Como escrever um relatório anual sem fins lucrativos

Embora organizações sem fins lucrativos se reportem ao IRS com seus 990 anos, eles também sabem que devem produzir uma publicação que apresenta suas realizações aos seus apoiantes e ao público em geral.

Um relatório anual pode ajudá-lo a demonstrar suas realizações aos doadores atuais e futuros, cultivar novas parcerias e dar reconhecimento a pessoas importantes.

No entanto, as organizações sem fins lucrativos muitas vezes lutam com o que deve ser incluído em um relatório anual e o que deve ser excluído.

Os relatórios anuais também mudaram significativamente ao longo do tempo.

Uma vez que folhetos bastante ponderados escritos em linguagem que apenas os membros da comunidade pudessem entender, os relatórios anuais agora falam com um grupo mais amplo de pessoas e usam texto fácil de compreender, além de mais fotos e infografias.

Os relatórios anuais vêm em todos os formatos, tamanhos e apresentações. Muitos são postados em sites em vez de impressos e enviados. Um relatório anual pode ser um vídeo, um cartão postal ou uma apresentação de slides. Muitos relatórios anuais se tornam o caso da organização sem fins lucrativos para apoiar, enquadrar uma campanha de angariação de fundos.

Os relatórios anuais podem nem ser chamados assim. Eles podem ser um "relatório para a nossa comunidade" ou um "apelo à ação". "Eles costumam usar temas para organizar a informação, como" um dia na vida de "ou" transformação ". "

A chave para um relatório anual bem-sucedido hoje pode ser simplesmente usando sua imaginação, buscando muitos exemplos de instituições de caridade semelhantes às suas e descobrindo o que seu público gosta.

Um público mais jovem vai adorar algo digital, enquanto um grupo de doadores mais antigo pode preferir uma abordagem mais tradicional.

As dez dicas seguintes irão ajudá-lo a desenvolver um excelente relatório anual sem fins lucrativos, quer você fique com o tentado e verdadeiro ou empurre os limites de toda a mídia disponível para você.

1. Concentre-se em realizações, não em atividades.

Os doadores querem saber o que você fez, mas, o mais importante, eles querem saber por que você fez isso.

Quais foram os resultados? Por que gastou seu tempo e dinheiro do jeito que você fez? Que diferença isso fez?
Conecte as atividades cotidianas da sua organização à sua declaração de missão. Não assuma que os leitores entenderão automaticamente como suas atividades o ajudam a alcançar sua missão. Conecte os pontos para eles.

2. Pare de falar sobre coisas internas.

Obter uma conexão de internet de alta velocidade no escritório e o novo software de contabilidade pode ser grandes realizações de onde você se sente em sua mesa, mas eles não têm nada a ver com sua missão.
Inspirar os doadores com realizações relacionadas à sua missão em seu relatório anual e deixar todos os itens administrativos para o seu relatório para o seu conselho.

3. Não se gabar de suas conquistas de angariação de fundos.

Os doadores esperam que você obtenha dinheiro, mas as conquistas de angariação de fundos não devem ser celebradas em seu relatório anual ao mesmo nível dos resultados da missão.
Os leitores preferem saber o que você fez com o dinheiro do que a forma como o criou. Embora seja apropriado incluir informações sobre o bom desempenho de seus esforços de angariação de fundos, é melhor colocar essas informações na seção financeira do seu relatório, em vez de frente e centro.

4. Inclua fotos no relatório anual.

Sim, as fotos valem mil palavras.

Muitas pessoas que lêem seu relatório anual não lerão. Então, mostre o que você tem feito com o uso liberal de fotos. Essas fotos devem mostrar as pessoas ou animais que você ajuda, não seus membros do conselho, CEO ou principais doadores. Os doadores de hoje esperam uma história de você, e essa história pode ser dita ainda melhor com fotos excelentes.

Invista em uma boa câmera digital, ou gaste algum dinheiro em um fotógrafo profissional. Também é bom usar fotografia em estoque se você estiver em um orçamento apertado, desde que você escolha essas imagens com cuidado. Digite "fotos royalty free" no seu motor de busca favorito, e você encontrará inúmeros sites. Suas fotos devem apresentar rostos mais do que coisas.
Para obter algumas idéias sobre como usar fotos no seu relatório, consulte 14 Exemplos de Uso de Great Photo em Relatórios Anuais Sem Fins Lucrativos.

5. Escreva legendas que contam a sua história.

Agora que você os fez olhar as fotos, conte uma história com suas legendas. Não apenas indique o que está na imagem. Conecte a foto a uma realização.
Se as pessoas não lêem nada além das legendas em seu relatório anual, eles ainda devem ter uma idéia do bom trabalho que você fez no ano passado.

6. Inclua perfis pessoais.

Os doadores adoram histórias reais sobre pessoas reais. Os resumos gerais do seu trabalho levará seus doadores a dormir.
Explique o que você realizou em geral e, em seguida, humanize suas estatísticas com alguns perfis pessoais. Destaque como seu trabalho ajudou um indivíduo em particular. Compartilhe a história de um voluntário de como eles fizeram uma diferença positiva.

7. Explique seus recursos financeiros.

Muitos de seus doadores não saberão ler uma demonstração financeira ou não tomarão o tempo para lê-lo. Inclua um parágrafo ou dois que explica em inglês simples o que as tabelas dizem. Tente colocar algumas dessas informações em uma infografia. O próprio ato de projetar uma infografia força você a simplificar e simplificar mais. O texto sobre números faz com que os olhos das pessoas se esmaltem. Um infográfico apreende sua atenção, e esses números provavelmente serão lembrados.
Que números você deve incluir? Que tal o seu dinheiro e o que você gasta? Quantas pessoas você alcançou? Quais são as principais estratégias de angariação de fundos? Você criou alguma tática de economia de custos este ano?

8. Se você precisar de mais espaço para fotos e infografia, recorte as listas de doadores no relatório anual.

As organizações sem fins lucrativos precisam encontrar um equilíbrio entre usar o espaço em seu relatório anual para discutir suas realizações e usá-lo para reconhecer os doadores.
Se tanto quanto metade do seu relatório anual for de listas de doadores, você deve considerar escalar as listas de volta para ampliar o texto e as fotos. Doadores menores podem ser reconhecidos de outras maneiras, como listas em boletins informativos. Também considere homenagear os doadores de outras formas, como chamá-los nas redes sociais ou publicar fotos deles após um evento.

9. Verifique três vezes suas listas de doadores.

Não há melhor maneira de sabotar uma doação futura do que escrever o nome do doador em seu relatório anual. Se você não tem certeza sobre um nome, não adivinhe. Verifique com o doador.
Além disso, verifique atentamente os nomes das agências governamentais e fundações que lhe deram subsídios. Os nomes que as pessoas chamam essas organizações em conversa são muitas vezes curtos para os nomes legais completos que pertencem ao seu relatório anual.

10. Diga aos doadores como eles podem ajudar.

Nunca deixe um suporte potencial pendurado, imaginando como eles podem ajudá-lo. Depois de ter inspirado seus leitores com as boas obras em seu relatório anual, conclua dizendo como eles podem ajudá-lo a fazer mais.
Como eles podem ajudá-lo com seu dinheiro ou tempo? Peça-lhes que se voluntariem. Lembre-os das opções de doações planejadas. Diga-lhes sobre presentes de estoque. Dirija-os para formas de usar seu cartão de crédito para doar. Seja claro sobre as melhores maneiras de ajudar.