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As reuniões são uma parte inevitável do negócio. Você compartilha informações, faz idéias, gera soluções e cria processos e sistemas. O problema é que muitas dessas reuniões são dolorosamente chatas, o que significa que as pessoas que estão atendendo têm seus cérebros sintonizados.
Se as pessoas não estão prestando atenção e foco, a reunião é apenas um desperdício de todos os tempos. Como você pode fazer reuniões aborrecidas mais emocionantes para que eles realizem algo?
Aqui estão 5 dicas práticas:
1. Ban SmartPhones
Sim, isso é como dizer às pessoas que joguem seus filhos na cova dos lobos antes de chegarem à reunião. As pessoas irão insistir em que eles devem ter seus telefones - afinal, uma emergência pode ocorrer. Sim. O mundo poderia chegar ao fim durante sua reunião trimestral de planejamento, mas é improvável.
O problema com a tecnologia de hoje é que ele permite que você se concentre no que não está na sua frente - a reunião. O engraçado é que, se as pessoas estivessem presas com as pessoas que estavam fazendo mensagens de texto durante sua reunião, elas estariam enviando mensagens de texto para outra pessoa. Os telefones permanecem nas mesas.
Sem o telefone, duas coisas acontecem durante a reunião. Você é obrigado a permanecer no presente e o tempo de inatividade é gasto a se comunicar com os outros participantes. Por que isso é importante? Porque você encontrará suas reuniões mais interessantes quando conhece seus colegas.
Como você conhece? Falando com eles.
O que você faz quando você tem o seu telefone? Você não fala com as novas pessoas.
2. Prepare, Prepare, Prepare
Uma reunião em que a liderança ou o moderador chega atrasado, não tem uma agenda e asas, é chato e tedioso. Uma reunião bem preparada pode ser fascinante e atraente. Quando o líder tiver um plano e um propósito, a reunião será mais interessante.
Quando não há direção ou objetivo, a reunião não será interessante.
A outra parte da preparação é melhorar suas próprias habilidades. Você esteve em reuniões que foram produtivas e interativas e fizeram com que você sentisse como se pudesse sair e realizar excelentes coisas. E você participou de reuniões onde você tem certeza de que, se você adormecer, ninguém sentiria sua falta e não perderia nada importante. A diferença é a pessoa que dirige a reunião.
Se suas reuniões são chatas, espere no espelho. Encontre uma maneira de melhorar. Você pode fazer uma aula formal (seu departamento de RH pode ajudá-lo com sugestões), você pode pedir feedback e orientação de um colega de trabalho cujas habilidades de reunião você admira, ou você pode fazer uma aula online. Muita ajuda está disponível para você, e muito disso é grátis para a tomada quando você deseja tornar suas reuniões chatas e divertidas mais emocionantes.
3. Todos participam
Por que todos deveriam participar? Bem, porque se a participação não for necessária, você pode lidar com esse problema por e-mail. A sério. Há muito poucas vezes em que você precisa trazer um grupo para transmitir informações.
Sim, existem algumas coisas como demissões em massa ou uma reestruturação completa da empresa que irá superar se você tiver um gerente falar com todo o grupo, mas na maioria dos casos, as reuniões sempre devem ser interativas.
Como é interativo? Bem, isso depende da finalidade da reunião. Se é uma sessão de brainstorming, todos devem falar. Se alguém não está falando, ligue para essa pessoa. Os introvertidos podem não gostar desse tipo de reunião - e você não deve fazer reuniões de alta pressão para os introvertidos colocando-os no local.
Mas a sua cultura de reunião precisa garantir que todos participem dessas sessões de brainstorming e devem saber que sua participação é necessária antecipadamente.
Se for uma reunião de planejamento, ou uma reunião de definição de metas, ou mesmo uma reunião de relatório trimestral, deve haver tempo para entrada, seja para fazer perguntas ou fazer comentários. A atmosfera precisa incentivar a participação, mas com alguns limites (veja abaixo).
4. Não deixe qualquer pessoa dominar
Se você estiver liderando a reunião, é natural que você fale mais.
Depois de você, no entanto, você não quer que outra pessoa domine a conversa. Isso pode tornar a reunião tediosa. Lembre-se de redirecionar comentários e ligar para pessoas que você conhece são especialistas na área para difundir um falador compulsivo.
Por exemplo, quando Jane fez seu quarto comentário e começa a ir para um quinto, corte-a tão bem quanto possível, dizendo: "Obrigado, Jane, conhecemos sua posição. Gostaria de ouvir o que a Karen tem a dizer. E, Jim e Bob ainda não tiveram a chance de falar.
Às vezes, você terá que falar com os Janes do seu escritório antes de uma reunião para lembrá-los de que o ponto de se juntar como um grupo é compartilhar idéias com todos e se ela dominar, a reunião não será tão bem sucedido. Ou, imediatamente após a reunião, funciona bem, como você terá novos exemplos, se necessário.
As pessoas que tomaram o tempo para participar de uma reunião trazendo seu conhecimento e experiência merecem a chance de falar e compartilhar suas opiniões. Como líder, você pode aprender a controlar o comportamento que prejudica a reunião.
5. Fazer itens acionáveis
Uma reunião que termina sem ações foi apenas uma perda de tempo. É um despejo de informação, caso em que uma reunião não foi a melhor forma de prosseguir. Uma reunião interessante e emocionante termina com as coisas que as pessoas podem e devem estar fazendo - quer para promover seus objetivos individuais ou os objetivos da empresa ou, idealmente, ambos. Se as pessoas não estão saindo sabendo quais são os próximos passos, a reunião falhou.
Além de ter itens acionáveis, deve haver um acompanhamento. Isso pode ocorrer em uma segunda reunião ou individualmente, mas deve acontecer. As pessoas irão resolver se eles sabem que os itens de ação são todos para mostrar.
As reuniões nunca vão substituir as viagens à Disneyland por excitação, mas você pode torná-las mais excitantes e interessantes e produtivas. Faça essas cinco mudanças e você fará suas reuniões chatas e divertidas mais emocionantes para as pessoas que participarão. E, isso é bom para o sucesso da sua organização.
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