Amostra Agenda da reunião para uma primeira reunião do Conselho Consultivo

Depois de encontrar pessoas para servir no seu Conselho Consultivo, enviar cartas de convite e selecionar os membros do conselho, é hora de começar a planejar a primeira reunião do Conselho Consultivo. A chave para obter o seu Conselho Consultivo para o início certo é começar como você pretende continuar.

Você já pensou muito no que você deseja ganhar com um Conselho Consultivo e aguardo com expectativa os conselhos e conhecimentos que seus membros do Conselho Consultivo podem fornecer em vários aspectos do seu negócio, como gerenciamento, marketing , contabilidade, pessoal, atendimento ao cliente, tecnologia, etc.

Então você quer ter certeza de que, nesse primeiro encontro, você contribuirá com os membros do Conselho Consultivo.

Planeje a reunião em torno de um problema ou tópico de discussão

Sua primeira reunião, portanto, como todas as suas reuniões do Conselho Consultivo, precisa ser planejada em torno de uma questão ou problema. Você pode achar mais fácil declarar o problema como objetivo. Por exemplo, "Queremos aumentar nossas vendas em 25% no próximo trimestre. Como podemos fazer isso?" Ou você pode indicar o tópico para discussão de forma mais geral: "Como podemos reduzir nossos custos de negócios?" ou "Como podemos aumentar a produtividade ou como podemos melhorar o atendimento ao cliente?"

Reúna os materiais de fundo relevantes

Depois de ter decidido o tópico da discussão, é hora de reunir os materiais que seus membros do Conselho Consultivo precisarão.

Como esta é a primeira reunião do Conselho Consultivo, você deve incluir um plano de negócios e quaisquer outros documentos pertinentes ao tópico de discussão, como gráficos, gráficos e folhas informativas que ilustram os antecedentes do tópico da discussão.

Se possível, você deve enviar uma cópia desses documentos para todos os membros do Conselho Consultivo com duas semanas de antecedência, juntamente com uma cópia da agenda.

Criar a agenda da reunião

Abaixo está um exemplo de uma Agenda (com comentários para a execução da reunião de forma eficiente) que você pode querer usar para sua primeira reunião do Conselho Consultivo.

Observe que cada item da agenda está cronometrado; criar um cronograma em sua reunião e cumpri-lo garante que sua reunião não fique atolada e estimule a discussão no assunto.

Faça arranjos para registrar os minutos da reunião

Você também deseja fazer alguns arranjos para registrar o acta da reunião. Não tente fazer isso sozinho; você precisa poder participar plenamente e ouvir e contribuir bem é um trabalho a tempo inteiro. Se você não tem alguém que pode participar e servir como secretário, peça permissão aos membros do Conselho Consultivo para registrar a reunião.

Faça refrescos disponíveis

Tendo refrescos disponíveis é uma boa idéia.Café, chá, água, sucos e lanches saudáveis, como frutas ou muffins, são um toque agradável e sempre bem vindo nas reuniões. Após a sua primeira reunião, você terá uma sensação de preferências dos participantes para bebidas e lanches e pode planejar em conformidade para a próxima reunião.

Relaxe!

Acima de tudo, não se preocupe com sua apresentação. Você está lá para compartilhar sua visão e esperanças para sua empresa e procurar conselhos, para não impressionar ninguém com efeitos de apresentação multimídia.

Seu objetivo de longo alcance é estabelecer uma relação de confiança de trabalho com seus membros do Conselho Consultivo, então concentre-se em garantir que seus membros do Conselho Consultivo se afastem sentindo que foram ouvidos e que contribuíram para a gestão da sua empresa - e aguardamos a próxima reunião do Conselho de Administração.

Eu incluí comentários nesta Agenda da Reunião do Conselho Consultivo de Amostra para orientá-lo no processo da reunião. Sinta-se livre para imprimir esta agenda e adaptá-la às suas necessidades - você pode copiá-lo diretamente em um documento do Office Word, Excel ou similar, selecionando o texto e usando copiar / colar (usando o Windows, descreva o texto a ser selecionado com o mouse , e pressione CTRL-C para copiar e CTRL-V para colar).

Nome da sua empresa - (Preencher)

Agenda

Data - (Preencher)

Localização - (Preencher)

Início / Tempo de término	Atividade
10: 00 - 10: 05 a. m.	Introduções (Supondo que seus membros do Conselho Consultivo não se conheceram, se apresentem e todos os membros do Conselho de Administração, dando uma breve descrição de seus conhecimentos.)
10: 05 - 10: 10 a. m.	Por que um Conselho Consultivo? (Uma breve declaração de como você vê o Conselho Consultivo operacional e as contribuições que você espera que o Conselho Consultivo possa fazer para sua empresa. Inclua detalhes, como a frequência com que o Conselho se reunirá.)
10: 10-10: 20 a. m.	Perguntas (Se houver algum. Se não houver, pergunte aos membros do Conselho de Administração como eles vêem o Conselho Consultivo operacional e como eles esperam contribuir.)
	Tópico de Discussão: (Insira sua pergunta / declaração de problema aqui.)
10: 20 - 10: 25 a. m.	Apresentação do tópico de discussão (Um esboço da história do tópico e de como está afetando atualmente a empresa; abstenha de dar suas opiniões / soluções neste momento.)
10: 25 - 11: 35 uma. m.	Discussão (Você quer manter as idéias fluindo nesta fase, não rejeite nem remova idéias neste ponto. Envie suas idéias / visualizações, também.)
11: 35 - 11: 50 uma. m.	Propostas / Resoluções (Avaliando as ideias que o grupo ouviu e escolhendo as melhores "soluções".)
11: 50 - 11: 55 a. m.	Resumo (Resumir o tópico, a discussão e os resultados para o grupo e dizer-lhes o que você pretende fazer.)
11: 55 a. m.	Ajustamento

Data da Próxima Reunião - (Preencha)

Se você usa esse cronograma, este é um ótimo momento para levar seus membros do Conselho Consultivo para um bom almoço (especialmente se os lanches tiverem não foi servido durante a reunião). Lembre-se de que a reunião acabou e o almoço deve ser principalmente uma ocasião social!

Mantenha as reuniões curtas

Você nunca deve ter uma reunião do Conselho Consultivo que funciona mais de duas horas. Duas horas são longas o suficiente para que a maioria das pessoas dê toda a atenção à tarefa em questão.

Comece as reuniões do futuro com uma revisão de tópicos anteriores de discussão

Em reuniões futuras, você deve começar com uma revisão do que você fez sobre o tópico que foi discutido na última reunião e convidar os comentários dos membros do Conselho Consultivo sobre as ações da sua empresa.

Porque o "meet and greet" está fora do caminho, você pode querer ter dois tópicos de discussão em futuras reuniões do seu Conselho Consultivo. Você pode até ter três, se você acha que irá caber confortavelmente no formato de duas horas. Mas você nunca deve ter mais de três.

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