Como processar as obrigações de folha de pagamento e folha de pagamento

Quais são as tarefas envolvidas no processamento da folha de pagamento e pagamento de impostos sobre a folha de pagamento?

Você pode estar iniciando um negócio, tendo contratado seu primeiro empregado, ou você está considerando ter empregados e se perguntando se você deve processar a folha de pagamento ou obter um serviço de processamento de folha de pagamento.

À medida que você pesa as opções para a folha de pagamento de processamento e lidando com impostos sobre a folha de pagamento, você pode achar útil considerar as tarefas envolvidas no processamento da folha de pagamento dos empregados e no pagamento e na elaboração de relatórios de impostos sobre a folha de pagamento.

Para essa discussão, assumir que todos os seus funcionários são contratados de forma regular e não independente.

Primeiro, algumas decisões de folha de pagamento para fazer

Você pode querer usar este artigo sobre como selecionar opções para processar impostos sobre folha de pagamento e folha de pagamento, para ajudá-lo a tomar sua decisão.

Antes de começar a processar a folha de pagamento

Ao contratar funcionários, há documentos que você e eles devem completar. Cada novo funcionário deve ter novos formulários de contratação assinados e colocados em um arquivo específico. Para ajudá-lo a configurar a folha de pagamento, aqui está uma lista de tarefas que deve ser concluída e as decisões que devem ser feitas sobre como você pagará funcionários.

Processando a folha de pagamento

A folha de pagamento é processada no final de cada período de folha de pagamento (semanalmente, duas vezes por semana, semestralmente ou mensalmente).

Sua primeira tarefa é preparar um cheque de pagamento para cada funcionário. Para fazer isso, você deve:

• Calcular o salário bruto do empregado, com base em se esta pessoa é assalariada ou por hora.
• Tome deduções para o imposto de renda federal (retenção na fonte), deduções salariais da Previdência Social e do Medicare, retenção estatal e outras deduções acordadas pelo empregado.

Depois de preparar os cheques de pagamento

Depois de ter feito os cálculos do cheque de pagamento e preparado um cheque de pagamento para cada funcionário, você tem algumas outras tarefas a serem concluídas antes do processo de folha de pagamento por esse período de pagamento estar completo.

1. Você deve calcular o montante que você deve para as partes do empregador e do empregado dos impostos FICA (Segurança Social e Medicare) e reservar um valor igual às porções do empregado e do empregador desses impostos, a pagar mais tarde, através de depósitos de imposto de folha de pagamento.

2. Você deve t otal toda a retenção g para todos os funcionários e deixar de lado esse total a ser pago mais tarde, através de depósitos de imposto de folha de pagamento.

Fazendo depósitos fiscais de folha de pagamento

Dependendo do tamanho de sua folha de pagamento, você deve fazer depósitos de imposto sobre a folha de pagamento para o IRS numa base semestral ou mensal para:

• os valores que você reteve do pagamento do funcionário para Estado de imposto de renda
• os valores que você deduziu do salário do empregado para Segurança Social e Medicare
• os montantes que você deve como empregador para Segurança Social e Medicare.

Você pode fazer seus pagamentos de depósito de imposto de folha de pagamento no Formulário 8109 ou usar o sistema de arquivamento eletrônico do IRS (EFTPS).

Outros depósitos de imposto de folha de pagamento

Além dos pagamentos de retenção na fonte federal e da Segurança Social / Medicare, você deve:

• Fazer pagamentos de imposto de desemprego federal em uma base regular.
• Faça depósitos de imposto de folha de pagamento para o seu estado e, possivelmente, sua localidade, além dos depósitos fiscais federais.

Relatório de imposto sobre a folha de pagamento

As empresas também são obrigadas a enviar relatórios de imposto sobre a folha de pagamento em uma base regular.

Você deve:

• Enviar um relatório trimestral ao IRS no Formulário 941, que mostra o valor do seu passivo de imposto sobre a folha de pagamento e os valores que pagou neste passivo durante o trimestre anterior.
• Envie um relatório anual de imposto de desemprego no Formulário 944 para o IRS mostrando o montante do seu passivo de imposto de desemprego e os valores que você pagou sobre este passivo.
• Envie outros desembolsos estaduais e relatórios de remuneração do trabalhador.

Mantendo as tarefas da folha de pagamento direto

Para garantir que você não perca nenhum pagamento ou relatório de imposto sobre a folha de pagamento, configure um calendário de imposto sobre a folha de pagamento.