Vídeo: Seguro Desemprego: como gerar o arquivo através do sistema de Folha de Pagamento QuartaRH 2026
O arquivo de folha de pagamento do empregado é o repositório para tudo o que tem a ver com o salário de um empregado. O principal motivo para criar um arquivo de folha de pagamento é limitar o acesso ao resto das informações confidenciais que estão localizadas no arquivo de pessoal.
O arquivo de folha de pagamento permite que a equipe de contabilidade pague o empregado sem acessar as informações confidenciais do empregado. A equipe de contabilidade pode manter registros de folha de pagamento onde faz sentido pagar o empregado.
Nos casos em que a folha de pagamento e a contabilidade são terceirizados, esta é uma prática ainda mais recomendada para os registros de folha de pagamento do funcionário.
O arquivo de folha de pagamento limita a acessibilidade a informações confidenciais dos funcionários. O arquivo de folha de pagamento do empregado permite que a equipe de contabilidade e finanças tenha a informação que eles precisam para pagar o empregado em um local acessível. A localização deve ser segura e fora de alcance para qualquer outro funcionário.
Você precisa impressionar no pessoal de contabilidade o fato de que a informação nos arquivos de folha de pagamento é confidencial e não deve ser compartilhada sem a permissão e inscrição da equipe de RH. A equipe de contabilidade também não deve compartilhar informações sobre aumentos de empregados, promoções, bônus e qualquer outra informação confidencial sobre os funcionários.
Recursos humanos não precisa monitorar o acesso da contabilidade aos arquivos de folha de pagamento do empregado. Como é recomendado para arquivos de funcionários relacionados, como o pessoal e os arquivos médicos, você deve limitar o acesso ao arquivo de folha de pagamento.
Apenas as pessoas que precisam ter a informação para fazer seu trabalho devem ver o conteúdo.
Conteúdo de um arquivo da folha de pagamento do empregado
Esta é uma lista sugerida, mas não completamente abrangente, de uma lista do que pertence ao arquivo de folha de pagamento dos empregados.
- Carta de oferta assinada pelo gerente de contratação, Recursos Humanos e empregado
- Autorização de pagamento assinada por Recursos Humanos e o gerente de contratação quando existe um contrato de empregado
- Formulário W-4
- Trabalho e autorização relativos a qualquer funcionário Benefício que envolve uma dedução de folha de pagamento
- Formulário de autorização de depósito direto
- Formulários contábeis salariais
- Folhas de horário semanal por hora
- Relatórios de horário, onde usado
- Registros de atendimento
- Pedidos de reembolso de despesas, incluindo documentação e recibos para viagens e outras despesas autorizadas
- Formulários de reembolso de matrícula e recibos para pagamento, livros e assim por diante
- Pagar com antecedência os formulários de pedido
- Documentos de empréstimo da empresa e cronograma de pagamento
- Ordens e registros de franquia
- Autorização para a liberação de informações privadas
- A documentação relativa a cada empregado aumenta
- Documentos relacionados a qualquer bônus, participação nos lucros ou concessão de reconhecimento
- Formulários W-2
- Autorização para quaisquer outras ações de folha de pagamento que a sua empresa permite
Outros documentos relacionados a arquivos pessoais estão disponíveis.
- Visão geral do arquivo de pessoal
- Política de acesso a arquivos de pessoal
Também conhecido como arquivos de funcionários, registros de funcionários, arquivos de recursos humanos, documentação
Susan Heathfield faz todos os esforços para oferecer informações precisas, de bom senso e éticas Gestão de recursos humanos, empregador e consultoria no local de trabalho neste site, mas ela não é advogada. O conteúdo do site não deve ser interpretado como um conselho legal.
O site tem uma audiência mundial e as leis e regulamentos de emprego variam de estado para país e país, de modo que os artigos não podem ser definitivos em todos eles para o seu local de trabalho. Em caso de dúvida, procure sempre um advogado. As informações no site são fornecidas apenas para orientação.
Fazendo seus próprios impostos sobre folha de pagamento e folha de pagamento
Como fazer seus próprios impostos sobre folha de pagamento e folha de pagamento, em três etapas: antes de pagar funcionários, pagando funcionários , e depois de pagar os funcionários.
Como processar as obrigações de folha de pagamento e folha de pagamento
Envolvidas no processamento da folha de pagamento, incluindo a determinação do salário, o cálculo da retenção na fonte e as deduções e a fixação de impostos sobre a folha de pagamento.
Novo sistema de monitoramento de pagamento de imposto de folha de pagamento do IRS
Informações sobre um novo programa de IRS para aumentar o monitoramento e a ação contra empregadores por impostos sobre salários não pagos. Como evitar o aumento do escrutínio do IRS.