Quando um auditor ou inspetor chega à sua empresa

Todos os negócios conhecem as auditorias do IRS, mas sua empresa pode ser inspecionada ou auditada por agências e departamentos locais, estaduais e federais, por uma grande quantidade de problemas:

• Autoridades locais , para inspeções de incêndio, códigos de construção, questões de saúde e segurança e possíveis infrações da Lei sobre as pessoas com deficiência (ADA)
• Agências estaduais para impostos sobre vendas, registro de empresas e questões de emprego
• Agências federais > incluindo OSHA, ADA, departamento de Salário e Horário, e imigração / alfândega (ICE).

Aqui está uma lista de agências estaduais e federais que podem auditar ou inspecionar seus negócios.

Tipos de auditorias e inspeções

Algumas agências precisam de

• inspecionar seu negócio quando ele for aberto. Estas são, tipicamente, empresas locais como o departamento de saúde ou o departamento de construção. Algumas agências
• inspecionam regularmente . Os inspetores locais de fogo e saúde geralmente chegam em um horário rotativo. Algumas agências podem
• chegarem à sua empresa sem aviso prévio sem motivo . A OSHA é uma dessas agências. Algumas agências vêm
• em resposta a uma queixa de um empregado ou cliente ou outra pessoa. Inspetores de imigração, inspetores da ADA e inspetores da OSHA respondem a queixas de um empregado ou cliente. Os auditores do IRS ou os auditores do imposto de folha de pagamento estadual podem responder em resposta a uma queixa de um contratado independente.

Seja preparado antes de uma auditoria ou inspeção

Tire tempo para se preparar para possíveis auditorias ou inspeções:

Faça uma lista das possíveis agências

• que podem inspecionar seu negócio específico. Inclua agências que possam aparecer devido à natureza específica do seu negócio. Por exemplo, as empresas com base em alimentos podem ter um inspetor de saúde. Conheça seus direitos
• para cada tipo de inspeção. Você pode pedir ao inspetor que volte mais tarde, quando é mais conveniente para você? Você tem o direito de acompanhar o inspetor ou o auditor? Sente-se com seu advogado
• e discuta seus direitos e responsabilidades durante essas auditorias e inspeções. Defina procedimentos
• para você e sua equipe a seguir quando um inspetor ou auditor aparecer e treinar seu pessoal no que fazer. Pode ser uma boa idéia colocar esses processos em um caderno em algum lugar.

Decida quem deve ser notificado

• quando um inspetor chegar. O que a equipe deve fazer se não estiver disponível? Quem é o próximo responsável? O seu advogado deve ser notificado e quando? Verifique os registros comerciais
• referentes a essa inspeção para se certificar de que são precisos, completos e em conformidade com a lei. Por exemplo, um inspetor de salários e horas federal ou estadual irá querer ver folhas de tempo ou outros registros de tempo. A primeira coisa a fazer durante uma inspeção ou auditoria:

Seja cortês e útil. Sua atitude deve ser: "Queremos obedecer os leigos e fazer o que é certo. Ajude-nos a saber o que é. Se houver problemas, queremos corrigi-los".

Verifique a identidade do inspetor

• e verifique se o inspetor possui a documentação adequada, incluindo um mandado, se necessário. Os inspetores falsos às vezes aparecem tentando intimidar os empregadores a se submeterem a inspeções, depois pagando multas ou penalidades ou comprando kits de conformidade. Então,
• coloque seu plano no lugar. T
• ake fotos, ou manter um registro da inspeção ou auditoria. Siga o inspector ou pergunte se você pode se sentar na auditoria. Não ofereça nada
• . Se lhe fizerem uma pergunta, responda. Não adicione nada à sua resposta. No final da auditoria ou inspeção,
• solicite uma revisão. A maioria dos inspetores ou auditores não se compromete com nada específico, mas eles devem dar uma idéia geral sobre se houve violações e o que esperar em seguida. Após uma auditoria ou inspeção

Se as violações foram alegadas pelo inspetor, você pode ter direito a um processo de recurso

. Como esse passo é gerenciado depende da agência específica. Como seguimento, qualquer agência deve fornecer um registro escrito de violações, seja elas corrigíveis e como, e quais multas e penalidades estão sendo impostas. Neste ponto, você provavelmente quer entrar em contato com seu advogado para discutir uma resposta.

Se nenhuma violação vier da inspeção, discuta com seus funcionários o que foi bem, o que você ouviu ou viu e o que você pode aprender a fazer melhor na próxima vez.

Para quase todos os negócios, haverá uma próxima vez.