Dicas de terceirização para o sucesso

Empresários e pequenos empresários estão sempre procurando maneiras criativas de alcançar mais de seus objetivos comerciais por menos dinheiro. Uma estratégia que pode ajudá-lo a economizar tempo, dinheiro e frustração à medida que você inicia e constrói seu negócio é terceirizar o máximo de trabalho possível para prestadores de serviços externos qualificados, porém econômicos.

No meu trabalho com o Elance Online - um mercado online que ajuda as pequenas empresas a terceirizar quase qualquer tipo de projeto - falei com dezenas de compradores que terceirizaram com sucesso projetos tão diversos como suporte administrativo, estratégia de negócios, design gráfico, web design e desenvolvimento, escrita e até mesmo desenvolvimento de software.

Quando falo com compradores que dominaram a arte de gerenciar eficazmente fornecedores de serviços externos, os mesmos temas emergem repetidamente. Destilou seu conselho nas seguintes "Top 10 Best Practices" para trabalhar com provedores de serviços externos. Seguir esse conselho pode ajudá-lo a tirar o máximo proveito de seus relacionamentos com fornecedores externos ou contratados - se você usa a web para encontrar provedores de serviços ou está solicitando e avaliando cotações de fornecedores de forma "antiquada".

1. Definir claramente o escopo e o cronograma do seu projeto

Isso pode parecer óbvio, mas qualquer projeto terceirizado bem sucedido sempre começa com uma declaração clara do que você espera realizar. Defina os requisitos do seu projeto na frente. Os provedores de serviços precisam de informações precisas e completas para apresentar propostas realistas e para lhe citar um preço razoável. Seja específico sobre os produtos que você espera que o fornecedor forneça.

Dê aos fornecedores a maior quantidade possível de informações sobre o que você precisa e a maneira como você precisa do trabalho realizado. Além disso, seja claro e realista sobre seus requisitos de cronograma - os cronogramas do projeto podem ter um enorme impacto nos custos do projeto.

2. Avalie um provedor de serviços, como você contratar um empregado em tempo integral

Quando estiver avaliando propostas de provedores de serviços, não tenha medo de fazer perguntas.

Assim como contratar um funcionário em tempo integral, selecionar um fornecedor é uma experiência muito subjetiva. Verifique suas referências e peça comentários de outros clientes que tenham usado seus serviços. Participe de uma caixa de diálogo - se você tiver alguma dúvida sobre as capacidades específicas de um fornecedor, expresse suas preocupações. Não apenas cozinhe sobre isso e espere o melhor.

3. Procure uma experiência específica em

Idealmente, o provedor de serviços selecionado terá experiência específica com o tipo de projeto que você está realizando. Você não quer ser a "cobaia" de alguém. "Isto é especialmente crucial ao terceirizar projetos técnicos complexos, como o desenvolvimento de software.Por exemplo, se você está procurando alguém para desenvolver um aplicativo para Palm PDA, certifique-se de que eles realmente concluíram projetos comerciais nessa plataforma para outros clientes satisfeitos. Este conselho também é verdade para outros tipos de projetos. Se você precisa de um plano de negócios para abrir uma loja de varejo, você obterá melhores resultados se o consultor que você contratar possuir experiência verificável no setor varejista.

4. Não escolha um fornecedor com base apenas no preço

Embora possa ser tentador, nunca selecione um fornecedor com base exclusivamente no preço. Os compradores experientes que terceirizaram muitos projetos e avaliaram centenas de propostas quase sempre recomendam descartar a oferta mais barata e com preços mais baixos.

Os compradores relatam que seus projetos mais bem sucedidos são aqueles em que eles sentiram que o fornecedor ofereceu um equilíbrio de bons resultados de qualidade e qualidade.

5. Revise portfólios e amostras

Examine o trabalho anterior do fornecedor (seu "portfólio") e verifique se o trabalho anterior atende às suas expectativas de qualidade e estilo. Se você avaliou o portfólio de um fornecedor, as referências e a experiência anterior e ainda não tem certeza de suas capacidades, considere pedir que façam uma maquete rápido ou forneça um esboço básico de um plano de trabalho. Um fornecedor de serviços que realmente quer ganhar o seu negócio pode ser capaz de lhe dar um conceito aproximado para que você possa entender melhor sua abordagem para resolver seu problema.

Mas nunca cruze a linha entre pedir uma maquete e insistir que um fornecedor lhe forneça um trabalho concluído "na especificação. "Nenhum profissional qualificado espera trabalhar de graça.

6. Comece pequeno

Ao se envolver com um provedor de serviços pela primeira vez, comece com um projeto de alcance relativamente pequeno e simples. Isso lhe dará uma idéia melhor do estilo e capacidades do provedor antes de confiar um projeto "mission critical" para eles.

7. Importe o pagamento para marcos de projeto claramente definidos

Assim como você deve ser claro sobre o escopo do projeto, verifique se você define um plano de trabalho para seu projeto terceirizado com marcos claramente definidos. Tendo agendados pontos de verificação onde você revisa o status do projeto enquanto trabalha para a conclusão - é uma maneira fácil de garantir que você atenda seu prazo final e que o produto final atenda aos seus padrões. Encadure o pagamento do vendedor a esses marcos.

Uma boa orientação para projetos de desenvolvimento de TI e software é não pagar mais de 20% a 30% do preço total do projeto na frente, com o resto dos pagamentos concedidos com base na conclusão de 3 ou 4 marcos.

8. Negociar a propriedade do trabalho na frente

Para qualquer tipo de projeto terceirizado, verifique se você é claro sobre quem possui o produto de trabalho resultante e quaisquer componentes importantes desse produto.

Certifique-se de que o provedor de serviços entenda como você pretende usar os produtos que eles concordam fornecer. Por exemplo, o desenvolvimento de um aplicativo de software personalizado para seu uso pessoal seria substancialmente diferente do desenvolvimento de um aplicativo que você pretende empacotar e revender.

9. Não se esqueça do suporte depois que o projeto estiver completo

Para projetos de tecnologia, é uma boa idéia especificar uma garantia ou uma cláusula de suporte para que você tenha certeza de alguma quantidade de suporte contínuo do fornecedor após o projeto estar completo. É muito mais fácil negociar uma cláusula de suporte antes que o provedor de serviços comece a trabalhar, e não após a conclusão do projeto. Mesmo os serviços criativos ou empresariais podem se beneficiar de uma cláusula de suporte. Suponha que você precise de algumas mudanças em um plano de negócios com base nos comentários que você obtém de potenciais investidores. Ou talvez você ache que você precisa desse novo e elegante logotipo fornecido em um novo tipo de formato de arquivo. Especificar alguma quantidade de suporte gratuito ou negociar preços com desconto para futuras modificações pode economizar tempo, dinheiro e dores de cabeça mais tarde.

10. Obtenha por escrito

Durante o curso de um compromisso de serviço, o escopo do projeto, entregáveis ​​ou mesmo o preço acordado pode mudar.

Certifique-se de comunicar claramente qualquer horário, alcance ou alterações de pagamento ao seu provedor de serviços e obter confirmação por eles - por escrito - que eles entendem e concordam com as mudanças. Da mesma forma, mantenha um registro de quaisquer mudanças de acordo solicitadas pelo provedor de serviços e se você aceita ou rejeita essas modificações. Salve cópias de qualquer troca de e-mail que você tenha.

Você pode acessar o conhecimento de primeira qualidade sempre que precisar, sem a sobrecarga da contratação de funcionários em tempo integral. Ao permanecer focado em suas competências básicas e contratar freelancers especialistas para suas outras necessidades, você pode competir com os recursos de entrega de organizações maiores, mantendo sua independência.