7 Maneiras de se certificar de que todos os RFI são Golden

Cada pedido formal de informação ou RFI que você recebe tem a chance de trazer seus negócios, mais cedo ou mais tarde. Embora isso possa parecer otimista, é baseado na seguinte verdade simples. É preciso um tempo e um esforço do cliente para montar uma RFI de construção, para selecionar um painel de empresas de construção potenciais para quem enviar essa RFI e coletar e comparar as respostas. Para cada RFI, o cliente quer encontrar um bom contratado - então, certifique-se, mais cedo ou mais tarde, esse contratante é sua empresa!

Antes de começar, descubra mais

Pode ter sentido para você investir tempo e esforço do seu lado para começar a responder uma RFI. Por outro lado, não pode. No entanto, em ambos os casos, a resposta que você faz e a forma como o faz pode determinar quais outras oportunidades futuras também são úteis. Em primeiro lugar, obtenha mais informações sobre o RFI.

• Como o cliente achou sua empresa?
• Por que o cliente decidiu incluir sua empresa na RFI?
• Quantos outros contratados receberam a RFI?

Entre em contato com o cliente por telefone, se um número de telefone de contato for fornecido, ou por email, de outra forma, para uma resposta rápida. Lembre-se de que uma RFI raramente é o único passo no processo do cliente. Geralmente, é um primeiro passo antes de emitir um RFP (pedido de proposta). Se houver 20 empreiteiros que possam receber uma RFP após a RFI, cada uma delas tem apenas 5% de chances de ganhar - todas as coisas sendo iguais. Use as seguintes dicas para ajudá-lo a empilhar as probabilidades consideravelmente mais a seu favor.

Agora, impulse suas chances de avançar e, finalmente, ganhe

Se você decidir não proceder, responda ao cliente para agradecê-los por seu interesse, dê um motivo aceitável para declinar e exprima seu interesse em ser considerado para futuras RFIs. Uma resposta curta, educada e acima de tudo oportuna ainda pode colocá-lo em uma boa luz para projetos futuros.

Se você decidir prosseguir, faça o RFI dourado para você e obtenha a RFP que segue seguindo as seguintes etapas.

1. Certifique-se de entender o que o trabalho de construção é necessário. Entre em contato com o cliente para esclarecimentos, se necessário. Até 30% das respostas dos contratantes às RFIs perdem o ponto e são eliminadas imediatamente.
2. Responda à RFI como se fosse uma RFP. Você não enviaria uma brochura de marketing para responder a uma RFP, então evite a mesma armadilha quando se trata da RFI inicial. No entanto, até 50% dos contratados fazem exatamente isso e, posteriormente, não conseguem mais.
3. Mantenha sua resposta à RFI curta, direcionada e relevante, com preços de construção, quando apropriado. Seu cliente precisa encontrar sua informação rápida e facilmente entre todas as outras respostas recebidas. Use o formato especificado pelo cliente pelo mesmo motivo.
4. Inclua quaisquer especificações, tecnologia ou certificações que a sua empresa possui e que adicionem valor relevante à sua resposta à RFI. Não só isso mostra que você pensou em sua resposta, mas também pode reduzir ainda mais o número de empresas, em seguida, obter a seguinte RFP (como em apenas aqueles que mencionam especificações similares, etc.) Incluir qualquer outra informação específica para sua abordagem e sua empresa que irá diferenciá-lo positivamente de outros contendores.
5. Mencionar todas as características da sua empresa que merecem atenção especial. Algumas agências governamentais podem fazer um esforço especial para incluir pequenas empresas entre seus empreiteiros, por exemplo.
6. Dê informações de registro de rastreio conforme necessário, ou mencione a experiência e os projetos relevantes executados com sucesso se você não tiver exatamente os mesmos solicitados na RFI. Faça o seu melhor, em vez de não fazer nada.
7. A prática torna perfeita. Se as suas respostas iniciais não obtiverem pedidos de pedidos depois, descubra o que precisa ser melhorado. Ao aplicar as primeiras seis etapas nesta lista, você já pode restringir o campo consideravelmente. Pode levar um pequeno ajuste ao seu processo para desbloquear a RFP após a RFI.