Por que eu deveria terceirizar o processamento da folha de pagamento?

Por que devo terceirizar folha de pagamento? Uma empresa de processamento de folha de pagamento explica

Teresa Ray, proprietária e presidente do Departamento de folha de pagamento, Inc., responde suas perguntas sobre as vantagens da folha de pagamento de terceirização.

Não é mais caro pagar alguém para fazer minhas tarefas de folha de pagamento?

Certamente NÃO é mais caro contratar o processamento de folha de pagamento. Quando você considera o custo dos salários de um empregado e adiciona benefícios que podem realmente se somar rapidamente.

Se você é o proprietário de uma empresa muito pequena e está tentando fazer a folha de pagamento, o custo do seu tempo é ainda maior.

Se você terceirizar sua folha de pagamento, você também não precisa se preocupar com sua empresa de processamento de folha de pagamento chamando de paciente ou quer sair de férias ou desejar solicitar uma licença de maternidade que você precisa pagar. Há também a questão da confidencialidade quando se trata de folha de pagamento. Se um funcionário quiser "compartilhar" o quanto um colega de trabalho está fazendo que pode causar drama extremo no local de trabalho.

O que um serviço de folha de pagamento pode fazer do que eu não posso fazer?

Você pode fazer tudo o que um serviço de folha de pagamento faz, mas existe uma razão pela qual eles fazem isso como uma profissão. As mudanças na folha de pagamento estão acontecendo o tempo todo como nunca antes no histórico da folha de pagamento. Você, como proprietário de uma empresa, precisa dedicar o tempo para acompanhar as mudanças, além de processar a folha de pagamento, pagar os impostos sobre a folha de pagamento em tempo hábil, arquivar todos os relatórios de impostos sobre a folha de pagamento em tempo hábil e processar o W-2 no final do ano.

O seu tempo não seria melhor gasto no crescimento de sua empresa?

Quão segura é a informação?

A informação da folha de pagamento deve ser extremamente segura e essa pergunta deve ser feita ao entrevistar uma empresa de processamento de folha de pagamento. Perguntar se a empresa é sem papel seria outra ótima questão. É muito melhor não ter documentos espalhados por informações confidenciais sobre eles, como números de segurança social.

Como eu sei que o serviço está fazendo as coisas corretas? E se eles cometerem um erro?

Você não sabe se o serviço está fazendo as coisas corretamente, mas uma grande bandeira vermelha seria quando você começar a receber notificações de qualquer agência governamental federal ou estatal.

Os formulários de folha de pagamento ao longo do ano são como "questionários" e o "exame final" é o W-2. W-2 DEVE somar exatamente com todos os formulários enviados ao longo do ano ou eles serão rejeitados. Se o serviço de folha de pagamento cometeu um erro, eles deveriam estar dispostos a corrigi-lo, MAS, finalmente, o proprietário da empresa é responsável. Você ainda deve ter conhecimento de como funciona o processamento da folha de pagamento e as leis relativas à folha de pagamento, e você deve monitorar seu provedor de serviços de folha de pagamento.

Quais perguntas devo solicitar um serviço de folha de pagamento que estou considerando?

• Há quanto tempo você está no negócio?
• Como eu conheço você pagando todos os impostos sobre a folha de pagamento?
• Quanto da responsabilidade do processamento da folha de pagamento você faz?
• Quão segura é a informação?
• Posso ligar e falar com uma pessoa real sem entrar em uma fila por vários minutos?
• Se houver correções na folha de pagamento, quanto tempo demorará para corrigir?
• Quais são as suas taxas de processamento de folha de pagamento?

Dê-me três razões pelas quais eu deveria terceirizar minha folha de pagamento.

1. Tempo! ! Em primeiro lugar, leva tempo para acompanhar todas as mudanças federais e isso não inclui os requisitos e mudanças de imposto de folha de pagamento estadual. Por exemplo, Ohio é um dos estados mais difíceis de preparar a folha de pagamento. Ohio não só tem o imposto de retenção estatal, mas também pode ter imposto municipal, imposto distrital escolar e imposto municipal. Todos estes são baseados no endereço do empregado assim que leva tempo para pesquisar todos os funcionários. Cada estado é diferente e tem requisitos diferentes. Todo empregador deve ser compatível ou pode haver sanções rígidas envolvidas.
2. Dinheiro! ! O custo de terceirizar para um serviço não deve se aproximar do custo de um empregado.
3. Precisão! ! Se o empregador fez seu dever de casa ao pesquisar um bom serviço de folha de pagamento, então eles devem ter a tranqüilidade em saber que sua folha de pagamento está sendo feita com precisão para que eles possam evitar penalidades e juros sendo avaliados em sua folha de pagamento.

Devo usar um serviço on-line ou uma "pessoa real ao vivo"?

Os serviços on-line fornecem o software para que o empregador processe a folha de pagamento, mas o empregador ainda deve estar atualizado com todas as mudanças. Eles têm que tomar o tempo para aprender o processo do serviço on-line e, se houver um problema, a folha de pagamento exige correções imediatas para manter o funcionário satisfeito.

Chamar um número gratuito não seria atraente para a maioria dos proprietários de empresas.

Uma "pessoa real ao vivo" (contador, contabilista ou CPA) que você pode conhecer pelo nome e se sentir confortável com é uma opção muito melhor. Você deve ter confiança em seu fornecedor de serviços de folha de pagamento para processar e retirar todo o processo de folha de pagamento da sua mesa. Faça o que você faz melhor e terceirizar o resto!