administrado através de um plano responsável. Um plano responsável é um conjunto de procedimentos que sua empresa estabelece no lugar para responder adequadamente o dinheiro dado ao empregado. O IRS quer ter certeza de que você não está dando benefícios aos empregados, mas que são despesas empresariais legítimas pagas pelo empregado e reembolsadas por você.

Você deve usar um plano responsável pelo IRS

Basicamente, para ter um plano responsável, as despesas de automóvel devem ter um objetivo comercial legítimo, o funcionário deve fornecer registros adequados que mostrem o uso comercial e os montantes gastos e o empregado deve devolver os reembolsos em excesso dentro de um prazo razoável.

O subsídio de automação que você dá aos funcionários pode ser determinado usando a taxa padrão do IRS (diferente a cada ano) ou as despesas reais. O método que você usa depende de você, com algumas limitações.
Se você não configurar e usar um plano responsável, qualquer subsídio ou reembolso que você dá aos funcionários para dirigir é tributável para eles, e você deve incluir os montantes do reembolso em seus salários e reter impostos.

O uso de um carro no funcionário é um benefício de condição de trabalho

Um benefício de condição de trabalho, de acordo com o IRS, é "propriedade e serviços que você fornece a um funcionário para que o funcionário possa realizar seu trabalho. " Este benefício é excluído do rendimento do empregado pelo pressuposto de que o empregado poderia tomar a dedução de uma declaração de imposto pessoal. No caso de um carro da empresa. Lembre-se, este é apenas o uso comercial do carro que é (a) permitido como uma despesa comercial e (b) não é tributável para o empregado como um benefício.

Mas, o uso do carro pelo uso pessoal por parte do empregado não é dedutível como despesa comercial, seja para o empregado ou para sua empresa.Veja como isso funciona:

Uso pessoal de um carro da empresa é um benefício tributável

Basicamente, qualquer coisa que você dá aos funcionários é um benefício tributável. Se você dá a um empregado o uso de um carro, o uso pessoal pelo empregado é considerado pelo IRS como um benefício adicional sem caixa.

Intuit Payroll diz: "Uma parcela do valor do carro é considerada parte da remuneração total do empregado por fins tributários." Você deve considerar o valor desse benefício e mostrá-lo no pagamento do empregado e, é claro, reter federal e impostos estaduais e impostos FICA (impostos da Segurança Social e do Medicare) a partir deste valor, o mesmo que de outros salários e benefícios.

Os carros são listados de propriedade de uma empresa

Uma nota final: os veículos comerciais estão em uma classe especial de propriedades para fins comerciais. Eles são considerados propriedade listada, que inclui propriedade que pode ser usada por motivos comerciais e pessoais.

Seja ou não o carro para um funcionário ou use você mesmo, se o carro for usado menos de 50% do tempo para fins comerciais, você ainda pode deduzir o uso comercial, mas você precisa usar linha direta depreciação.

Se você decidir dar um carro da empresa a um empregado

Vejamos um exemplo para ver como tudo isso funciona:

Sua empresa aluga um carro e dá para Maria usar para negócios dirigindo.

Mary deve

manter bons registros na divisão entre o uso comercial e pessoal e fornecer à sua empresa relatórios detalhados. Para este propósito, digamos que ela dirige 50% para negócios e 50% para uso pessoal.

Independentemente de quem conduzir o carro, o contrato de arrendamento é do nome da empresa, então

o pagamento da locação é dedutível como uma despesa comercial, mas apenas na medida em que é usado para fins comerciais. (Se o carro for comprado, a depreciação no carro é dedutível, novamente apenas para a parte comercial de seu uso.) Se você reembolsar Mary

por suas despesas de condução de negócios, você não precisa considerar isso reembolso tributável se você tiver um plano responsável, conforme descrito acima. Mas, o valor

do carro para o tempo de condução pessoal deve ser incluído na renda de Mary (e as retenções são aplicáveis). Se a locação mensal no carro da empresa, Mary drives, é de US $ 500, você deve incluir US $ 250 por mês em seu cheque de pagamento. Por que é importante manter bons registros em uso comercial

Como você pode ver na discussão acima, é muito importante que o motorista do carro da empresa mantenha registros excelentes para provar a quantidade de negócios que dirigem.

Esta prova é necessária:

Para que você possa reembolsar as despesas de condução dos funcionários e não deve incluir estas no pagamento do empregado

• Para comprovar o uso comercial, então você não precisa incluir esta parcela do valor do carro em pagamento de empregado,
• Então você pode deduzir mais despesas de depreciação e
• Então você pode usar mais do valor do carro para as suas outras despesas comerciais.
• Mais informações nas publicações do IRS

Publicação 535 do IRS - Despesas empresariais de detritos

• Publicação 15-B do IRS - Guia do imposto do empregador sobre os benefícios específicos
• Publicação 463 do IRS - Despesas de viagens, entretenimento, presente e carro > IRS Tax Topic 510 - Uso comercial de um carro
• Aviso: Este artigo é apenas para fins de informação geral.Não se destina a ser um conselho fiscal ou jurídico. Verifique com seus consultores fiscais e financeiros antes de começar a entregar os funcionários às chaves dos carros da empresa.