O que é o Reembolso de Despesas no Local de Trabalho?

O reembolso de despesas é um método para pagar os funcionários de volta quando gastar seu próprio dinheiro em despesas relacionadas a negócios. Essas despesas geralmente ocorrem quando um empregado viaja para negócios, mas pode ocorrer em outras situações relacionadas ao trabalho.

As despesas de viagem podem incluir hospedagem, vôos, transporte terrestre, dicas para campanhas, refeições e outras despesas acessórias que um funcionário pode experimentar durante a estrada.

Outras despesas de negócios podem incluir itens como levar clientes ou futuros funcionários para almoçar, comprar livros ou outros materiais educacionais que o empregador cobre ou que conduz despesas para reciclar a propriedade da empresa.

Os tipos de despesas que uma organização reembolsará são encontrados nas políticas de despesas comerciais, de entretenimento e de reembolso geral da empresa no manual do empregado. Familiarize-se com as políticas da sua empresa porque seu empregador pode cobrir despesas tão variadas quanto a limpeza a seco e a participação no ginásio em viagens prolongadas.

O entretenimento do cliente em viagens de negócios é outra despesa reembolsável, mas conheça as políticas da sua empresa para que você não exceda os limites de gastos. Você quer demonstrar hospitalidade e cortesia sem exceder o orçamento do seu empregador para tais despesas.

Popular agora são cartões de crédito da empresa que são confiados a pessoas que são funcionários de alto nível e a outros funcionários que freqüentemente devem viajar para negócios.

Em vez de pagar as despesas com seu próprio dinheiro, os funcionários cobram todos, além de acessos e dicas, ao cartão de crédito da empresa.

Esta é uma abordagem conveniente para o reembolso de despesas para o empregado, uma vez que as contas do cartão de crédito documentam as despesas exatas sem que o empregado tenha que economizar recibos e preencher relatórios de despesas de viagem.

Preenchendo um Relatório de Reembolso de Despesas

Tanto no caso do uso do cartão de crédito da empresa quanto no pagamento de dinheiro, os funcionários provavelmente terão que preencher um relatório de reembolso de despesas ao retornar da viagem. Com o cartão de crédito da empresa, eles terão que explicar taxas menos do que óbvias que aparecem na conta do cartão de crédito (muito mais fácil do que ter que preencher um relatório de despesas a partir do zero). Eles também irão cobrar à companhia os incidentes adicionais pagos pelo seu próprio dinheiro ou cartão de crédito.

Quando um empregado paga em dinheiro, ele ou ela precisará listar e, ocasionalmente, justificar, cada despesa para a qual o reembolso é solicitado. Estes são revisados ​​por contabilidade, assim como as declarações da empresa de cartão de crédito. Uma despesa injustificada, ou que é excluída pela política da empresa, não é reembolsada - daí, a necessidade de conhecer as políticas da sua empresa em relação às viagens de negócios.

A maioria das empresas estabelece uma data pela qual os relatórios de reembolso de despesas devem ser arquivados para garantir que os funcionários sejam reembolsados ​​e para uma contabilidade adequada. Os funcionários precisam seguir estas regras com cuidado, já que algumas organizações não reembolsam as despesas que foram transferidas após o prazo. Conheça as regras da sua empresa.

Outro método para pagar as despesas de viagem de negócios dos funcionários é com uma indemnização diária.

Uma pergunta do leitor incomum relacionada ao reembolso de despesas

Um leitor perguntou: "Nossos representantes de vendas externas têm grandes territórios (vários estados) e viajam rotineiramente, muitas vezes exigindo dormidas. Foi trazido para minha atenção através do departamento de contabilidade, que um representante de vendas pegou um animal de estimação com eles em uma dessas viagens e cobrou a taxa do animal de estimação do hotel ao cartão de crédito da empresa. Ela afirmou que o hotel não separaria a taxa e ela tinha planejado reembolsar a empresa.

"Eu Fico estupefico e procura sugestões sobre como lidar com esta situação. Meus instintos de RH me dizem para escrever este funcionário por abuso de fundos da empresa, mas estou obtendo resistência do gerenciamento de vendas que querem que eu faça uma política específica para animais de estimação.

"Nosso uso do cartão de crédito da empresa indica claramente: 'Este cartão deve ser usado somente para DESPESAS DA COMPANHIA.

O uso pessoal do cartão pode resultar em perda do cartão ou rescisão. Além disso, representantes de vendas ser responsável por acusações não autorizadas. "Você já escreveu sobre esse tópico no passado?"

Resposta de RH: Aqui está o que você precisa considerar. O funcionário passou à contabilidade e explicou o problema de que o hotel não conseguiu separar as cobranças de animais de estimação? Ou, ela foi pego por uma revisão cuidadosa de suas despesas em contabilidade?

Primeiro, é difícil acreditar que o hotel não conseguiu separar as taxas de animais de estimação. Em segundo lugar, se o hotel não pudesse separar a cobrança pelo animal de estimação, como ela sabia o que pagar de volta à contabilidade?

Se ela planejasse pagar a taxa do animal de estimação apenas se ela fosse pega e não oferecesse voluntariamente para pagar, dada sua política, ela merece ação disciplinar. Isso também dependeria de como você abordou situações semelhantes no passado. Outros funcionários reembolsaram a empresa por várias despesas e não receberam medidas disciplinares?

Muitas vezes, quando você olha para uma situação, você descobrirá que existe a política, por um lado, e como ela foi implementada e aplicada por outro lado. Você não quer tratar este indivíduo de forma diferente do que outros funcionários foram tratados no passado.

A ação disciplinar não está em ordem se outros funcionários simplesmente reembolsaram a empresa no passado por despesas similares. Lembre-se de que não sou advogado, então esta é apenas a opinião de um colega de recursos humanos.

Fazer uma política de viagens para animais de estimação não é recomendável, porque é um exemplo da interferência e interferência da empresa na vida pessoal de um empregado. Se os empregados querem pagar pelo seu animal de estimação para viajar com eles, não é preocupação da empresa.

Enquanto o animal de estimação não afetar o custo de onde eles ficam ou sua capacidade de participar nos propósitos comerciais da viagem, não é o negócio do empregador. O empregado deve, naturalmente, pagar quaisquer taxas adicionais que o animal de estimação viajante engendra.

A sua política de viagens é um pouco confusa e pode ser reforçada na parte sobre "responsável por encargos não autorizados" quando a política já declarou que apenas as despesas da empresa são permitidas.

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