9 Etapas para um dia de trabalho mais produtivo

No local de trabalho agitado de hoje, o downsizing e as crescentes cargas de trabalho nos obrigaram a trabalhar de forma mais inteligente. Tim Kehl, um especialista em equilíbrio vida-trabalho com base em Madison, Wisconsin, oferece algumas dicas abaixo sobre como trabalhar inteligentes e ser mais eficientes.

Para estratégias adicionais, reveja essas dicas de gerenciamento de tempo e dicas de equilíbrio entre vida profissional e profissional.

Como trabalhar com inteligência e ser mais eficiente

Usar o tempo de forma mais eficiente é uma habilidade importante que todos, desde o recepcionista até o parceiro gerenciador, podem aprender.

A adoção da combinação certa de práticas de gerenciamento de tempo pode reduzir o estresse e salvá-lo até uma hora por dia. Abaixo estão nove dicas sobre como trabalhar inteligentes e ser mais eficientes.

1. Use a tecnologia para se organizar. Você não pode ser seu mais produtivo se você estiver desorganizado e cercado por desordem. Livrar-se dessas pilhas aleatórias de papéis e notas adesivas e usar um sistema de arquivamento eletrônico simples. Existem inúmeros programas de software que podem ajudá-lo a organizar uma ampla gama de detalhes de clientes e produtos, permitindo um acesso rápido e fácil. Além disso, adote um programa de agendamento pessoal que lhe permita manter um calendário, listas de tarefas, planos de trabalho e um diretório de contatos.

2. Agrupar mensagens recebidas. Verificar constantemente e responder seu e-mail, correio de voz e outras mensagens apenas interrompe seu trem de pensamento e dificulta a produtividade, especialmente em trabalhos que exigem pensamento criativo, inovador ou estratégico.

Aprenda a responder às mensagens recebidas em lotes e considere verificá-las apenas três ou quatro vezes por dia.

3. Adotar uma abordagem "one-touch". Utilize o princípio "Fazer, Delegar, Excluir ou Arquivo" para lidar com e-mails, letras, contas, mensagens de texto, mensagens de voz e outros pedidos.

4. Desperdiçadores de tempo de queda. Muito tempo é desperdiçado no trabalho, procrastinando, fazendo "trabalho ocupado", visitando sites de distração (especialmente sites de redes sociais), atendendo a reuniões desnecessárias, editando relatórios e interagindo com colegas interessantes que sempre estão tagarelando ou reclamando.

Concentre-se nas tarefas e atividades que realmente "movem a agulha" do negócio e reduzem ou eliminam aqueles que não.

5. Faça mini-pausas frequentes. Mesmo as pessoas mais ocupadas precisam limpar a mente e esticar suas pernas agora e novamente. Periodicamente tire uma respiração de cinco a dez minutos da sua mesa. Faça uma caminhada rápida, se puder, faça alguns exercícios de alongamento ou suba e descer as escadas algumas vezes. Fale com alguém que você gosta. Beber água. Coma um lanche saudável como frutas e vegetais frescos. Brevemente, afastar-se do seu trabalho irá relaxar seu corpo e rejuvenescer sua mente. Além disso, você ficará menos cansativo quando você voltar para casa à noite.

6. Delegado. Você não precisa fazer tudo. Mesmo. Outras pessoas são bastante capazes de lidar com algumas das tarefas que você geralmente reserva para si mesmo. Considere os deveres que você poderia compartilhar com os outros. Em seguida, comece lentamente a parcelar algumas dessas responsabilidades. Isso permitirá que você se concentre em seus itens de alta prioridade, enquanto dá a seus colegas de trabalho a chance de crescer e brilhar.

7. Aprenda a dizer não. Uma palavra tão pequena, mas tão difícil de dizer. Quando alguém pede que você faça algo que não seja sua paixão ou prioridade, decline educadamente, mas com firmeza.

Lembre-se de que dizer que não a uma coisa lhe dá a liberdade de dizer sim a outra coisa que é mais gratificante e mais digna do seu tempo e habilidades.

8. Pare de apontar para a perfeição. Você raramente alcançá-lo, e quase sempre é desnecessário. O perfeccionismo muitas vezes leva a microgestionagem, relações precárias com colegas de trabalho, procrastinação, baixa produtividade, depressão, estresse e ansiedade. As pessoas mais bem-sucedidas são aquelas que estão satisfeitas quando um trabalho está bem feito e salvam a necessidade de perfeição para as poucas coisas verdadeiramente importantes.

9. Saiba quando pedir ajuda. Se você está sobrecarregado no trabalho, e está causando estresse excessivo, não sofra em silêncio. Derrame a imagem Superwoman / Superman e explique sua situação ao seu chefe ou supervisor. As situações de trabalho insustentáveis ​​geralmente podem ser atenuadas, mas isso vai demorar alguma coisa.

Da mesma forma, se uma vida equilibrada continua a escapar de você, ou você está sofrendo estresse crônico, converse com um profissional (um conselheiro, trabalhador de saúde mental ou clergênico). Aproveite os serviços oferecidos pelo seu Programa de Assistência aos Empregados (EAP). Permitir que sua vida agüe você semana após semana, mês após mês, pode levar a sérios problemas físicos, mentais e sociais. Seja positivo e saiba que há soluções para seus problemas, mas você precisará procurar ajuda.