Pagando em Dinheiro para Empregados e Contratantes Independentes

Certos tipos de empresas fazem a maioria de suas vendas com dinheiro. Muitos desses "negócios em dinheiro" também pagam seus funcionários e trabalhadores não empregados em dinheiro.

Embora não seja ilegal pagar empregados e contratados independentes em dinheiro, não é uma boa prática comercial por muitas razões. Algumas empresas usam dinheiro para pagar os funcionários em uma tentativa de evitar o pagamento de impostos sobre a folha de pagamento, e alguns funcionários pedem pagamentos em dinheiro para evitar os impostos sobre o rendimento.

Este artigo discute questões legais e tributárias e leis federais relativas a impostos sobre o rendimento, impostos sobre a folha de pagamento e outros assuntos tributários.

Problemas de folha de pagamento e impostos ao pagar empregados em dinheiro

• Os empregadores devem reter os impostos sobre a folha de pagamento (imposto de renda federal e estadual e imposto FICA (Seguro Social / Medicare)) do pagamento dos empregados;
• Os empregadores também devem relatar e pagar esses impostos sobre a folha de pagamento, incluindo o empregado e a parte do empregador dos impostos FICA, para o IRS
• Outros impostos sobre o emprego devem ser pagos sobre os ganhos do empregado, incluindo impostos sobre o desemprego e fundo de compensação dos trabalhadores estaduais Pagamentos
• Os empregadores devem reportar os rendimentos dos empregados no formulário W-2 a cada ano. Isso inclui renda em dinheiro.
• Os empregadores devem verificar a elegibilidade do trabalho dos empregados recém-contratados, usando o Formulário I-9 ou o sistema E-Verify. Esta verificação coloca o empregado no sistema federal, e se esses funcionários são pagos em dinheiro, as revisões cruzadas da agência podem descobrir tentativas de evitar impostos sobre salários pagando em dinheiro.

Efeito dos pagamentos em dinheiro sobre os empregados

• Os empregados pagos em dinheiro que não possuem impostos FICA retidos são negados os ganhos da Segurança Social que poderiam ter sido utilizados no cálculo de seus potenciais benefícios da Previdência Social.
• Da mesma forma, os funcionários que não estão "na folha de pagamento" não são elegíveis para compensação de trabalhadores ou benefícios de desemprego.

CPA Gail Rosen diz isso sobre o pagamento de funcionários com dinheiro:

Pagar trabalhadores ilegalmente em dinheiro pode levar a sérios problemas, além de problemas fiscais. Quando um trabalhador está "não nos livros", de repente você pode ter passivos contingentes que podem realmente ser desastrosos.
Se um trabalhador se machucar no trabalho e aterrar no hospital, será perguntado se eles sofreram ferimentos no trabalho. Se o trabalhador lesado responde sim, eles serão cobertos pela compensação dos trabalhadores. Você está em sérios problemas, se você não pagou na compensação dos trabalhadores porque você pagou em dinheiro. O mesmo é verdade para não pagar no fundo estatal de invalidez e desemprego. Se, por exemplo, você atirar o trabalhador e eles se candidatam ao desemprego, então você vai ter os auditores batendo à sua porta.

Pagar crianças, cônjuges ou membros da família em dinheiro

Os salários das crianças menores de 18 anos que trabalham em sua empresa estão sujeitos aos mesmos requisitos de retenção, imposto sobre salários e imposto de emprego como outros funcionários.Se você contratar seus próprios filhos, eles podem não estar sujeitos aos impostos FICA, mas seus salários devem ser reportados ao IRS. Leia mais sobre a contratação de seus filhos como funcionários.

Contratar seu cônjuge ou outros membros da família para trabalhar para o seu negócio e pagar em dinheiro também pode privar essa pessoa de benefícios da Segurança Social.

E todas as outras questões mencionadas acima, incluindo a sua responsabilidade legal de reportar e pagar impostos sobre a folha de pagamento, aplicar.

Pagar empreiteiros independentes em dinheiro

Muitas empresas pagam trabalhadores por contrato (trabalhadores temporários, trabalhadores de verão, enquanto os pagamentos a empreiteiros independentes têm menos problemas do que aqueles para os funcionários, duas questões merecem destaque:

• Os pagamentos aos trabalhadores contratados devem ser informado anualmente no formulário 1099-MISC e
• Você deve verificar o ID do contribuinte para contratados independentes, se o ID do contribuinte não puder ser verificado, você deve retirar a reserva do pagamento do contratante.

Pagamentos em dinheiro feitos a fornecedores e outros com quem você faz negócios ainda deve ser fundamentado se você quiser que esses pagamentos em dinheiro sejam deduzidos como despesas na sua declaração de imposto de negócios. Mesmo pequenos pagamentos em dinheiro devem ser pagos através de um fundo de caixa mesquinho, com a documentação apropriada.

_{A informação em Este artigo NÃO se destina a ajudar os empregadores a evitar impostos.}