5 Etapas para escolher software de contabilidade

Você pode usar esta lista de verificação de seleção de software de contabilidade para ajudá-lo a encontrar o software de contabilidade correto antes de comprar. Poucas pequenas empresas investem uma quantidade significativa de tempo e recursos para fazer as perguntas certas antes de selecionar o programa de software de contabilidade para garantir que a melhor escolha seja feita para seus negócios. Em vez disso, a escolha do software de contabilidade geralmente é apressada, dado pouco, se houver, pensou se existem alternativas melhores.

Se você está escolhendo um aplicativo de software de contabilidade para sua pequena empresa, ou considerando atualizar ou alterar programas de software, você pode usar essa lista de verificação de seleção de software de contabilidade como um recurso para seguir algumas etapas descritas abaixo para ajudá-lo a encontrar o programa de software de contabilidade certo para sua pequena empresa.

Passo 1

Você deve solicitar comentários de todos os seus funcionários que usarão o programa de software de contabilidade de forma significativa para que possam ajudá-lo a fornecer informações sobre se o software irá atender às suas necessidades. Se sua pequena empresa for grande o suficiente, com diferentes departamentos ou divisões, você pode formar um comitê de tecnologia que tenha pelo menos um representante de cada departamento ou divisão importante avaliar os programas de software que você considerará comprar.

Passo 2

Você deve ter cada funcionário ou representante no comitê de tecnologia preparando uma análise de necessidades e um fluxograma de seus processos significativos.

A análise de necessidades deve ser uma lista dos requisitos que cada funcionário ou departamento precisa para realizar suas tarefas do dia-a-dia. A análise de necessidades descreverá os requisitos que você possui para o seu software de contabilidade, que você pode fornecer ao seu fornecedor para ajudar a verificar se o pacote de software atende aos seus requisitos.

Os fluxogramas lhe darão uma visão dos processos internos que seus funcionários estão usando para executar suas tarefas. Os fluxogramas serão úteis por pelo menos alguns motivos: (1) você verá que certas etapas podem ser eliminadas para agilizar suas operações e economizar tempo e dinheiro da sua empresa; (2) você poderá ver quais etapas estão sendo executadas manualmente para ver se o software de contabilidade que você está pensando em comprar ajudará a automatizar essas tarefas; e (3) você pode usar esses fluxogramas como base para criar ou atualizar os manuais de políticas e procedimentos de sua empresa ou os procedimentos de desktop do empregado neste momento.

Passo 3

Você deve estabelecer um orçamento para o seu software de contabilidade. Eu recomendo estabelecer um orçamento como uma gama de preços que você considerará comprar, porque você pode achar que um aplicativo de software de contabilidade mais caro irá automatizar mais tarefas para que o aumento dos custos possa ser justificado.

Passo 4

Você pode fazer com que seus funcionários ou comitês de tecnologia identifiquem potenciais programas de software de contabilidade que atendam às suas necessidades para que você possa examinar mais de perto esses programas. Você pode querer considerar consultar com profissionais independentes, como consultores de tecnologia e contadores públicos certificados para solicitar sua opinião sobre possíveis programas que possam atender às suas necessidades.

O contador terá conhecimento e experiência do que outras pequenas empresas estão usando e pode ter experiência usando diferentes programas de software de contabilidade como usuário final. O consultor de tecnologia pode ter uma idéia de quaisquer problemas de tecnologia importantes que você possa encontrar ao implementar um novo programa de software de contabilidade com base nas especificações, como seja compatível com outros programas externos que você precisa para sua empresa ou hardware novo. pode precisar garantir que o programa seja executado corretamente e que possa influenciar seu processo de tomada de decisão.

Passo 5

Você deve demo qualquer programa de software de contabilidade que esteja na sua lista curta para comprar para garantir que ele atenda suas necessidades. Você também pode solicitar um teste gratuito do programa se você entrar em contato com o fornecedor. Você pode fazer com que seus funcionários executem suas tarefas do dia-a-dia na versão de avaliação para que você obtenha uma idéia ainda melhor sobre como o software se acumula contra seus concorrentes.

Você pode seguir estas etapas para ajudar a orientá-lo para a escolha correta de programas de software de contabilidade para sua pequena empresa.