Preparando um Guia de Planejamento de Conferência

O planejamento de uma conferência requer um conjunto de habilidades que inclua incríveis habilidades organizacionais, a capacidade de multitarefa, energia, criatividade, conhecimento empresarial, habilidades interpessoais e atenção aos detalhes. Ele também exige um guia abrangente de planejamento de conferências que não só o manterá no cronograma, mas também fornecerá a garantia muito necessária de que você não esqueceu algo ao longo do caminho.

O planejamento da conferência é diferente de outros tipos de planejamento de eventos e inclui etapas adicionais.

As conferências tendem a ser eventos de grande escala que normalmente levam um ano ou mais para planejar. Sua lista de tarefas pode incluir a seleção de um local, reserva de quartos de hotel, criação de cadastro on-line, garantia de falantes, organização de suítes de hospedagem, hospedagem de uma sala de exposições, agendamento de reuniões, manuseio de alimentos e bebidas e muito mais. Preparar um guia de planejamento de conferência bem organizado que mapeie as etapas é um must-have para qualquer planejador de conferência bem-sucedido.

As etapas a seguir irão ajudá-lo a preparar um guia de planejamento de conferência que servirá de modelo para planejar qualquer conferência. Personalize e modifique o guia com base no evento que você está planejando e mantê-lo próximo. Quando preparado e usado corretamente, em breve se tornará sua ferramenta de planejamento de conferências mais valiosa.

Comece com o básico

A primeira parte do seu guia de planejamento de conferência deve incluir o básico sobre a conferência:

Data e hora do evento
Local do evento (se conhecido)
Propósito do evento

Inclua outros elementos conhecidos, como datas alternativas ou número de participantes.

Qual é o Plano?

Antes de entrar no planejamento dos vários elementos de uma conferência, você deve descobrir quais são esses elementos diferentes e onde eles se encaixam no esquema geral do seu evento.

Então pegue uma caneta e almofate ou sente-se na frente do computador e comece a escrever tudo o que vem à mente. Não se preocupe em listar coisas em ordem de importância ou em qualquer tipo de sequência cronológica. Isso virá mais tarde. Agora, você estará essencialmente criando uma versão muito longa e simples da sua lista de tarefas, que será dividida em diferentes componentes autônomos para serem tratados individualmente durante o processo de planejamento.

Esta seção pode listar qualquer um dos seguintes itens:

Seleção do local
Seleção do hotel
Espaço para reuniões
Suites de hospitalidade
Salão e cabines de exposições da conferência
Cerimônia de abertura
Orador / registro de expositor
Registro de participantes
Arranjos de viagem
Crachás de participantes
Programa de eventos
Alimentos e bebidas
Áudio-visual
Pessoal no local

Dê um tempo extra em compilando esta lista para que você não ignore nada e vá em frente e adicione qualquer coisa que surgir mais tarde.Não fique dominado pelas muitas áreas de responsabilidade listadas; O objetivo aqui é pensar em tudo agora para que você possa planejar e gerenciar cada item de forma eficiente.

Selecione um local

Uma vez que você determinou quando a conferência deve ser realizada e ter uma compreensão do escopo geral do evento, o próximo passo é selecionar um local.

Dependendo do tamanho da conferência, você pode selecionar um local para todas as suas necessidades de conferência, desde a sala de exposições até salas de reuniões, salões de banquetes e quartos de hotel. Se a conferência for muito grande para ser acomodada em um local, procure um local que esteja na proximidade de hotéis externos ou locais de restauração para que os participantes da conferência não tenham que viajar muito longe para transportar de um evento de conferência para outro.

Think About Attendee Registration

Como os participantes se inscreverão para esta conferência? Como eles receberão confirmação de registro? Como as etiquetas de nomes serão geradas e distribuídas na conferência? Seu guia de planejamento de conferência incluirá respostas a todas essas questões e deve ser atualizado quando o registro da conferência estiver em andamento.

Se um evento é esperado para atrair grandes multidões, um sistema de registro de conferência on-line é o caminho a seguir.

O sistema pode processar pagamentos, rastrear registos e organizar outras informações relevantes e ajudar na geração de relatórios.

Expositor e salas de exposições de conferências

As áreas de exposições são uma característica comum em conferências, proporcionando uma oportunidade para patrocinadores e vendedores alugarem espaço para promover seus produtos e serviços. Esta é também uma oportunidade para o anfitrião da conferência trazer receitas se o recurso de exibição for efetivamente promovido e bem recebido. Dependendo do tamanho da sua conferência, o gerenciamento dos expositores e da sala de exposições exigirá tempo e recursos adicionais para planejar adequadamente.

Conforme mencionado acima, os sistemas de registro de conferência on-line são a melhor maneira de rastrear registros, então, se você estiver esperando um grande número de expositores, considere incorporar o registro do expositor no sistema de registro do participante. Os expositores também precisarão do seguinte:

Placas do expositor
Mapa da sala de exposições da conferência com números de cabine listados
Manuais para montagem de exposições e derrubar
Contratos de exposições
Lista de in loco Vendedores disponíveis para ajudar com aluguéis e serviços de exibição

Como planejador de conferência, você será responsável pela contratação de segurança para garantir a segurança dos materiais localizados na sala de exposições.

Planeje os Detalhes da Conferência

Com algumas das maiores responsabilidades abordadas, como a seleção do local da conferência e o cadastro do participante, você pode mudar seu foco para planejar os detalhes da conferência. Como é o caso de planejar um evento de qualquer natureza, a organização é primordial, assim como a atenção aos detalhes.

Agora é a hora de retirar a longa lista de itens para fazer que você preparou no início do processo de planejamento da conferência.Procure a lista e faça alterações ou adições, conforme necessário, para refletir as últimas tarefas e responsabilidades. Em seguida, coloque esses itens em ordem cronológica, começando com itens que podem ou devem ser completados com bastante antecedência. Por exemplo:

Bloco de livros dos quartos de hotel
Reserve espaço da sala de exposições
Sistemas de inscrição em conferência online
Planeje o plano de marketing da conferência

Comece no início e vá a partir daí. Para cada detalhe que deve ser atendido, inclua um acompanhamento para garantir que os contratos sejam assinados e recebidos. À medida que a data da conferência se aproxima, seus itens de ação incluirão tarefas de curto prazo, tais como:

Selecione esquema de cores e decoração
Faça arranjos florais
Escolha o menu
Organize para transporte de aeroportos para alto-falantes ou VIPs > Considere o seu guia de planejamento de conferência como seu manual de acesso para tudo o que está incluído no planejamento de uma conferência, por menor que seja. Este guia rapidamente se tornará uma ferramenta inestimável que não só irá mantê-lo organizado e agendado, mas irá acalmar os nervos à medida que a grande data se aproxima e você pergunta se você se esqueceu de algo.