Como Melhor Manutenção de Escritório de Direito Arquivos Financeiros

Se você aspira a ser advogado em exercício com seu próprio escritório de advocacia, você precisa entender quais registros você precisa manter. Você pode ser um especialista na prática da lei, mas você pode não se sentir tão confiante em seu conhecimento contábil. Compreender os fundamentos e usar software de contabilidade especializado pode manter sua prática segura.

Sistemas de contabilidade para um escritório de advocacia

Um bom sistema de contabilidade para qualquer pequena empresa incluirá controles internos fortes para monitorar receitas e despesas.

Como advogado, você precisa garantir que seu sistema de contabilidade tenha controles internos fortes, taxas cobradas e custos e despesas avançados, para clientes.

Independentemente de contas baseadas em um retentor específico, retenção anual, taxa contingente ou taxa de referência, sua taxa é baseada no tempo gasto nos projetos de seus clientes. Essa é a razão pela qual os advogados costumam manter registros detalhados para rastrear o tempo gasto em casos.

Você pode usar sistemas manuais ou eletrônicos para rastrear seu tempo e despesas imputáveis. Os cartões de razão do cliente foram usados ​​para registrar essa informação antes do advento do tempo legal e do software de cobrança. Independentemente do método de manutenção de registros que você preferir, você geralmente deseja registrar esta faixa seu tempo gasto em assuntos de clientes, juntamente com quaisquer despesas imputáveis, pelo cliente.

De tempos em tempos, você pode pagar as despesas em nome do seu cliente por taxas de arquivamento ou outros encargos.

A maioria dos registros de advogados praticantes desses custos avançados são registrados no sistema de forma semelhante a outras contas a receber.

O software de contabilidade terá revistas especiais para registrar um único tipo de transação freqüente. Para os advogados, o jornal de recibos de caixa mostrará uma repartição de (1) taxas recebidas e (2) reembolsos de despesas, incluindo uma alocação entre despesas gerais gerais pagas e custos de clientes pagos.

A complexidade do jornal de recibos de caixa variará de acordo com o tamanho do escritório de advocacia, sendo o mais básico o extrato bancário e as cópias de cheques.

Outros registros essenciais

Além dos registros discutidos acima, os advogados geralmente mantêm pelo menos o seguinte:

1. Livro de compromisso: Um livro de compromisso contém registros de compromissos, geralmente em um formato de calendário.
2. Revista de contas a receber: O diário de contas a receber mostra os recebíveis faturados, mas não cobrados.
3. Relatórios de clientes individuais: Estas contas contabilísticas incluem uma descrição dos serviços prestados, encargos e créditos, um resumo dos encargos não faturáveis ​​e faturas finais.
4. Registros de tempo de caso: Os registros de tempo são registrados para cada cliente.
5. Registro de casos em progresso: Este registro sintetiza qualquer trabalho legal em processo e normalmente é organizado pelo nome do cliente.
6. Relatórios de resumo de tempo: Os relatórios de tempo geralmente podem ser classificados pelo advogado ou pelo cliente e contêm informações como o horário, as datas trabalhadas, os faturamentos e outras despesas imputáveis.

Estes são os livros e registros básicos que a maioria dos advogados, independentemente da especialidade, serão arquivados para suas empresas. Muitos advogados usam software de contabilidade e software de gerenciamento de práticas legais para manter seus livros e registros em formatos eletrônicos.

Enquanto alguns escritórios de advocacia usam o QuickBooks, muitas outras empresas usam programas de software legais específicos da indústria, como Abacus Next, Clio ou ProLaw para gerenciar suas práticas.

NOTA : Este artigo destina-se apenas para fins educacionais; você deve consultar um profissional de impostos para discutir quaisquer questões ou problemas que você tenha com sua contabilidade, registro ou receita.