Sua Pequena empresa deve passar sem papel?

Mais e mais pequenas empresas estão ficando sem papel. A tecnologia nova e em mudança nos forneceu as ferramentas que precisamos para transitar os armários de arquivos transbordantes para um formato digital organizado. Mas isso não significa passar sem papel é fácil de fazer, ou que é a decisão certa para cada pequena empresa.

Aqui está um olhar sobre os prós e contras de um escritório sem papel para ajudá-lo a decidir se ir sem papel é uma decisão inteligente para sua pequena empresa.

Os prós de um escritório sem papel

1. - De acordo com o The Daily Green , o papel representa 25% do lixo de aterro e, se os Estados Unidos cortarem o uso de papel de escritório em apenas 10%, evitarão a emissão de 1. 6 milhões de toneladas de gases de efeito estufa. E isso é apenas para papel, não levando em conta a produção e disposição de cartuchos de tinta e a energia utilizada pelas impressoras. Ir sem papel é uma decisão ambientalmente consciente.

2. Custo efetivo - Assim como existem benefícios de um escritório sem papel para o meio ambiente, também há benefícios para o orçamento das pequenas empresas. Pense sobre o quanto você gasta todos os meses em papel, tinta, porte postal e outros suprimentos que suportam um escritório em papel. Em seguida, considere o espaço necessário para armazenar todos os seus materiais físicos e documentos reais. Pode ser bastante dispendioso. Ao longo do tempo, passar sem papel pode resultar em grandes economias para sua pequena empresa.

3. Acesso fácil - Ser sem papel significa que todos os seus documentos importantes são digitalizados. Você pode apoiá-los na Nuvem ou acessá-los através de uma aplicação de área de trabalho remota, dando-lhe a capacidade de trabalhar a partir de um escritório móvel, ou em qualquer lugar para esse assunto, e permanecer produtivo.

4. Organização de arquivos - Se você já desperdiçou o tempo que arrastava através de um armário de arquivo desorganizado ou pilhas de papel para encontrar o que você procura, você sabe o quanto os documentos em papel podem ser difíceis de gerenciar.

Quando você cria um escritório sem papel, você cria um sistema de arquivos digital que é mais fácil de organizar, pesquisar e ajustar ao longo do tempo. Isso torna o que foi uma vez um processo doloroso de encontrar um documento tão fácil como realizar uma pesquisa.

Os contras de um escritório sem papel

1. Falha no sistema - Digital pode ser de acesso rápido, mas também significa perda rápida. Considere o que aconteceria com todos os documentos comerciais que são salvos localmente no seu computador, se seu sistema falhar. Você poderia perder tudo. É importante para todas as pequenas empresas, e particularmente as que são sem papel, ter um sistema de backup e proteção de dados fora do site.

2. Segurança - Os arquivos digitais não podem ser protegidos por um bloqueio em um gabinete de arquivo ou na porta do escritório, de modo que a segurança de documentos e informações confidenciais é uma preocupação séria para escritórios sem papel.As soluções incluem criptografia, servidores locais e acesso restrito, tudo que tem seus próprios custos e benefícios. Além disso, é importante considerar a natureza de algumas empresas e a sensibilidade dos materiais manuseados diariamente (pense em seu contador) simplesmente não se prestam a passar sem papel.

3. Revamp Processes - Parte da transição para um escritório sem papel envolve a revisão de todos os seus processos de operações atuais e encontrar alternativas adequadas.

Por exemplo, talvez seja necessário começar a usar um serviço de assinatura eletrônica, serviços de faturamento e pagamento on-line e outros aplicativos que substituam a necessidade de documentos físicos. Toda a sua equipe também terá que ser treinada no novo sistema assim que estiver no local.

4. Tempo Intensivo - Ir sem papel não é um processo durante a noite; há muitos fatores a serem considerados. Leva tempo para considerar todas as implicações de deixar o mundo do papel para trás, e tão longo para implementar todas as mudanças em suas operações que suportam ser sem papel.

A decisão de passar sem papel é aquela que varia de empresa para empresa, e certamente não é uma decisão universal que é adequada para todas as empresas. A parte mais importante de tomar a decisão de ir sem papel é fazer sua pesquisa para que você possa decidir se os benefícios superam os desafios.

Em seguida, crie um processo sistemático que não só lhe permita beneficiar de ser sem papel, mas também ajudar a melhorar sua produtividade ao mesmo tempo.