Cinco Reuniões Os seus Colaboradores agradecerão por matar ou corrigir

A pior reunião que já sofri foi uma chamada sessão de estratégia facilitada por um indivíduo que definitivamente não era um estrategista . Um pequeno sino de alarme tocou quando ele começou a reunião, fazendo-nos pegar um par de baquetas da pilha na frente dele na mesa. Ele então instruiu-nos a encontrar nossa própria batida e começar a tamborilar nos nossos cadernos. Depois de alguns momentos estranhos, as coisas ficaram mais estranhas ao encorajar esse grupo internacional de executivos a manter a nossa batida e a improvisar se achássemos isso.

A bateria foi o destaque.

O saldo da reunião continuou através de algumas das piores atividades de planejamento estratégico de tipo modelo que já tive a desgraça de participar como profissional. O ponto baixo (sim, mais baixo do que a bateria) ocorreu enquanto ele nos levou a uma guerra de licitação sobre quantos novos clientes poderíamos aterrar no próximo ano como resultado de nossa nova "missão" e "visão" que tínhamos tão cavallezamente elaborado e votado após os primeiros 90 minutos. Em algum momento, ele jogou fora o equivalente corporativo de um "desafio de cachorro duplo" com o desafio de "Isso é tudo que você pode encontrar? ! " Um dos outros participantes que deteve uma abertura política para se tornar o único defensor desta reunião saltou a bordo e antes que você soubesse, uma coleção de empresas que no máximo estava gerando algumas centenas de novos clientes por ano estava no gancho para encontrar coletivamente 10 000 novos clientes no próximo ano e 100 000 em três anos.

Eu renunciei cada hora em minha mente e quando as coisas ficaram realmente ruins, sugeri ao meu chefe que, por causa de todos nós, ele precisava assumir o controle dessa reunião. Verdadeiramente, estava preocupado que eu fosse fazer um espetáculo público de mim mesmo a qualquer momento. O meu chefe sentiu aproximadamente a mesma quantidade de consternação que tinha tido o suficiente e ele habilmente manobrou este trem fugitivo para um fim sem muito dano adicional.

Embora apenas pensem nessa reunião, recorde sentimentos de síndrome de estresse pós-reunião incorreta (um fenômeno indocumentado ainda mas freqüente no mundo corporativo), é ilustrativo do poder que temos como gerentes e líderes para usar esses encontros para o bem ou o mal. O saldo deste artigo oferece alguns tipos de reuniões adicionais que espalham estresse e conflitos. Como o gerente ou o líder responsável por juntar pessoas para se comunicar, compartilhar e gerar idéias, você é bem servido eliminando esses tipos de reunião de sua rotina.

Pelo menos cinco reuniões Sua equipe agradecerá por eliminar ou corrigir

1.8: 00 a. m. Reuniões da equipe da manhã de segunda-feira.

O problema com esta reunião é que ninguém está preparado para isso. Afinal, são 8: 00 a. m. na segunda-feira de manhã - nada aconteceu ainda e o que aconteceu na semana passada é principalmente história antiga. O segundo problema com esta reunião é que, para que alguém esteja preparado, eles têm que trabalhar no domingo à noite, o que é bom na ocasião, mas é garantido para ganhar alguns votos sérios para o "idiota do ano" dos funcionários e dos familiares dos funcionários.

A solução: se você deve dirigir uma reunião da equipe na segunda-feira, empurre-a para mais tarde pela manhã ou no início da tarde.

Melhor ainda, empurre para a manhã de terça-feira.

2. Reuniões de status de Round-the-table.

Você conhece esta reunião. É a pessoa onde as pessoas se movem pela sala compartilhando suas últimas atualizações, sagas, fantasias e sonhos. Sente-se no lugar errado e você acaba com a pessoa 22 ^nd para oferecer uma atualização para um grupo cujas bexigas são excessivamente tensas e os cérebros adormecidos das atualizações politicamente orientadas que emanam da boca de colegas de longe- funções afastadas.

A solução: atender se você deve, mas definir algumas regras sobre as atualizações. Peça às pessoas que se concentrem em notícias importantes que afetem todos ou para identificar desafios que exigem ajuda de todas as funções. Faça qualquer coisa para limitar a dolorosa marcha de atualizações de status gratuitas e auto-suficientes que as reuniões de mesa redondas não disciplinadas geram.

3. Reuniões recorrentes que perderam o objetivo.

Qualquer reunião recorrente em que ninguém pode se lembrar por que essa reunião ainda ocorre é um candidato para eliminação imediata. As leis de transferência de física para reuniões e uma reunião no cronograma tendem a permanecer no cronograma muito depois de ter usado sua utilidade no local de trabalho. Um novo gerente analisou a lista recorrente de reuniões no cronograma da equipe e cancelou dois deles porque ele não conseguiu descobrir um motivo para que essas reuniões existissem. Ele recebeu mais do que algumas notas de agradecimento e alguns comentários de pessoas que se perguntavam como ele conseguiu matar essa reunião que eles estavam tentando se livrar do ano passado.

A solução: analise todas as reuniões recorrentes às quais você sujeita ou participou, e elimine-as da sua vida e das vidas dos membros da sua equipe. Se você não é o anfitrião da reunião, informe o anfitrião da sua intenção e da sua perspectiva sobre a utilidade da reunião. Se você é o anfitrião / patrocinador, membros da equipe de pesquisa e dê-lhes uma voz e uma votação. Um pouco de cortes draconianos de reuniões recorrentes abre um valioso tempo para outras atividades mais importantes.

4. G roup Word-smithing Meetings .

Esta é uma reunião em que você reúne um grupo de pessoas para trabalhar na redação de algo: uma visão, uma missão, uma declaração de estratégia, uma declaração de escopo no gerenciamento de projetos. A saída dessas sessões é tipicamente uma série de frases construídas de modo incomum, refletindo compromissos por parte da pessoa responsável.Ninguém na sala concorda com o produto final, mas todos acenam com a cabeça em concordância, assim que a redação se move além do ridículo para apenas terrível na tentativa de fazer a dor desaparecer.

O s olution: nunca relegam a redacção grosseira de nada a um comitê. Pegue uma facada no item em questão, salte-o de alguns colegas e quando você aborda algo que está começando a trabalhar para você, com muito cuidado, peça entrada de um grupo. Faça perguntas claras, tome grandes notas e depois desapareça e redacteie a (s) declaração (s), repetindo o processo conforme necessário.

5. Reuniões de estratégia de modelos.

Estou terminando onde comecei, com a reunião de estratégia muito quebrada descrita na abertura deste artigo. Não há nenhum processo ou modelo mágico ou mesmo uma simples série de etapas que ajudem a clareza estratégica emergir. A realização de uma análise de S. W. O. T. (pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças) nem sempre é o caminho crítico para chegar a uma avaliação precisa de condições e oportunidades. E números e metas e crescimento não são estratégias. Tenha cuidado com qualquer um sugerindo que eles tenham um processo simples para esse tópico complexo.

A solução: Invista em um facilitador ou conselheiro de estratégia altamente qualificado e experiente que entenda como orientar, às vezes liderar e, às vezes, seguir em busca de desenvolver uma estratégia acionável e significativa. O profissional certo responsabilizará o grupo por encontrar respostas às questões corretas (difíceis) que devem ser respondidas no caminho da clareza estratégica.

The Bottom Line:

As reuniões são oportunidades inestimáveis ​​para se conectar, comunicar, construir relacionamentos e estimular a resolução criativa de problemas. Eles também são oportunidades maduras para uso excessivo e até mesmo abuso. Esforce-se para ser o gerente que respeita o poder e a importância das reuniões. Use estes fóruns pelas razões corretas arquitetando-os para se concentrar em questões-chave, solicitar idéias e, mais importante, respeitar o tempo que todos colocam nas sessões. Os membros da sua equipe apreciarão sua abordagem positiva mais do que você nunca sabe.