Crie um Script de Atendedor Automatizado Profissional

Sua saudação automatizada de atendimento automatizado em seu sistema de telefone comercial é a primeira coisa que seus clientes e parceiros de negócios ouvirão quando chamarem sua empresa. Para os chamadores pela primeira vez, você só tem uma chance de fazer uma boa primeira impressão, e esse será seu atendente automatizado. Para as pessoas que convocam sua empresa com freqüência, você quer fazer o seu processo de atendimento automatizado tão eficiente quanto possível para que eles não percam tempo ouvindo seu script de atendimento automatizado inteiro toda vez que eles chamam.

A maneira mais rápida e fácil de programar e gravar o recurso de atendimento automatizado do seu sistema de telefone é escrever um script em um programa de processamento de texto. Selecione uma pessoa para gravar o script que tenha uma voz amigável, pode falar sem gaguejar ou hesitar e pode pronunciar e anunciar cada palavra e nome claramente.

Atendimento Automatizado

A primeira parte do script será a saudação. Esta é a sua oportunidade de apresentar a sua empresa aos seus chamadores e recebê-los verbalmente em sua empresa.

Atendimento Automatizado Cumprimento

Comece com uma apreciação por sua chamada ou empresa
Mantenha a saudação curta, de modo que retornar chamadores não são adiados cada vez que eles chamam
Use seu slogan, slogan da empresa e nome do site, ou ambos, se você os possui.

Cumprimento de atendente automatizado Não faça '

Não use mais de duas ou três frases para cumprimentar seus chamadores
Não promova seu site se não tiver nada de valor para oferecer aos seus clientes
Não faça uma linha de slogan ou tag apenas para preencher a saudação.

Opções de Atendimento Automatizado

A parte mais importante do atendente automatizado apresenta as opções que seus chamadores devem escolher para acessar a pessoa com quem precisam falar. Existem dois tipos de chamadores: (1) pessoas que não estão familiarizadas com sua empresa e precisarão de orientação e (2) usuários que sabem exatamente de quem eles precisam falar e conhecer sua extensão.

Opções de atendimento automatizado Faça

Use as opções que são comumente aceitas. Por exemplo, "Pressione zero para o Recepcionista", "Pressione a tecla de libra para retornar ao menu anterior."
Diga aos chamadores o mais rápido possível quando eles podem discar a extensão de sua parte se eles já o conheçam.
Deixe seus chamadores conhecerem a frente se suas opções de menu mudaram recentemente. Remova este aviso após três semanas.
Primeiro, coloque as opções mais freqüentemente chamadas.
Dê a descrição da opção antes de atribuir o número da opção. Por exemplo, "Para Suporte ao Cliente, pressione '5'."
Verifique a documentação do seu sistema para números de opções de menu reservados. (por exemplo, todas as extensões começam com o número "8" e, portanto, "8" não pode ser usado como opção de menu).

Opções de atendimento automatizado Não faça

Não diga "Por favor" antes de apresentar todas as opções (por exemplo, "Pressione 1 para … Pressione 2 para … Pressione 3 para …" etc.) > Não mostre mais de seis opções por vez. Se você tem mais de seis opções, crie uma estrutura de menu de várias camadas. Por exemplo, "Para as opções de vendas e serviços, pressione 5."
Não assuma que todos tenham um telefone com toque. Se uma opção de menu não for selecionada dentro de três segundos após o final da saudação, conecte o chamador ao recepcionista.

Sample Automated Attendant Scripts

Obrigado por chamar a The Operations Tech Company, onde "Tecnologia e negócios se reúnem". Se você conhece a extensão da sua festa, você pode discá-la a qualquer momento. Caso contrário, escolha uma das seguintes opções. Para o serviço ao cliente, pressione '1'. Para suporte técnico, pressione '2'. Para o horário comercial habitual, pressione '3'. Para contabilidade, pressione '4'. Para compras, pressione '5'. Para encontrar uma localização próxima a você, pressione '6'. Caso contrário, pressione '0' para o recepcionista ou fique na linha e alguém irá ajudá-lo em breve.

Bem-vindo à The Operations Tech Company. Para verificar o status da sua conta, visite-nos na web. Se você conhece a extensão da pessoa, você pode discá-lo a qualquer momento. Para o diretório da empresa, pressione '1'. Para. Se você conhece a extensão da pessoa, você pode discá-lo a qualquer momento. Para o diretório da empresa, pressione '1'. Para suporte técnico, pressione '2'. Para o serviço ao cliente, pressione '3'. Para vendas e marketing, pressione '4'. Se você gostaria de falar com a recepcionista, pressione '0' ou fique na linha e um dos nossos simpáticos funcionários irá ajudá-lo. Obrigado por chamar a The Operations Tech Company, onde "Tecnologia e negócios se juntam".

Após as horas, fim de semana e ferramento Atendimento automatizado Cumprimento

Se o seu negócio fechar após um determinado período de tempo ou nos fins de semana e não há ninguém para responder ou ajudar seus chamadores, crie um serviço pós- horas de atendimento automatizado. Informe os seus chamadores pela frente que o negócio está fechado e peça que eles liguem no final. Além disso, inclua suas horas normais de operação.

Sample Automated Attendant After-Hours / Weekend Script

Obrigado por ligar para a The Operations Tech Company. Estamos fechados. Estamos abertos das 9h às 10h de segunda a sexta-feira e das 10h às 12h no sábado, horário padrão central. Se você conhece a extensão da sua festa, você pode discá-la a qualquer momento. Caso contrário, ligue de volta durante o horário comercial normal para que possamos ajudá-lo. Obrigado por chamar a The Operations Tech Company, onde "Tecnologia e negócios se reúnem". Adeus.

Obrigado por ligar para The Operations Tech Company. Estamos fechados. Se esta é uma situação de emergência, ligue para o nosso serviço de atendimento ao 585-555-1234. Se você conhece a extensão da sua festa, você pode discá-la a qualquer momento. Se você tiver uma conta conosco, você pode verificar seu status 24 horas por dia, 7 dias por semana em www.operationstech. sobre. com. Nossas horas normais de trabalho são das 9h às 17h de segunda a sexta-feira e das 10h às 12 horas do sábado, horário padrão central. Caso contrário, ligue de volta durante o horário comercial normal para que possamos ajudá-lo. Obrigado por chamar a The Operations Tech Company, onde "Tecnologia e negócios se reúnem". Para repetir esta mensagem, pressione a tecla de libra. {3 segundos de pausa} adeus.
Cumprimentos de atendentes automatizados sazonais

Para promover as promoções sazonais da sua empresa ou apenas para estender uma saudação sazonal especial para todos os seus chamadores, você pode querer prepaular sua saudação automatizada por um período de tempo limitado. Use isso com moderação e apenas se refletir o espírito de sua empresa. Por exemplo, uma saudação sazonal de férias que deseje a alegria e a prosperidade dos chamadores no Ano Novo dificilmente seria apropriada para uma agência de cobrança.

Sample Automated Attendant Script de saudação sazonal

Obrigado por ligar para The Operations Tech Company.

Confira nossas promoções de Natal em www. operationstech. sobre. com. Se você conhece a extensão da sua festa, você pode … Você chegou à The Operations Tech Company.
De "nossa família" para "sua família", gostaríamos de lhe desejar uma temporada de férias alegre e um ano novo bem sucedido. Se você conhece a extensão da sua festa, você pode … Obrigado por ligar para a The Operations Tech Company.
Pergunte ao seu representante de atendimento ao cliente sobre os nossos desconto de 4 de julho em todos os serviços de substituição. Se você conhece a extensão da sua festa, você pode …

Ensaios e testes

Antes de gravar seu script de atendimento automatizado, peça à pessoa que você escolheu para lê-lo ensaiando várias vezes na sua frente. Use isso para ajustar a pronunciação e a indicação. Depois que a nova saudação for gravada, ligue para o seu sistema de telefone imediatamente para verificar a gravação por erro e certifique-se de que todas as opções anunciadas funcionem como pretendido.