Operando um programa de cartão de compras

O cartão de aquisição, ou P-card, é uma forma de cartão de crédito da empresa que é emitido para funcionários que podem adquirir bens e serviços sem ter que processar a transação através do procedimento de compra tradicional, como como usando requisições de compra ou ordens de compra.

Existem vários programas de cartões de aquisição diferentes, alguns envolvem apenas o uso de fornecedores aprovados pela empresa, enquanto outros permitem que qualquer fornecedor seja usado.

As compras feitas por um empregado usando um cartão de compras geralmente são pequenas e de baixo valor. Muitas reações negativas sobre os programas de cartões de compras são direcionadas especificamente para o abuso do cartão pelos funcionários. No entanto, os benefícios dos programas de compras são muito maiores do que os riscos e custos envolvidos no funcionamento do programa.

Benefícios dos cartões de compras

O governo dos Estados Unidos descobriu que as compras inferiores a US $ 2500 representavam apenas 2% dos gastos gerais do governo, mas representavam 85% de todas as compras. Como os custos administrativos dessas pequenas compras geralmente excediam o gasto real em dólares, o uso de cartões de compras aumentou em muitos departamentos governamentais. Uma agência governamental, o Departamento de Comércio, estimou que o uso de cartões de compras salvou mais de US $ 22 milhões por ano em custos administrativos e na redução no tempo de processamento de compras.

O uso dos cartões permitiu que os departamentos de compras concentrassem seus esforços em 15% dos gastos de compras totais, que representam 98% das despesas totais.

Implementando controles internos

O abuso de cartões de compras são notícias principais, mas muitas vezes esses abusos, especialmente nos departamentos governamentais, geralmente mostram um alto valor em dólares, mas muitas vezes são menos da metade de um por cento do gasto total.

No entanto, o abuso ocorre, mas pode ser controlado pela implementação de controles internos adequados para reduzir o desperdício e o abuso.

Uma direção de gerenciamento forte é crucial para um programa de cartão de aquisição bem sucedido. A administração deve definir claramente quais são os usos permitidos para o cartão e definir e impor suas penalidades por inadimplência, fraude e abuso de pagamento. Claro, os procedimentos e recursos do back office devem ser implementados para implementar os controles. Se não houver recursos suficientes para monitorar e lidar com abusos de cartões de compras, os abusos continuarão e aumentarão à medida que a falta de comprometimento no programa for vista por seus usuários.

Quem obtém um cartão?

Outro negativo visto em programas de cartões de compras é que as empresas pensam que precisam dar cartões a todos os funcionários que fazem compras. Este não é o caso; sendo emitido um cartão de aquisição está sendo confiado.Uma empresa deve poder confiar no usuário do cartão, pois, de fato, está gastando o dinheiro da empresa. Deve haver um processo de aprovação no lugar onde os funcionários devem ser selecionados, revisados ​​e aprovados. Se um funcionário tem crédito ruim, então, eles devem receber um cartão de aquisição da empresa?

Imposição de limites de gastos

Como qualquer cartão de crédito, deve haver um limite de crédito para o usuário.

As empresas de cartões de crédito dão aos titulares de cartões um limite com base na sua capacidade de pagamento. Para os titulares de cartões de aquisição, as empresas devem dar aos titulares do cartão um limite de gastos adequado à sua posição e aos gastos prováveis. Por exemplo, uma pessoa empregada como analista de TI só pode ser requisitada para comprar tinta para impressora e periféricos de computadores pequenos, que podem totalizar apenas um centavo de dólares por ano. O limite de gastos para este funcionário deve refletir isso e não receber um limite geral de gastos de $ 2500 que pode ser dado a toda a equipe de TI. Os limites de gastos devem ser revisados ​​periodicamente para que seja dado um nível apropriado aos empregados com base nos gastos reais.