Fatos básicos sobre o formulário W-2

O que é um formulário W-2? O formulário

A W-2 é uma declaração que deve ser preparada pelos empregadores todos os anos para os funcionários, mostrando os ganhos brutos totais do empregado, os ganhos da Segurança Social, os ganhos do Medicare e os impostos federais e estaduais retidos do empregado. O objetivo deste formulário é fornecer ao empregado informações que devem ser incluídas no formulário de imposto de renda. Ele também fornece à Administração da Segurança Social e informações do IRS para verificar a declaração de imposto de renda do empregado.

Quando o W-2 Form Due?

MUDANÇA IMPORTANTE: A partir dos relatórios de impostos anuais de 2016 e para todos os anos subsequentes, os formulários W-2 e W-3 devem ser arquivados com a Administração da Segurança Social (SSA) até 31 de janeiro do próximo ano. Então, para pagamentos de impostos em 2017, você deve arquivar até 31 de janeiro de 2018. A mudança foi implementada para reduzir a fraude fiscal. Os prazos de relatório anual de imposto de folha de pagamento 2018 para pagamentos de impostos de 2017 mostram os prazos exatos para o ano em curso.

O formulário W-2 deve ser fornecido aos funcionários até o final de janeiro, com informações do ano civil anterior. Este prazo não mudou. O W-2 deve incluir um formulário de transmissão W-3, a menos que você esteja arquivando online com o SSA. O prazo de 31 de janeiro aplica-se a envios enviados por via postal e on-line ao SSA. O arquivamento após o prazo pode resultar em penalidades de arquivamento tardio.

Sim, você deve arquivar W-2s com a Administração da Segurança Social (SSA) no mesmo prazo em que você fornece formulários aos funcionários.

Esta é uma boa razão para dar aos funcionários seus formulários no início de janeiro, para que você possa encontrar e corrigir erros antes de arquivar com o SSA.

Partes do Formulário W-2

Um formulário W-2 é uma forma de várias partes:

• A cópia A vai para a Administração da Segurança Social. A cópia A geralmente é impressa em uma forma vermelha espacial laser-scannable. Se você está arquivando uma cópia em papel, você deve usar apenas o papel fornecido pelo SSA.
• A cópia 1 é para a cidade, estado ou localidade
• A cópia B é para arquivamento com o retorno de imposto federal do empregado
• Cópia C é para registros do funcionário
• Cópia 2 é outra cópia para uma cidade, estado , ou localidade
• A cópia D é para os registros do empregador.

Onde posso obter formulários W-2?

Você não pode simplesmente copiar o formulário W-2 da internet. Conforme mencionado acima, a cópia A do formulário é impressa em papel especial. Você deve usar os formulários "oficiais". Você pode obter os formulários W-2 oficiais de uma loja de cópias, de alguns programas de software de impostos (procure a versão para pequenas empresas) ou do seu preparador de impostos.

Que informações eu preciso para preencher os formulários W-2?

Informações sobre o seu negócio

Para cada W-2, você precisará incluir informações sobre sua empresa:

• Seu número de identificação do empregador
• O nome da sua empresa
• Seu endereço comercial
• Seu negócio Número de identificação fiscal do estado (verifique com o departamento de receita do seu estado)

Informações sobre seus empregados

Para cada funcionário, você precisará de informações pessoais atualizadas:

• Número da Segurança Social ou outro número de identificação fiscal < Nome
• Endereço
• Informações sobre os ganhos dos empregados

Em seguida, você precisará de informações sobre salários totais e retenção para cada funcionário no ano passado:

Salários totais, receita de dica e outra compensação

• Total de salários da Segurança Social (até o máximo da Segurança Social)
• Salários totais do Medicare (mesmo salário total)
• Dicas de Segurança Social e dicas alocadas

Informações sobre Planos de aposentadoria Na Caixa 12, você precisará indicar, para cada W-2, se cada funcionário participa de um plano de aposentadoria ou de um plano não qualificado sua empresa, se esse funcionário é um funcionário estatutário, ou se a pessoa recebeu pagamento por doença de terceiros.

Informações sobre benefícios especiais

A caixa 13 da W-2 requer informações sobre deduções para planos de benefícios para empregados e outras deduções que devem ser relatadas na declaração de imposto de renda do empregado. As instruções para o Formulário W-2 contêm um guia de referência para os códigos da Caixa 13.

Número de controle (opcional)

Você pode querer adicionar um número de controle interno em cada formulário W-2 se você estiver pagando muitos funcionários. Você pode gerar o número você mesmo, ou seu software de preparação de folha de pagamento pode gerar esse número.

Onde posso encontrar a informação para o W-2?

As informações para este formulário vêm do seu registro de folha de pagamento, que mostra os totais acumulados no ano para cada empregado por salários e retenções, além de deduções para planos médicos, contas de poupança de saúde e outros itens. Você também precisará de um formulário W-4 atual para cada funcionário. O formulário W-4 é usado pelo empregado para lhe dar seu endereço,

Como faço para preencher o formulário W-2?

Este artigo sobre como completar o formulário W-2 orienta você pelo processo passo a passo.

Como enviar o formulário W-2? Posso enviar esses formulários on-line?

Você envia o formulário W-2 para a Administração da Segurança Social (SSA), até o final de fevereiro. Sim, você pode enviar esses formulários on-line para o SSA, usando o serviço Business Online. Se você tiver 250 ou mais formulários W-2, você deve enviá-los para o SSA online.

E se eu fizer um erro em um formulário W-2?

Antes de enviar esses formulários aos funcionários, verifique se há erros comuns. Se você cometer um erro, você pode corrigir facilmente o formulário e devolver o formulário corrigido ao empregado. Se o erro for descoberto depois de enviar os formulários à Administração da Segurança Social, aqui está o processo para corrigir o formulário. Você também deve enviar novamente o formulário de transmissão W-3.