Quando devo usar um serviço de processamento de folha de pagamento?

Quais são as razões para terceirizar processamento de folha de pagamento?

Mesmo se você tiver apenas alguns funcionários, você pode decidir terceirizar sua folha de pagamento; ou seja, transformar o processamento da folha de pagamento e outras responsabilidades de folha de pagamento para outra pessoa. Aqui estão algumas considerações para ajudá-lo a decidir se terceirizar.

Vamos primeiro olhar para as situações em que você pode querer considerar terceirizar sua folha de pagamento, então algumas opções de terceirização.

A terceirização da folha de pagamento diminui os custos de trabalho

Se você está simplesmente pagando funcionários do escritório, você pode calcular o salário multiplicando as horas pela taxa e determinar se as horas extras são devidas.

Mas se você está produzindo um produto, você precisa saber o custo do trabalho em cada produto, para que você possa determinar o custo dos produtos vendidos. Este é um processo complicado, mais do que uma pessoa clerical provavelmente poderia lidar. Então, se você quiser determinar os custos de fabricação, a folha de pagamento de terceirização pode ser a única maneira de fazer isso.

Deixe o serviço negociar com vários estados, localidades

Se você tem funcionários em mais de um estado, você deve cumprir com os requisitos para pagar e relatar os impostos estaduais sobre o rendimento. Se o seu negócio opera em diferentes cidades, você também pode ter impostos de renda local para reter, pagar e reportar.

Cálculos retidos são Tricky

Calculando os montantes de retenção para funcionários é complicado. Em resumo, você deve:

• Determine a retenção de imposto de renda federal com base no W-4 do empregado (que pode ser alterado com a frequência desejada pelo empregado)
• Determine a retenção do estado para estados com impostos sobre o rendimento, com base no estado W -4
• Determine os impostos da FICA sobre os salários em 7. 65 por cento (e você deve assistir funcionários altamente remunerados para ter certeza de que a retenção na Segurança Social está limitada ao máximo para o ano)

E isso é apenas para iniciantes. Mesmo para um funcionário, o processo de determinação de valores de retenção pode demorar muito tempo.

Evite tentar acompanhar os prazos

O pagamento e a denúncia de impostos sobre a folha de pagamento (federal e estadual, retenção, impostos FICA, desemprego e compensação dos trabalhadores e opções de folha de pagamento individuais) podem ser intimidantes.

E um prazo perdido para qualquer pagamento ou relatório pode custar dinheiro em multas e penalidades.

A folha de pagamento de terceirização, mesmo com apenas alguns funcionários, é uma opção que muitos empregadores consideram no início de seus negócios. Pode ser a opção certa para o seu negócio, dependendo das suas circunstâncias.

Como os Serviços de Processamento da folha de pagamento são cobrados?

Muitos serviços de processamento de folha de pagamento cobram uma taxa básica, de modo que, mesmo que você tenha apenas um funcionário, você está pagando mais porque o serviço tem todos os mesmos documentos para um funcionário, como faria por 10.Por exemplo, eles ainda teriam que apresentar um formulário 941 a cada trimestre, mesmo que você tenha apenas um funcionário. O custo incremental para cada funcionário adicional é bastante pequeno. Com isso em mente, aqui estão algumas informações sobre os serviços de processamento de folha de pagamento, com seus custos e o que eles fornecem:

Serviços de folha de pagamento assistida

Alguns serviços fazem todo o seu pedido para você.

Por exemplo, empresas como Paychex e ADP cobrança por cheque por período de pagamento, incluindo depósito, depósito direto e corte de cheques. Você pode inserir informações on-line e atribuir um especialista em folha de pagamento para ajudá-lo. Como exemplo, você pode ver a gama completa de serviços da ADP em seu site.

Pagarela de autoatendimento online

Outros serviços ajudam você a fazer sua própria apresentação. Por exemplo, o serviço de folha de pagamento on-line da Intuit permite que você preencha os formulários de folha de pagamento on-line. Antes de selecionar esses serviços, verifique se eles são compatíveis com seu sistema operacional e hardware (alguns não funcionam em sistemas Macintosh.

Empresas como o Paycycle permitem que você faça sua própria folha de pagamento on-line. Eles cobram pelo número de funcionários e número de estados.

Eu fiz apenas uma revisão muito breve desses serviços. Alguns podem ter recursos adicionais que você pode precisar para uma situação específica (entrada de timecard, por exemplo).

Leia as informações sobre o sites e entre em contato com os representantes das empresas. Esta é sempre uma boa maneira de dizer o quão amigável eles serão. Apresentamos apenas alguns dos muitos serviços que você pode encontrar on-line. O IRS tem informações sobre serviços de nóquelas e provedores que você pode querer para olhar.

A carteira de terceirização vale o custo?

Mesmo se você tiver apenas um funcionário, pode querer considerar seriamente um serviço de folha de pagamento para ajudá-lo a preparar cheques de pagamento e pagar e registrar impostos sobre a folha de pagamento. Lembre-se, em A multa ou penalidade por um pagamento ou relatório perdido pode ser mais que um valor total de serviço. A criação de um sistema de folha de pagamento para o seu negócio não é sua primeira prioridade. E se você tem um serviço, é uma coisa menos sobre a qual você deve pensar.

Leia mais sobre os 6 Passos para Selecionar um Serviço de Processamento de Folha de Pagamento