Parecer especializado sobre planejamento para um orador profissional

Selecionar um orador principal, emcee ou animador para um evento corporativo ou organizacional requer um planejamento cuidadoso e uma compreensão dos objetivos da reunião. É por isso que os planejadores de eventos contam com a experiência de um gabinete de falantes.

Na primeira parte desta série, falei com Diane Goodman, presidente da Goodman Speakers Bureau, Inc., sobre as etapas básicas de seleção e contratação de um falante profissional.

Diane vem ajudando as organizações a garantir falantes desde 1979. Ela é uma líder reconhecida neste setor e trabalha com reuniões e convenções nacionais e internacionais de empresas e associações, entre outras.

Diane continuou sua conversa comigo para compartilhar algumas das suas perspectivas e experiências sobre a contratação de um falante profissional.

Sobre o planejamento de contratar um orador profissional

Q: Diane, você recomenda que os planejadores de eventos deveriam primeiro trabalhar com seus executivos internos para identificar objetivos e cronogramas claros de reunião e planejar o mais cedo possível para obter os melhores alto-falantes - especialmente falantes principais. Você pode compartilhar suas opiniões sobre porque isso é importante?

A: Como todos, queremos ter certeza de que nosso tempo é usado das maneiras mais significativas. Nós não queremos descer pelo caminho errado com um cliente ou orador - e então não conseguiremos obter o cronograma do alto-falante selecionado pelo cliente.

Para evitar esse cenário, recomendamos encarecidamente que os planejadores obtenham seus executivos na mesma página no início do processo de seleção de falantes. Isso pode ser feito facilmente ao gastar 15 ou 20 minutos com os tomadores de decisão no início do processo de seleção, para ser seguido por escrito para confirmar a direção que você está tomando.

Isso, em última análise, aumentará o valor dos planejadores para a equipe executiva, apresentando oradores que se encaixam nas metas e objetivos da reunião, bem como a missão estratégica geral e a visão da organização. Atualizações escritas ao longo do caminho também podem ajudar, dependendo da cultura e estilo da sua empresa.

Q: Você pode identificar três ou cinco dos tipos mais comuns de oradores solicitados e por quê?

A: Absolutamente. Aqui estão cinco tipos de falantes que cada planejador deve saber:

1. Motivacional: Não importa se é bom ou ruim, as pessoas sempre precisam de uma pequena motivação em seu trabalho e vida. Reuniões que são de alto conteúdo, educacionais ou orientadas para o treinamento precisam de alguma leviandade. É quando o alto-falante motivacional e motivacional é usado e sempre bem recebido … o riso faz as pessoas se sentir bem e também é um grande quebra-gelo.
2. Team Building: À medida que as empresas se reorganizam, se fundem, adquirem ou são adquiridas, precisam reconstruir ou fortalecer as relações internas.Programas interativos de construção de equipe ajudam a atingir esses objetivos.
3. Aventureiro: Suas histórias de coragem e determinação estão entre as mais inspiradoras. As audiências estão à beira de seus assentos, ouvindo essas pessoas incríveis.

1. Liderança / Gestão: Que características fazem um grande líder? Quais são as últimas tendências em desenvolvimento de gestão? Como as empresas podem reconhecer e recompensar funcionários para aumentar a retenção de funcionários? Como as empresas podem ser mais inovadoras para se manterem competitivas? Estas são apenas algumas coisas que os executivos querem ouvir.
2. Geração: Embora este não seja um novo tópico, ele está crescendo em popularidade à medida que mais gerações entram no mercado de trabalho. Isso afeta todo tipo de grupo de vendas e marketing para gerenciamento e RH.

Q: E quanto a contratação de artistas para atuar como emcees? Quais tipos de organizações estão fazendo isso e para quais tipos de reuniões?

A: É realmente sobre o tipo de reunião que a empresa está tentando criar, ao invés do tipo de empresa que está realizando a reunião. Geralmente, os grupos que usam MCs estão procurando apresentar uma reunião muito unificada com excelente fluxo e continuidade - às vezes com um olho em direção a um tema.

Muitas vezes, as reuniões orientadas para o conteúdo pesado usarão os artistas como MCs para iluminar a atmosfera e tornar uma reunião de outra forma assustadora bastante agradável. Vemos uma variedade de diferentes tipos de reuniões usando animadores como MCs.

Sobre Tendências na fala profissional

Q: Você percebe novas tendências na seleção de falantes? Por exemplo, há uma mudança para que especialistas da indústria atuem como palestrantes principais com mais freqüência?

Os autores comerciais mais vendidos são muitas vezes demandados. Parece que muitos autores - embora não todos - atingiram o circuito falante assim que seu livro começa a receber notoriedade. Além disso, parece haver muito mais interesse em ouvir de executivos empresariais bem sucedidos e o que chamamos de "gurus" de negócios, aqueles que estiveram lá, fizeram isso e agora estão falando sobre isso.

Na verdade, trabalhamos com especialistas da indústria, que podem ser acadêmicos ou especialistas em um determinado campo. Enquanto eles servem um propósito maravilhoso, tenha em mente que os "especialistas" da indústria não são necessariamente oradores profissionais experientes. Seu departamento de alto-falantes deve conhecer o estilo, a força e a fraqueza de cada especialista da indústria, assim como qualquer outro especialista, a fim de fornecer orientação adequada.

Q: quais tipos de organizações estão escolhendo especialistas sobre celebridades ou figuras de esportes reconhecíveis e em que circunstâncias?

A: Isso depende mais do tipo de reunião que a empresa está tentando criar. Reuniões de incentivo ou reuniões para pessoas que tiveram que ganhar o direito de participar, usarão mais tipos de celebridades para recompensar os participantes com uma experiência "inesquecível". Mais conteúdo ou reuniões direcionadas para a educação se encaminharão para mais especialistas da indústria e falantes de conteúdo.

Verificamos agora uma tendência muito boa para a mistura dos tipos de falantes que as empresas usarão em suas várias reuniões.Mais planejadores estão analisando a imagem geral e usando alto-falantes de conteúdo ou indústria, além de palestrantes motivacionais - e às vezes de artistas - em uma gama mais ampla de tipos de reuniões.

Sobre a contratação de um orador profissional

Q: Os oradores normalmente possuem requisitos específicos (além do pagamento de sua taxa de falas) que os planejadores de eventos devem estar cientes?

A: todos os requisitos específicos do falante são diferentes. No mínimo, um planejador deve esperar ser responsável pelo pagamento de passagens aéreas, acomodações durante a noite, transporte terrestre, refeições e requisitos AV. Às vezes, um orador pode ter uma taxa fixa para viajar ou exigir um pagamento específico para cobrir refeições e incidentes. Também pode haver taxas para folhetos específicos ou o direito de registrar o endereço ou a fala.

Escritórios de alto-falantes devem fornecer todos os requisitos extensivos para o planejador antes de uma decisão final é tomada para que não haja surpresas.

Sobre os honorários de um falante profissional

Q: Que tipo de taxas os planejadores de eventos devem planejar para um orador profissional? Existe uma maneira de ajudar a classificar os intervalos de tarifas para esperar para vários tipos de falantes?

A: Boa pergunta. As taxas variam de alguns milhares de dólares a mais de cem mil dólares. Os oradores definem suas taxas e não há critérios ou padrões específicos sobre como eles fazem isso.

Vamos dividir três dos diferentes tipos de falantes: profissional, especialista e celebridade.

1. Os falantes profissionais são aqueles que escolheram falar em uma vida. Existem milhares desses tipos de falantes no mercado. Eu gosto de pensar que eles baseiam suas taxas em suas habilidades de experiência, conhecimento e fala, mas muitas vezes é o que eles percebem seu valor.
2. Os palestrantes especialistas são aqueles que falam como resultado de sua experiência em uma determinada área. Não é a sua principal vocação.
3. Os falantes de celebridades são apenas isso: celebridades. Muitas vezes, você pagará muito dinheiro apenas para ter uma celebridade na plataforma. O planejador tem que determinar o valor disso!

Q: As taxas para um departamento de falantes estão incluídos na taxa do falante? Um planejador de eventos esperaria orçar taxas adicionais? Se assim for, em que circunstâncias)?

A: Geralmente, o orador paga à mesa uma comissão. Eles fazem isso porque a agência assegurou o compromisso para eles e assume todas as obrigações logísticas e contratuais. Há exceções, como em qualquer negócio, e pode haver momentos em que uma agência possa cobrar suas próprias taxas quando presta serviços, como pesquisa extensiva ou planejamento estratégico para empresas ou organizações.

Sobre os contratos de cancelamento de fala e escritórios de alto-falantes

Q: Muitas situações podem ocorrer que podem exigir que um falante cancele um noivado. Quais as etapas que um planejador de eventos pode tomar para resolver esta situação ao contratar um falante?

A: Este é o lugar onde um relacionamento de alto-falante pode realmente fazer um mundo de diferença, pois podemos "reunir" alto-falantes para nos ajudar em situações de emergência.

Espero que um cancelamento ocorra com tempo suficiente para encontrar uma substituição comparável. Mas o tempo geralmente não está do nosso lado quando ocorrem cancelamentos.

Então, quando um planejador aprende sobre um cancelamento, eles devem imediatamente chamar sua agência para um plano de "backup" - mesmo que seja apenas horas antes do discurso. Se for um grande evento com mais de um alto-falante, talvez possamos pedir a um dos nossos falantes já no evento para "fazer o duplo". "Ou, se sabemos que outro orador está geograficamente próximo, podemos pedir que ele ou ela faça um desvio para o nosso evento e economize o dia.

Há sempre soluções; Espero que você esteja trabalhando com uma agência que conheça seus falantes bem o suficiente para superar esses desafios frustrantes.

Q: Esse cenário é provavelmente um dos momentos mais importantes para trabalhar com uma agência de falantes. Você pode compartilhar um exemplo de como você garantiu alguém no último minuto?

A: Nós estávamos no local, gerenciando os falantes para um importante cliente de seguros que estava realizando uma reunião de incentivo. Cerca de 5 a. m. um domingo de manhã, a minha equipe recebeu uma chamada em pânico do cliente. O único falante que eles reservaram sem nossa assistência não apareceu. Aparentemente, houve algum problema com o transporte do falante, mas ninguém sabia o que aconteceu.

O cliente agora ficou com um buraco na sua agenda, onde o keynoter de abertura pertenceu! Então, nós conseguimos trabalhar imediatamente para fazer idéias para substituir idéias de substituição.

Conhecemos bem este cliente e o público deles, e determinamos que tínhamos o candidato perfeito a uma distância de carro. Chamamos seu escritório, celular, casa e sua esposa! Quando o encontramos, explicamos a situação, e ele concordou em chegar imediatamente à reunião. Uma vez que ele chegou, tivemos uma breve reunião com o cliente e falamos sobre objetivos, e sem mais, o falante tomou o palco.

Após a conclusão, o orador recebeu uma ovação permanente da platéia! Como aconteceu, ele provavelmente foi uma escolha melhor para a abertura da música principal do que a pessoa que encerrou um não comparência.

Os relacionamentos realmente importam!