Estrutura de tarifas para empresas de planejamento de eventos

Se você está iniciando um negócio de planejamento de eventos para eventos sociais, eventos empresariais ou uma combinação de ambos, qualquer pessoa que esteja considerando seu próprio negócio certamente deve se preocupar em estabelecer uma taxa justa para os serviços. É importante saber como cobrar por serviços.

Infelizmente, a resposta não é simples. Vários fatores determinam sua taxa, incluindo o planejamento de eventos, despesas operacionais, salários e lucros.

A realidade é que as taxas variam de acordo com o local onde você opera, os tipos de projetos que você assume e o que o mercado está disposto a pagar.

Também depende do seu mercado-alvo. Ou seja, seu cliente ou perspectiva terá um orçamento objetivo em mente, e seus serviços devem ser competitivos dentro desses parâmetros.

Estruturas de eventos de maneira Estrutura de eventos Suas taxas

No entanto, se você deseja iniciar um negócio a tempo parcial ou mesmo em tempo integral, existem aproximadamente cinco maneiras de estruturar sua taxa de evento e citar suas taxas para os seus clientes:

• Taxa de projeto plano
• Porcentagem de despesas
• Taxa horária
• Porcentagem de despesas mais taxa horária
• Taxas com preços

Para as seguintes explicações e exemplos, suponhamos que deseja Ganhe em média US $ 75 por hora para seus serviços.

Taxas com base em uma taxa de projeto plano

Muitos clientes preferem saber quanto custa um projeto, incluindo todas as taxas. Como planejador de eventos, para oferecer isso, você deve determinar uma taxa fixa e determinar quais serviços serão cobertos por esse montante.

Isso coloca a responsabilidade de gerenciar um orçamento diretamente para você, o planejador, e exige antecipar uma variedade de cenários em que as circunstâncias podem mudar. Nesse cenário, o cliente pode contratar diretamente com o planejador de eventos para coordenar todas as despesas de logística, restauração, local de hospedagem, etc.

As despesas planas do projeto são normalmente usadas para eventos embalados, como os encontrados com programas de marketing esportivo e pode ser calculado por pessoa com muitas estipulações e ressalvas.

Por exemplo, suponha que você esteja sendo contratado para organizar um tour histórico histórico de um dia para 15 convidados. Seu cliente quer que você cite uma taxa fixa para transporte, um guia privado, almoço e qualquer / todas as taxas de admissão para locais; No entanto, ela também pede que você forneça uma quebra de alto nível de cada item de despesa.

Neste cenário, você deve negociar / calcular o custo de todos os serviços, incluindo seu tempo, e citar um total combinado de despesas. Será responsabilidade / risco do planejador de eventos identificar os depósitos exigidos, pagar todos os serviços e manter a responsabilidade por todos os contratos de serviços.

Taxas com base em uma porcentagem de despesas

Em média, os planejadores de eventos mais qualificados devem se sentir à vontade para cobrar entre 15 e 20% do custo total de um evento como parte de sua taxa.Dependendo da complexidade do programa e da quantidade de tempo necessário para planejar e executar um evento, às vezes isso é suficiente para cobrir o custo total e a fonte de lucro de um planejador.

Por exemplo, suponha que você esteja sendo contratado para organizar um jantar privado em um restaurante exclusivo para 40 convidados com uma média de US $ 175 por pessoa.

Vamos estimar que você leva um total de 15 horas para se encontrar com seu cliente, planejar, participar e completar todo o acompanhamento neste evento. Se você cobrar uma taxa de 18% das despesas totais, você ganhará apenas um pouco mais do que sua taxa horária direcionada de US $ 75 / hora:

$ 175 x 40 convidados = $ 7 000 x 18% = $ 1, 260
15 horas x $ 75 / hr = $ 1, 125

Se o cliente estiver contratando com você para todos os serviços diretamente, o custo da despesa do evento subtotal para o cliente seria um total de US $ 8, 260.

Taxas com base na taxa horária

Alguns clientes preferem que o planejador de eventos cite uma taxa horária para serviços e estimar o número total de horas para gerenciar e executar um determinado programa de cliente. Pode parecer semelhante à taxa de projeto plana, mas permite uma maior flexibilidade por parte de ambas as partes para ajustar as mudanças que podem ser necessárias ao longo do caminho.

Muitos planejadores de eventos empresariais serão cobrados por hora por serviços. Ele permite que um cliente saiba exatamente o quanto custará contratar seus serviços e permitir que ele / ela calcule um orçamento razoável. Freqüentemente, o motivo disso é porque o cliente quer ter um melhor controle sobre quaisquer despesas inesperadas.

Lembre-se sempre de definir parâmetros cuidadosos em torno das expectativas para que ambas as partes estejam de acordo sobre quais serviços serão fornecidos. Como planejador de eventos, você deve incluir uma referência ao faturamento para todas as despesas comerciais razoáveis ​​que podem ser incorridas.

Alguns planejadores de eventos podem registrar despesas operacionais, como transporte, aluguel de carros e outros itens de despesas diversas até 15-20% enquanto outros não; Se você fizer isso, você deve divulgar essas marcas e obter acordo com o cliente com antecedência.

Quando se trata de taxas de planejamento de eventos horários, também é importante determinar com que frequência você pode faturar seu tempo.

Por exemplo, vamos assumir que um cliente está contratando você em outubro para organizar um seminário de um dia em março. Seus serviços estão sendo contratados para gerar e negociar o local, serviços de restauração, A / V e contribuir para a criação de conteúdo para um número limitado de itens de comunicação (por exemplo, convites, agenda, formulários de avaliação, etc.).

Seu cliente também está contratando você para fornecer gerenciamento no local. Você estabelece um acordo na frente que você facturará por serviços identificados em horários diferentes e enviará faturas para todos os serviços realizados até a data numa base semanal, quinzenal ou mensal.

Sob este acordo, você e seu cliente devem elaborar uma declaração detalhada de trabalho que inclua as responsabilidades esperadas de ambas as partes. Então, você pode estimar um orçamento total de tantas horas mais despesas razoáveis ​​(seja claro sobre o que esses detalhes podem incluir).

Taxas com base na porcentagem de despesas mais Taxa fixa / Taxa horária

Às vezes, você está sendo contratado para organizar um evento e, por qualquer motivo, o cliente prefere uma taxa com base em uma porcentagem de despesas. No entanto, isso não é suficiente para cobrir o custo do seu tempo total e serviços. Nessas situações, é razoável apresentar suas taxas a um custo combinado em duas categorias diferentes.

Por exemplo, um cliente contrata você para organizar eventos associados a uma conferência. Sua tarefa é organizar dois jantares privados e uma partida de golfe, cada um com 50 convidados. O custo total desses eventos combinados é de aproximadamente US $ 20.000, mas requer cerca de 60 horas do seu tempo, e a complexidade desse projeto pode justificar uma maior margem de lucro. Mantendo isso em mente, você pode chegar a sua taxa fixa final + taxa horária com os seguintes cálculos:

Porcentagem das despesas Estimativa:
$ 20, 000 x 18% = $ 3, 600

Estimativa da taxa horária: < 60 horas x $ 75 / hr = $ 4, 500
Défice horário:

$ 900 Se você tiver um déficit, como fizemos no exemplo acima, você pode optar por cobrar 15 horas para gerenciar a logística de vários fornecedores externos. Sua cotação pode refletir o seguinte:

Despesas de eventos subtotais:

$ 23, 600 Taxa fixa:
$ 1, 125 (com base em 15 horas a US $ 75 / hr) Neste cenário, você precisará determinar cuidadosamente que você estimou suas horas de forma apropriada (uma conta para cobrir despesas operacionais não padronizadas, como viagens pessoais). Como esperado, poucos clientes ficam satisfeitos por ver aumentos nas despesas mais tarde, a menos que sejam justificados motivos.

Taxas com base em taxas comcomitantes

Outra maneira em que os planejadores de eventos podem coletar taxas por serviços é assegurando o espaço do evento através de locais que oferecem uma taxa comissionável. Estas são taxas tipicamente fornecidas às agências de viagens para reservar bilhetes, quartos de hotel e outras formas de transporte.

Por exemplo, muitos hotéis podem estender uma taxa comissionável até 10% para os quartos e outras despesas.

Embora alguns planejadores de eventos adotem taxas comissionáveis ​​como uma fonte de renda para si próprios, os clientes mais interessados ​​podem questionar o sentimento de lealdade do planejador de eventos quando as taxas comissionáveis ​​estão envolvidas. Por esse motivo, muitos planejadores experientes limitarão quaisquer seleções de planejamento que incluam uma taxa comissionável ou negociem preços não comissionáveis ​​para seus programas e passem essa fonte de poupança diretamente para a linha de fundo do cliente.

Além disso, alguns clientes podem estar cientes de que existem taxas comissionáveis ​​e não esperam que seus consultores externos faturem usando qualquer outro método de faturamento identificado que esboçamos e ainda pagamos uma taxa comissionável. Em geral, não é considerada boa forma por muitos planejadores de eventos essencialmente "mergulhar duas vezes" seu fluxo de receita dessa maneira.

Se aceitar taxas comissionadas, é melhor não cobrar as tarifas de seus clientes por seus serviços usando métodos de cobrança alternativos.

Existem cenários quando as taxas comissionáveis ​​são mais sensíveis, como uma organização sem fins lucrativos ou associação menor que pode estar contratando seus serviços para um evento ou reunião de membros e a maior parte das taxas são pagas diretamente pelos participantes em vez da organização .

Outro cenário pode ser se seu cliente estiver comprando presentes de clientes de você, e você também pode oferecer serviços de distribuição de itens promocionais. Nesse caso, simplesmente negocie os itens promocionais e não cobra por seus serviços por hora, a menos que seu cliente tenha conhecimento de todas as cobranças na frente.