Arquivos médicos e seus conteúdos

O arquivo médico do empregado é o repositório de tudo o que tem a ver com saúde, benefícios para a saúde, licença relacionada a saúde dos funcionários e seleções de benefícios e cobertura para o empregado.

O empregador mantém um arquivo médico separadamente para cada funcionário. O conteúdo desses arquivos nunca está misturado com nenhum outro arquivo de funcionários, como o arquivo pessoal.

Como o arquivo médico contém informações sensíveis e confidenciais, ele deve residir em um local seguro, bloqueado e inacessível.

O arquivo que abriga arquivos médicos de funcionários também deve ser bloqueado e a equipe de RH deve ter as únicas chaves. O acesso aos arquivos médicos dos funcionários é restrito apenas à equipe de recursos humanos.

A Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde de 1996 (HIPAA) exige que os empregadores protejam os registros médicos dos funcionários como confidenciais; Os registros médicos devem ser armazenados separadamente, além de outros registros comerciais. Nunca armazene os registros médicos dos empregados no arquivo geral do pessoal do empregado.

Devido à confidencialidade da informação, os registros devem ser isolados de arquivos que usuários como supervisores ou gerentes podem acessar. (Na verdade, isso também é recomendado para arquivos de pessoal em geral - dê apenas acesso à equipe de RH.)

Conteúdo do Arquivo Médico do Empregado

Estes são os tipos de itens que devem ser armazenados de forma segura no arquivo médico do empregado. Em caso de dúvida, erre do lado de proteger a informação médica de seus funcionários.

• Aplicações e formulários de seguro de saúde
• Aplicações e formulários de seguro de vida
• Informação de beneficiário designado
• Aplicações para qualquer outro benefício de empregado que possa exigir informações médicas, como seguro de visão < Solicitações de folhas de ausência médicas pagas ou não pagas
• Relatórios do Family Medical and Leave Act (FMLA) e aplicações e documentação relacionadas
• Documento FMLA assinado pelo médico
• Documentação sobre as doenças de um membro da família ou criança para a quem você solicita tempo de FMLA para fornecer cuidados contínuos
• Documentação de licença médica para funcionários que não são elegíveis para FMLA tempo livre de trabalho
• Exames, notas, correspondência e recomendações do médico
• Desculpas médicas relacionadas ao absenteísmo ou atraso de um médico
• Restrições de trabalho médico com documentação do médico recomendante
• Relatórios de acidentes e lesões, incluindo documentos necessários da OSHA
• Relatórios de indemnização dos trabalhadores por lesão ou doença ess
• Qualquer outro formulário ou documento que contenha informações médicas privadas sobre um funcionário.
• Se você mantiver esses arquivos 100 por cento confidenciais, seus funcionários confiarão em você e você defenderá o espírito e o significado da lei.

Estes documentos adicionais relacionados a arquivos de pessoal estão disponíveis para revisão.

Visão geral do arquivo de pessoal

• Política de acesso a arquivos de pessoal
• Também conhecido como

arquivos de funcionários, registros de funcionários, arquivos de recursos humanos, documentação Aviso legal - Nota:

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