Confundido pela nuvem? Dicas para escolher um fornecedor

Mesmo os advogados experientes em informática que buscam abandonar a dependência de servidores baseados em escritório para dar armazenamento "no éter", um esforço de boa fé pode facilmente ficar sobrecarregado com a variedade de serviços de armazenamento em nuvem acessíveis hoje. À medida que abandonam qualquer última ligação a uma área de trabalho ou mesmo a um computador portátil, os advogados enfrentam uma série de opções para o armazenamento baseado em nuvem. Tanto quanto alguns de nós estão tentados a escolher o primeiro provedor que promete fazê-lo funcionar e torná-lo seguro, outros podem preferir uma abordagem mais bem fundamentada antes de entregar seus dados para o ótimo computador no céu.

Este autor conversou com o fundador e CEO da Legal Workspace, com sede em Dallas, Joe Kelly, sobre como os advogados e outros no campo jurídico podem abordar uma mudança de servidor para a nuvem e o que eles podem procurar ao fazê-lo. Nossa discussão segue.

Lori Tripoli: Ainda há muita resistência por parte dos advogados para armazenar seus documentos na nuvem?

Joe Kelly: Há um pouco. Mas há uma nova geração de advogados que apreciam não estarem ligados a um servidor em seu escritório, para que eles possam trabalhar com segurança em qualquer lugar. Alguns holdouts pensam que os dados são mais seguros em seu escritório ou em sua sala de servidores, mas a realidade é que, se eles estiverem conectados à Internet, seus dados são muito mais seguros com alguém como nós com nossos firewalls, backups de energia, sistemas de detecção e prevenção de intrusão. e todas essas coisas que vêm com data centers.

LT: Como os advogados tendem a decidir qual empresa de armazenamento baseada em nuvem usar? Existem outros fatores além do preço, facilidade de uso e segurança?

Joe Kelly: Existem muitas opções de qualidade do consumidor que são boas, mas não oferecem aplicativos e serviços especializados para advogados. Onde somos realmente diferentes, contratamos pessoas de suporte que trabalharam para escritórios de advocacia, e nós os certificamos em todos os aplicativos que apoiamos, o que é muito útil para problemas de migração ou exportação.

O que torna o produto da sua empresa melhor do que, digamos, o Dropbox?

Joe Kelly: O Dropbox é apenas o armazenamento de arquivos sem muitas das funções e salvaguardas que a maioria dos escritórios de advocacia acham necessários. Por exemplo, certos registros armazenados eletronicamente estão protegidos pela Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde (HIPAA), exigindo que entidades cobertas, como médicos e provedores de seguros, mantenham rígidos padrões de segurança para informações confidenciais. Se um escritório de advocacia funciona para uma entidade abrangida, também pode estar sujeito aos requisitos HIPAA. Temos uma oferta compatível com HIPAA que atende esses padrões, o que as soluções disponíveis podem não oferecer.

Que tipo de suporte técnico você oferece?

Joe Kelly: Nós incluímos suporte ilimitado de 8 a. m. para 5 p. m. no fuso horário de nossos clientes, para que eles não tenham que comprar blocos de tempo para serviços técnicos. Estamos disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana, mas há uma taxa de suporte técnico fora das horas designadas.

Você fornece treinamento?

Joe Kelly: Nós podemos fornecer qualquer personalização e treinamento que nossos clientes exigem, com taxas nominais de tempo e materiais.

O que acontece com a informação na nuvem se um escritório de advocacia se separar?

Joe Kelly: Se os advogados estão quebrando para iniciar uma nova empresa e não quer fazer um enorme investimento de capital, eles podem entrar em contato conosco para garantir que estamos preparados para ajudá-los e nós trabalhamos com todas as partes para assegurar que os dados corretos sejam migrados para a nova empresa.

Esse processo normalmente leva menos de uma semana. Uma coisa a considerar é qual empresa manterá o nome de domínio da empresa antiga e encaminhará quaisquer e-mails que possam entrar.

Como você sabe se você foi pirateado?

Joe Kelly: A primeira linha de defesa é firewalls e um sistema de prevenção de detecção de intrusão (IDPS). Além disso, registramos todo o acesso do usuário aos arquivos e pastas. Nossos administradores de segurança passam regularmente por logs e buscam padrões estranhos, como se um usuário tente acessar uma grande porcentagem de arquivos de uma empresa. Estamos diante de qualquer problema com o nosso IDPS. Um IDPS bloqueia automaticamente os endereços IP (Internt Protocol) se o tráfego estranho for detectado. Na verdade, monitoramos os IDPS e os logs de segurança.

Se um cliente encerrar um acordo, seus dados serão destruídos?

Joe Kelly: Enviamos uma cópia de todos os dados de volta ao cliente em forma criptografada.

Somente reter dados por 14 dias. Se alguma vez retirarmos os servidores fora de serviço, usamos o software do Departamento de Defesa de Nível 7 para apagar completamente essas unidades, portanto, não há vazamento de dados.

Como você se envolveu neste negócio?

Joe Kelly: Estudei sistemas de informação de gerenciamento na escola e, em seguida, iniciou a Business Network Consulting, uma empresa de tecnologia e serviços de informação, com escritórios inicialmente em Denver. Essa empresa tornou-se líder em terceirização de tecnologia da informação e consultoria para empresas de médio porte. À medida que continuamos a expandir, continuamos ganhando interesse dos escritórios de advocacia sobre as soluções em nuvem e adicionamos muitos como clientes, e com a evolução da velocidade da Internet e tecnologia aprimorada, conseguimos construir um modelo e oferecer um conjunto de aplicativos que poderiam suportar múltiplas leis empresas.