Como a Regra 80/20 pode ajudar a melhorar seu produtivo

Em 1906, o economista italiano Vilfredo Pareto criou uma fórmula matemática para descrever a distribuição desigual da riqueza em seu país. Pareto observou que vinte por cento das pessoas possuíam oitenta por cento da riqueza. No final da década de 1940, o guru de qualidade, Dr. Joseph M. Juran, atribuiu a Regra 80/20 a Pareto, chamando-o de Princípio de Pareto. O Princípio de Pareto ou a Lei de Pareto é uma ferramenta útil para ajudá-lo a priorizar e gerenciar o trabalho em sua vida.

Este artigo oferece uma visão geral da regra e exemplos sobre como isso pode ajudá-lo a melhorar sua produtividade e eficácia profissional e pessoal.

O que significa

A Regra 80/20 significa que, em qualquer situação, 20% dos insumos ou atividades são responsáveis ​​por 80% dos resultados ou resultados. No caso de Pareto, isso significava que 20% das pessoas possuíam 80% da riqueza. No trabalho inicial de Juran aplicando a regra 80/20 aos estudos de qualidade, ele identificou 20 por cento dos defeitos causando 80 por cento dos problemas. Os gerentes de projeto sabem que 20 por cento do trabalho (os primeiros 10 por cento e os últimos 10 por cento) consomem 80 por cento do tempo e recursos.

Outros exemplos que você pode ter encontrado:

• 80% de nossas receitas são geradas por 20% de nossos clientes.
• 80% de nossas queixas são de 20% dos nossos clientes.
• 80% dos nossos problemas de qualidade ocorrem com 20% dos nossos produtos.

Ou:

• 20% dos nossos contribuidores fornecem 80% do nosso financiamento.
• 20% dos nossos funcionários são responsáveis ​​por 80% dos dias de doença.
• 20% das minhas idéias geram 80% do meu tráfego no meu blog.

Há uma quantidade quase ilimitada de exemplos que tendemos a aplicar a regra 80/20 em nossas vidas pessoais e trabalhadoras. Na maioria das vezes, estamos referenciando a Regra de Pareto sem aplicar análise matemática rigorosa à situação.

Nós generalizamos sobre essa métrica 80/20, mas mesmo com esta matemática descuidada, a proporção é estranhamente comum em nosso mundo.

7 Áreas a regra 80/20 pode ajudar a sua produtividade:

1. Se você examinar os itens na sua lista "Fazer", é provável que apenas alguns dos itens estejam relacionados a problemas importantes. Embora possamos satisfazer o cruzamento de um grande número de problemas menores em nossas listas de tarefas, a regra 80/20 sugere que devemos nos concentrar nos poucos itens maiores que gerarão os resultados mais significativos. A lista pode não ser muito mais curta, mas você estará praticando priorização efetiva.
2. Ao avaliar os riscos para um próximo projeto, nem todos os riscos trazem igual significado. Selecione os principais riscos que representam o maior potencial de danos (dada a probabilidade de ocorrência) e concentre suas atividades de monitoramento e planejamento de risco nesses itens.Não ignore os outros, no entanto, distribua seu foco de forma proporcional.
3. Como representante de vendas, trabalhe muito para entender os atributos dos 20% dos seus clientes que compõem a maioria de suas receitas e investir seu tempo de prospecção na identificação e qualificação de clientes similares.
4. Avalie regularmente 80% de seus clientes que geram aproximadamente 20% de sua empresa e identifiquem oportunidades para expor esses clientes para aqueles que geram melhores resultados . Alguns gerentes e empresas ativamente descartam suas listas de clientes a cada poucos anos, efetivamente disparando os clientes com baixo desempenho.
5. Se você trabalha em suporte ao cliente ou em um call center, procure a distribuição 80/20 onde 80% das chamadas de seus clientes ou questões de suporte são atribuíveis a 20% de suas ofertas ou a 20% do número total de clientes. Para as ofertas que geram todas as chamadas, concentre-se na análise de causas raiz para identificar problemas de qualidade ou de documentação e, em seguida, tome medidas corretivas. Para a chamada alta, os clientes de volume se esforçam para entender o motivo de suas chamadas e oferecem métodos alternativos para obter respostas.
6. Empreendedores, solistas e profissionais independentes devem avaliar suas cargas de trabalho e avaliar se a maior parte do tempo é gasto perseguindo atividades de pequeno valor , incluindo trabalhos administrativos que são terceirizados fácil e barato.
7. Ao avaliar o seu progresso no meio do ano em seus objetivos, se concentre nos poucos objetivos ou atividades que são mais importantes para seu desenvolvimento ou sucesso. Semelhante à lista de tarefas, nem todos os deveres e metas são criados iguais.

Limites Práticos para a Regra 80/20:

Como exploramos, a Regra 80/20 tem muitas aplicações em nosso trabalho e vidas pessoais. No entanto, há oportunidades para aplicar incorretamente esta ferramenta e cometer erros críticos.

• Você não deve se concentrar em apenas 20% dos melhores desempenhos em sua equipe às custas dos outros 80%. Você é responsável por aumentar o número de melhores desempenhos, bem como avaliar e potencialmente eliminar aqueles que são consistentemente pobres artistas.
• A regra 80/20 pode sugerir reduzir o nível de diversificação que você procura com investimentos. Deve ser dada uma atenção cuidadosa ao seu conjunto geral de portfólio e ajustes feitos, se apenas 20% dos investimentos estiverem conduzindo 80% dos resultados .
• Enquanto 20 por cento do tempo investido em um projeto através de planejamento e execução pode gerar a maioria dos resultados ou progresso, você não pode dar ao luxo de ignorar os detalhes da iniciativa.

A linha inferior:

O Princípio de Pareto ou a Regra 80/20 é uma construção útil ao analisar nossos esforços e resultados. Não tem preço quando aplicado a listas de tarefas ou metas, e fornece uma estrutura analítica útil para muitas situações problemáticas. Use-o liberalmente, mas não o aceite como um absoluto ou é provável que você perca.

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Atualizado por Art Petty