Vídeo: Excel - Aprenda a Cálcular o INSS, Vale Trasnporte e a Gratificação - Thiago Ladislau 2026
Como empregador, você coleta os impostos sobre a folha de pagamento dos funcionários. Então você é obrigado a pagar esses impostos para o IRS. Mas muitos empregadores atrasam a realização desses pagamentos por várias razões.
Agora, o IRS tem um novo sistema para monitorar os pagamentos de impostos sobre a folha de pagamento, e intensificou seus esforços para garantir que os empregadores enviem os pagamentos exigidos a tempo.
O novo sistema de monitoramento de imposto de folha de pagamento IRS
É chamada de "Iniciativa de Interação Precoce". Você não ama esses eufemismos IRS?
Seu objetivo é "ajudar os empregadores a permanecer atualizados com seus impostos sobre a folha de pagamento". Também ajuda o IRS a fechar o "hiato fiscal", trazendo mais receita. O IRS quer ter certeza de que esses impostos são pagos a tempo, para minimizar o custo das cobranças para o IRS e o custo das multas e penalidades para os empregadores.
Os impostos sobre a folha de pagamento são impostos do Fundo fiduciário
As empresas com funcionários devem reter os impostos federais sobre o rendimento e os impostos FICA (impostos da Segurança Social e Medicare) dos empregados e adicionar a essas retenções um montante igual ao imposto FICA do empregador. Esses impostos devem ser reservados para o pagamento ao IRS, não utilizados para outros fins comerciais. Eles são chamados de impostos sobre fundos fiduciários porque são mantidos em confiança.
Como o IRS irá monitorar o programa
O IRS começará por revisar os pagamentos do empregador para os impostos sobre a folha de pagamento, todos os quais passam pelo processo EFTPS (sistema eletrônico de pagamento de impostos federais). Esses depósitos de impostos devem ser feitos em 8 p. m. o dia antes da data de vencimento, para ser contado como a tempo.
O IRS diz que "monitorará os padrões de depósito e identificará os empregadores cujos pagamentos diminuem ou estão atrasados".
Os empregadores que não pagaram impostos sobre a folha de pagamento podem receber um ou todos esses avisos:
- Alguns empregadores podem receber cartas do IRS pedindo que entrem em contato com o Serviço.
- Outras empresas podem receber chamadas telefônicas automatizadas com informações e sugestões de assistência.
- E, "quando apropriado" e o oficial de receita do IRS podem vir a uma empresa pessoalmente.
Observe que o IRS não aguardará até que o relatório trimestral de imposto sobre a folha de pagamento (no Formulário 941) seja recebido para iniciar este processo. Um alerta pode ser dado pelo sistema computadorizado dentro de alguns dias após o pagamento do imposto.
O contador Kenneth Reid informa que, se o negócio não pagar a tempo após esses esforços iniciais, o IRS pode solicitar injunções judiciais para exigir o pagamento atempado.
Quem é responsável pelos impostos sobre folha de pagamento
Ter um negócio, mesmo uma corporação, não o dispensa da responsabilidade pessoal pelo pagamento de impostos sobre a folha de pagamento. Sua responsabilidade pelos impostos sobre a folha de pagamento como empregador inclui todos os aspectos do processo, incluindo a cobrança, a retenção de valores corretos e a apresentação de relatórios fiscais de folha de pagamento.
O IRS analisa as partes responsáveis, basicamente, qualquer pessoa responsável pela cobrança, conta ou pagamento de impostos sobre a folha de pagamento.
Penalidades por pagamento atrasado de impostos sobre folha de pagamento
As penalidades por atraso no pagamento de impostos sobre salários são chamadas de penalidades de fundos fiduciários, com base no imposto de fundo fiduciário que mencionei acima. As multas e penalidades podem se aglomerar rapidamente. As taxas de penalidade são de 2% a 10% do depósito em atraso, com base no atraso do pagamento.
Além disso, uma "penalidade de recuperação do Fundo Fiduciário" pode ser aplicada, impostas a "todas as pessoas que são determinadas pelo IRS para serem responsáveis pela cobrança, contabilização ou pagamento sobre esses impostos e que atuaram deliberadamente ao não fazê-lo . "
Como evitar o aviso do IRS para impostos sobre a folha de pagamento tardia
A maneira mais simples de evitar que o IRS entre em contato com você sobre os pagamentos de imposto de folha de pagamento perdidos é fazer pagamentos a tempo.
Se você não tem certeza do que é devido e quando , aqui estão alguns cronogramas:
- Quando você deve fazer depósitos de imposto de folha de pagamento depende do tamanho de sua folha de pagamento. Pequenas empresas com menos funcionários fazem depósitos mensais, enquanto empregadores maiores devem fazer depósitos semanalmente.
- Os impostos sobre o desemprego (também parte desta iniciativa) devem ser pagos trimestralmente, para qualquer trimestre em que você tenha US $ 500 ou mais no imposto de desemprego a pagar.
Se você está fazendo sua própria folha de pagamento, usando o software de contabilidade e folha de pagamento, verifique se o seu software pode fornecer avisos quando esses impostos forem devidos. Você também pode configurar seu próprio calendário de imposto de folha de pagamento para garantir que você não perca um pagamento.
Se você tiver seus impostos sobre a folha de pagamento feitos através de um serviço de folha de pagamento , , certifique-se de que seu serviço está fazendo pagamentos atempados ou alertando você para fazer esses pagamentos. Mesmo que o serviço esteja fazendo os cálculos e possivelmente enviando os pagamentos, você, como proprietário da empresa, será responsável por esta tarefa.
Mais informações do IRS
- Depósitos fiscais federais e por que eles são importantes
- Compreender os impostos sobre o emprego
Como preencher o Formulário 941 Relatório de imposto sobre a folha de pagamento
O formulário 941 é o formulário de relatório de imposto sobre a folha de pagamento trimestral . Este artigo fornece uma explicação passo a passo sobre como completar este formulário.
Fazendo seus próprios impostos sobre folha de pagamento e folha de pagamento
Como fazer seus próprios impostos sobre folha de pagamento e folha de pagamento, em três etapas: antes de pagar funcionários, pagando funcionários , e depois de pagar os funcionários.
Como processar as obrigações de folha de pagamento e folha de pagamento
Envolvidas no processamento da folha de pagamento, incluindo a determinação do salário, o cálculo da retenção na fonte e as deduções e a fixação de impostos sobre a folha de pagamento.