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Não é segredo que os hoteleiros estão sempre procurando maneiras de identificar os planejadores de reuniões e eventos que podem selecionar hotéis e outros locais para reuniões, viagens de incentivo, conferências e exposições.
Muitos hotéis dependeram de sites de RFP (Solicitação de propostas) em linha, como o Conventionplanit. com e sabrehotelrfp. com para promover suas capacidades de serviço de reunião e conferência. Eles também desenvolveram seus próprios formulários de RFP on-line.
No entanto, muitos planejadores estão relutantes em enviar as suas RFPs de hotel por meio de mecanismos de busca de terceiros. Muitos planejadores preferem enviar seus pedidos de lances de hotel diretamente ao hotel e aos centros de conferências.
Que informação está incluída em uma RFP de hotel?
Uma ótima ferramenta para ajudar os planejadores a desenvolver seus próprios formulários para ofertas de hotéis e outras necessidades de eventos é o evento aceito ferramentas de troca de práticas do Conselho da Indústria da Convenção.
Os elementos básicos para uma RFP de hotel devem incluir o seguinte:
- Informações de contato básicas do solicitante (nome, título, organização, endereço, telefone, e-mail, etc.)
- Datas de eventos (fornecer pelo menos duas opções diferentes
- Blocos de sala necessários (datas e números de quartos)
- Pedidos de sala de reunião (datas, tamanhos de quartos, quantidades)
- Requisitos de alimentos e bebidas
- Requisitos de acessibilidade
- Envio e recebendo requisitos
- Outras informações relevantes
Elementos da RFP do hotel GBTA incluem o seguinte:
Visão geral da instalação do hotel
Informações gerais sobre o solicitante da RFP
- Detalhes do contrato do quarto de hóspedes
- Tamanho do espaço total da reunião de um hotel
- Número total de salas de reuniões
- Tamanho do maior salão de baile ou sala de reuniões do hotel
- Altura do teto para o maior salão de festas ou sala de reuniões
- O hotel possui uma sala de reuniões permanente?
- Quantas pessoas a sala de reuniões irá acomodar?
- O hotel tem espaço de exposição dedicado?
- Qual é o tamanho do espaço de exibição?
- Qual é a distância para o centro de convenções da área?
- Qual é o nome do centro de convenções?
- Qual é a porcentagem de imposto em alimentos e bebidas?
- Qual é o percentual de cobrança do serviço de banquete?
- Os encargos do serviço de banquete são tributados?
- O hotel oferece serviços audiovisuais internos (A / V)?
- O hotel oferecerá desconto nos serviços internos de A / V?
- O hotel permitirá que os clientes tragam fornecedores externos de A / V?
- Quantas salas de reuniões possuem Internet de alta velocidade sem fio?
- Como as salas de reuniões podem conter videoconferência?
- Existe uma taxa para usar seus próprios fornecedores de A / V?
- O hotel aceita cartões de reunião corporativos para pagamento?
- O hotel oferece taxas de pacote de reunião?
- Além disso, seria útil compartilhar com as vendas de hotel o tipo de evento que você hospeda. Isso irá fornecer-lhes uma visão dos objetivos que sua reunião pode ter.
- As boas notícias sobre trabalhar com hotéis são que a maioria deve ser bastante experiente em juntar eventos semelhantes e um ótimo gerente de vendas ou restauração poderá compartilhar mais detalhes sobre você sobre maneiras de ajudar os planejadores de eventos a atingir seus objetivos.
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