Como escrever um relatório de progresso de negócios

Um relatório de progresso consiste em um cabeçalho, um resumo executivo, uma descrição dos componentes menores, uma indicação de quando o próximo relatório será devido. Você escreveria o relatório seguindo este modelo e depois o enviaria para seu chefe ou outro superior de relatórios designado.

Cabeçalho

O cabeçalho contém informações de identificação para o relatório. Você entrará o título, a data em que o relatório será publicado, o status do semáforo do que você está relatando (vermelho, amarelo verde) e a métrica geral, talvez o percentual completo, plano versus real.

Nota: um relatório de progresso, como este, é usado com mais freqüência para projetos, mas também pode ser usado para relatar outras coisas. Por exemplo, se você tiver sido designado a tarefa de reduzir o número de horas por desenho para uma empresa de engenharia, você usaria um relatório de progresso para mostrar seu progresso na redução do número de horas por desenho.

Título: Relatório de progresso do Projeto X
Data: 30 de maio 20xx
Status: Verde
Porcentagem concluída: 63 plano real, 59.

Resumo executivo

Você escreve o último sumário executivo. Este é o resumo de todos os principais pontos listados abaixo no corpo do relatório. Dependendo do seu público, às vezes o resumo executivo é limitado. Isso depende do seu público, do número de pessoas que recebem o relatório e seus níveis dentro da organização. Um resumo executivo é direcionado para aqueles gerentes seniores que podem não ter tempo para ler o relatório completo. Se o seu relatório for direcionado ao seu supervisor imediato, espera-se que ele leia o relatório e que o resumo executivo talvez não seja necessário.

No entanto, se este for um relatório amplamente distribuído a muitos executivos em toda a organização, pode ser necessário incluir um resumo executivo para aqueles indivíduos que não têm tempo para ler o relatório completo .

Progress of the Component Pieces

Este é o corpo principal do relatório. Nesta seção do relatório, você detalha seu progresso em todas as áreas componentes do projeto.

Você lista seus progressos e realizações em relação a todas as métricas durante este período de tempo. Você mostra o que seu plano é para o próximo período de tempo. E, então, você lista não apenas os bloqueadores, mas também os esforços que está sendo levado para limpá-los. Finalmente, a seção mostrará que assistência adicional é necessária de seu chefe ou outro destinatário do relatório de progresso.

Resumo

O corpo do relatório é seguido na seção de resumo. Inclui menos detalhes do que o progresso relatado na seção anterior. Você inclui a mesma informação, métricas, realizações, plano para o próximo período e qualquer bloqueador, mas fornece menos detalhes para cada categoria.Por exemplo, o resumo pode ser uma única frase, como "todos os entregáveis estão na hora", enquanto o registro de progresso na seção anterior pode dizer "Entregável A, devido em xx / xx / xx será entregue três dias antes. O relatório Y será entregue no tempo em xx / xx / xx. E o relatório C, atrasado por duas semanas enquanto espera os gráficos, agora deverá ser entregue na data de vencimento revisada de xx / xx / xx. "

Próximo Relatório Data de Vencimento

Aqui você lista quando o próximo relatório será enviado. Se este for um relatório semanal, por exemplo, você mostraria a próxima data de vencimento do relatório como uma semana a seguir.

Para um relatório mensal, você mostraria a data no próximo mês em que o relatório seria enviado. As pessoas que receberem o relatório esperam que esses dados sejam tão precisos como os dados nos relatórios.

Bottom Line

Seu relatório de progresso consiste no resumo executivo opcional, no relatório do progresso de todos os componentes do projeto, no resumo detalhado e na linha do tempo. Torná-los tão precisos quanto possível.