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Um arquivo de pessoal é uma documentação salva-vidas dos empregadores sobre o histórico e status de toda a relação de trabalho com um empregado individual. O empregador mantém essa documentação de emprego em um arquivo de pessoal por três razões.
- O empregador quer ter informações precisas e organizadas quando você precisa acessar a informação por qualquer motivo. As mudanças em contatos de emergência, endereços de funcionários, acompanhamento de avaliações de desempenho, cartas disciplinares, reconhecimento de funcionários e materiais de solicitação de emprego são exemplos dos tipos de informações que o empregador desejará acessar rapidamente.
- O empregador precisa manter documentação sobre questões de pessoal, tais como seleção de funcionários, desempenho, histórico de trabalho, raciocínio de compensação e aplicativos internos de promoção, para citar apenas alguns.
Uma reivindicação da EEOC, uma ação judicial ou mesmo a necessidade de justificar a falta de aumento ou promoção para um empregado exigem que o empregador colete e tenha mantido esse tipo de documentação de empregado. - Alguns registros de funcionários são requeridos pelos governos federais ou estaduais para os empregadores manterem. Organizar a informação dos funcionários em um arquivo de pessoal faz sentido para acesso e conformidade legal e prontidão.
Tipos de arquivos de pessoal
Um empregador geralmente mantém vários tipos de arquivos de pessoal, para uso comercial, para confidencialidade do empregado, para privacidade médica e para conformidade legal. Não tenho conhecimento de nenhuma lei que diga quantos arquivos um empregador deve manter.
No entanto, existem muitas leis e há práticas recomendadas de pessoal para a confidencialidade dos funcionários, que regem o conteúdo dos arquivos de pessoal e quem tem acesso a essa informação.
Estes são os arquivos de pessoal que a maioria dos empregadores nos EUA mantêm. (As leis e práticas mundiais podem ser diferentes.)
- Arquivo de pessoal: Este é o arquivo principal do funcionário que contém o histórico da relação de trabalho.
- Arquivo de folha de pagamento: Você deseja manter um arquivo separado para todos os problemas de folha de pagamento em relação ao salário e benefícios.
- Arquivo Médico do Empregado: A Lei Federal de Portáteis e Responsabilidade do Seguro de Saúde de 1996 (HIPAA) exige que os empregadores protejam os registros médicos dos funcionários como confidenciais.
- Formulários do empregado da I-9: Você precisa manter um arquivo separado para todos os formulários da I-9 do empregado (não por empregado), uma vez que você não deseja que os funcionários do governo, que estão autorizados a verificar esses formulários sob uma variedade de circunstâncias, olhando através de seus principais e confidenciais arquivos de pessoal de funcionários.
Acesso de funcionários aos arquivos de pessoal
Os funcionários podem acessar seus arquivos de pessoal de funcionários sob a orientação e supervisão da equipe de Recursos Humanos.Os arquivos do pessoal do empregado são considerados propriedade do empregador que tem a responsabilidade de mantê-los e protegê-los.
Exemplo de Política de Arquivo de Pessoal
A seguir, uma amostra de política de arquivos de pessoal para uso em sua empresa. Ele discute os vários arquivos recomendados e quem deve ter acesso a cada arquivo.
Política de exemplo
A empresa mantém três arquivos de funcionários para cada funcionário.
A arquivo pessoal é mantido para cada funcionário de (Nome da sua empresa). Esses arquivos de pessoal contêm documentos confidenciais e são gerenciados e mantidos pela equipe de Recursos Humanos.
O acesso a este arquivo é limitado à equipe de RH e assume que o gerente de cada funcionário mantenha seu próprio arquivo com documentos relevantes para o desempenho do trabalho do empregado.
Os documentos típicos em um arquivo de pessoal incluem o pedido de emprego, um formulário de contato de emergência familiar, histórico de ação disciplinar documentado, um currículo, manual do empregado e folhas de assinatura do empregador na vontade, informações pessoais atuais e referências de trabalho.
Nem todos os arquivos pessoais contêm os mesmos documentos, mas cada arquivo pessoal possui alguns documentos que são iguais.
Os arquivos de folha de pagamento também são mantidos; os arquivos de folha de pagamento contêm um histórico dos empregos do empregado, departamentos, mudanças de compensação e assim por diante. O acesso ao arquivo de folha de pagamento é limitado à equipe de contabilidade e RH adequada.
Um arquivo médico de empregado também é mantido. O conteúdo do arquivo médico não está disponível para qualquer pessoa, exceto pessoal designado pelos Recursos Humanos e o funcionário cujos registros são mantidos no arquivo. No nome da sua empresa), os arquivos médicos recebem o mais alto grau de armazenamento seguro e confidencialidade.
Um funcionário pode visualizar seu arquivo de pessoal contatando uma pessoa da equipe de recursos humanos durante o horário comercial normal. Nenhum funcionário pode alterar ou remover qualquer documento do seu arquivo de pessoal que deve ser visto na presença de uma equipe de recursos humanos.
Também conhecido como arquivos de funcionários, registros de funcionários, arquivos de recursos humanos, documentação
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