Formulários de apresentação eletrônica W-2 e 1099-MISC

Os formulários salariais e de pagamento para os empregados (no Formulário W-2) e os não empregados (no Formulário 1099-MISC) devem ser submetidos ao indivíduo ou a negócios até o final de janeiro e submetidos ao órgão federal apropriado antes do final de fevereiro. Aqui estão as datas específicas para os formulários do formulário W-2 e 1099 para o ano em curso.

Antes de enviar esses formulários, considere e-filing.

ACTUALIZAÇÃO: Novo Prazo para arquivamento de W-2s e 1099s

Com vigência com o ano fiscal de 2016, todos os W-2 e 1099 devem ser arquivados até 31 de janeiro do próximo ano.

Assim, para os impostos de 2017, esses formulários devem ser arquivados até 31 de janeiro de 2018. Os prazos de arquivamento foram movidos para monitorar melhor os formulários de fraude fiscal. O prazo é o mesmo para todos os documentos, incluindo o arquivamento eletrônico.

Leia mais sobre os prazos de relatório anual de imposto de folha de pagamento 2017.

Este artigo discute como arquivar e apresenta alguns dos benefícios do e-filing.

Benefícios do E-Filing

• E-filing, de acordo com o IRS, economiza tempo e esforço e ajuda a garantir a precisão.
• Se você e-file W-2 formulários, você não precisa calcular e enviar um formulário de transmissão W-3; A Administração da Segurança Social gera um W-3 automaticamente.
• Se você e-file 1099 formulários, você não precisa calcular e enviar um formulário 1096 para cada tipo de formulário 1099.
• Você pode usar o site do BSO para verificar números de segurança social para fins de relatórios salariais. Verificando os números da Segurança Social garante que os salários são relatados corretamente e evita costosos formulários W-2C para corrigir W-2s,

• O site do BSO oferece um tutorial, manuais, uma lista de verificação e muitas outras informações úteis para ajudá-lo a arquivar esses formulários W-2.
• Se você encontrar um erro em um ou mais formulários W-2 depois de enviá-los, você também pode enviar formulários W-2c (corrigidos) on-line.
• Você pode verificar se seus arquivos foram recebidos e verificar o status on-line.

Arquivando formulários W-2 com a Administração da Segurança Social

Você deve enviar todos os W-2 2017 para a Administração da Segurança Social (NÃO o IRS!), Juntamente com o formulário de transmissão W-3, até 31 de janeiro de 2018.

O SSA's Business Services Online (BSO) é o lugar certo para a apresentação de arquivos W-2. Se você estiver arquivando 250 ou mais formulários W-2, você DEVE enviar arquivos eletrônicos, mas se você tem menos de 250 W-2s, você pode se beneficiar do e-filing.

E quanto a 1099-MISC? Posso enviar arquivos eletrônicos desses formulários também?

Você pode enviar todos os formulários 1099, incluindo o Form 1099-MISC, ao IRS por correio ou on-line, usando o Sistema de Informação de Arquivo Eletrônico (FIRE).

Se você não está enviando eletronicamente, você também deve enviar um formulário de transmissão 1096, um para cada tipo de 1099 que você está enviando, o que resume todos os formulários para essa categoria.Este é outro benefício para o arquivamento eletrônico: não é necessário 1096.

Para arquivar formulários 1099 eletronicamente, certifique-se de arquivar o Formulário 4419 do IRS, o pedido para arquivar eletronicamente, pelo menos 30 dias antes da data de vencimento dos formulários e ler as informações do IRS sobre os requisitos para arquivamento com o sistema FIRE.

Lembre-se destas datas importantes:

Veja este artigo para os prazos de apresentação do ano atual.

Em geral, até o final de janeiro:

• Você deve formas W-2 para funcionários e formulários 1099-MISC para não empregados.
• Você deve enviar todos os W-2, com transmissão W-3, para a Administração da Segurança Social, incluindo o envio eletrônico.
• Você deve enviar todos os formulários 1099, incluindo Form 1099-MISC, juntamente com um formulário de transmissão 1096, ao IRS, incluindo o arquivamento eletrónico.