Como completar e preencher o formulário W-3

O que é o formulário W-3?

A Formulário W-3 é um formulário de transmissão que é enviado à Administração da Segurança Social (SSA) mostrando ganhos totais, salários da Segurança Social, salários do Medicare e retenção para todos os funcionários do ano anterior. O título do formulário é "Transmissão de declarações de salários e impostos". Para preparar um formulário W-3, você deve adicionar salários para todos os funcionários em cada categoria, de todos os formulários W-2 dos funcionários e usar os totais W-2 para completar o formulário W-3.

O formulário W-2 é o salário e o total de impostos atribuídos aos funcionários para que possam enviar essas informações em suas declarações de imposto de renda pessoal.

Quando um formulário W-3 deve ser arquivado?

Você deve enviar um formulário W-3, juntamente com todos os formulários W-2 para todos os funcionários, antes do final de janeiro, após o ano fiscal. Então, por exemplo, se você preparou W-2 para funcionários para 2016, você deve enviar todos os W-2 mais o formulário de transmissão W-3, até 31 de janeiro de 2017.

O prazo de 31 de janeiro é o mesmo para arquivar formulários em papel e arquivamento eletrônico.

O prazo de 31 de janeiro é novo para 2017. Isso significa que você deve fornecer formulários W-2 aos funcionários até essa data e também enviar os formulários W-2 e W-3 para o SSA na mesma data. É uma boa idéia dar os formulários aos funcionários no início de janeiro, então há tempo para corrigir erros antes de enviar tudo para o SSA.

Como faço para obter formulários W-3?

Você não pode simplesmente copiar um formulário W-3 ou imprimi-lo na internet, porque o formulário é impresso com uma tinta vermelha especial.

Você deve comprar o tipo exigido de formulários W-3 no mesmo lugar em que você compra formulários W-2, ou você pode fazer com que seu processador de folha de pagamento ou preparador de imposto complete esses formulários.

Como faço para preencher o formulário W-3?

Aqui estão as seções do Formulário W-3, se você quiser trabalhar com você mesmo. Verifique também as instruções para este formulário.

Informações sobre o empregador. Esta seção (a a h) inclui informações comuns sobre sua empresa como empregador. Algumas notas:

• Tipo de pagador. A maioria das empresas marca a caixa 941. O formulário 941 é o formulário trimestral de relatório de salários e impostos preenchido pela maioria dos empregadores. Outras opções incluem empregador doméstico e outros.
• Tipo de empregador. A maioria das empresas verificaria a caixa "none apply". As outras caixas são para organizações sem fins lucrativos e empregadores do governo federal.
• Número de estabelecimento. A seção do número do estabelecimento é fornecida para que os empregadores possam identificar diferentes áreas do negócio, seja por local, subsidiária ou divisão. Se você identificar números de estabelecimento, você deve separar os formulários W-2 e W-3 para cada estabelecimento. Ou, você pode combinar todos os estabelecimentos e enviar todos os formulários W-2 juntos, juntamente com um formulário W-3.

Informações sobre salários e impostos. A segunda seção, numerada de 1 a 19, corresponde às seções numeradas no Formulário W-2. Neste formulário W-3, você deve fornecer totais para todos os W-2 que você está enviando.

Informações de contato do empregador. Esta parte final do formulário requer que você forneça informações de contato, incluindo um endereço de e-mail.

Quando e como eu arquivo o formulário W-3?

O formulário W-3 deve ser enviado para o SSA o mais tardar no final de fevereiro, juntamente com uma cópia A dos formulários W-2 W-2 para cada funcionário.

Os totais para cada item no W-3 devem ser iguais aos totais de todos esses itens em todos os formulários W-2 do funcionário. O W-3 também inclui salários estatais totais e retenção para todos os funcionários.

Você deve preencher o formulário W-3, juntamente com os formulários W-2 para todos os funcionários, no último dia útil de fevereiro. Veja este artigo sobre os prazos de depósito de impostos sobre a folha de pagamento para obter informações específicas sobre a data de depósito para este ano.

O prazo para arquivar o ano fiscal de 2016 W-2s e W-3s é 31 de janeiro de 2017,

Se você arquivar formulários W-2 de forma eletrônica

Se você decidir enviar os formulários W-2 empregados eletronicamente para o Administração de Segurança Social, você não precisa compilar todas as informações do W-2 e enviar um formulário W-3.

O IRS sugere fortemente que você forneça formulários W-2 de forma eletrônica à Administração da Segurança Social. O SSA tem duas opções para arquivamento eletrônico, através da seção Business Services Online:

• W-2 Online. Você pode usar um formulário preenchido W-3 para enviar até 50 formulários W-2 por vez.

• Upload de arquivos. Você pode usar o software de imposto de folha de pagamento específico que formata arquivos para as especificações de SSA para Arquivamento de formulários W-2 eletronicamente (EFW2).

Encontre mais detalhes sobre o arquivamento eletrônico de formulários W-2 da Segurança Social.

E se eu fizer um erro em um W-3?

Se você tiver um erro em um W-3, como resultado de cálculos ou se um ou mais W-2s estiverem incorretos, você precisará arquivar um formulário W-2c e W-3c com a Administração da Segurança Social . Leia mais sobre como corrigir erros nos formulários W-2 e W-3.