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Desorganização e confusão são irritantes, mas também são simplesmente ruins para os negócios. Pense nisso como uma fórmula se você gosta: o aumento do caos é igual a que os lucros diminuam. A resposta? Bom gerenciamento de escritório. Veja como você pode usar o bom gerenciamento de escritório para controlar o caos em sua pequena empresa:

1. Estabeleça rotinas de gerenciamento de escritório e fique com elas.

As tarefas de rotina precisam de procedimentos de rotina se você quiser ficar organizado e manter as coisas funcionando sem problemas.

Configuração de rotinas para manipulação de documentos e sistemas de escritório. Por exemplo, se possível, cada pedaço de papel que entrar no seu escritório deve ser tratado uma vez, agido e arquivado - não empilhado ao acaso em uma mesa. Da mesma forma, as comunicações digitais, como os e-mails, devem ser priorizadas e agendadas imediatamente, se possível, ou sinalizadas para ações futuras.

Os sistemas de escritório, incluindo desktops, laptops, servidores de arquivos, impressoras multifuncionais e dispositivos móveis, precisarão de procedimentos de administração e de emergência. Quando o sistema falhar ou um equipamento relacionado com o computador falhar, todos em seu escritório precisam saber quem ligar e o que não fazer (como tentar solucionar o problema). Aprenda as 3 etapas para proteger seus dados comerciais críticos.

2. Configure responsabilidades claramente delineadas.

Uma boa administração de escritório depende das pessoas que sabem quem é responsável pelo que - são as pessoas responsáveis ​​que fazem as coisas.

O que aconteceria, por exemplo, se a compra para sua pequena empresa fosse feita por quem quer que fosse? Você poderia encontrar papel de impressora quando você precisava? Colocar uma pessoa encarregada de encomendar todos os equipamentos e suprimentos resolve o problema e mantém as coisas funcionando sem problemas. Peça aos empregados que enviem por e-mail a pessoa designada quaisquer pedidos de suprimentos, ou postar uma lista manuscrita em um lugar conspícuo onde as pessoas possam adicionar o que precisam.

É o mesmo com a administração de sistemas (de computador). Você precisa ter uma pessoa responsável pela segurança de seus sistemas informáticos e acompanhar coisas como contas, senhas e software. O uso de sistemas baseados em nuvem para aplicativos de escritório, software de contabilidade e armazenamento de dados é uma solução ideal para pequenas empresas, mas você ainda precisa ter uma pessoa confiável designada para executar tarefas administrativas, como adicionar / excluir usuários, atribuir permissões, etc. > 3. Mantenha registros - e mantenha seus registros comerciais atualizados.

Manter registros parece ser a parte mais fácil do bom gerenciamento de escritório - até considerar a necessidade de manter esses registros acessíveis e atualizados. Mas a primeira regra para ser um bom gerente de escritório irá ajudá-lo a controlar isso; faça com que a atualização registre uma rotina de escritório.Quando você recebe um novo cliente ou cliente, por exemplo, só demora um momento para inseri-lo no seu banco de dados de contatos. Então, só vai demorar mais um ou dois minutos para atualizar o registro depois de falar com ele no telefone.

(Note, também, que a maioria das jurisdições possui Atos de Privacidade que regulam o tratamento das informações do cliente.)

4. Passeie pelo seu escritório e sente-se.

O seu escritório é um exemplo de gerenciamento de espaço ou má gestão espacial?

Quando você atravessa o escritório, você tem que desviar os obstáculos ou correr o risco de tropeçar em algo?

Quando você se senta em uma mesa, você pode realmente trabalhar confortavelmente lá? As coisas são lógicamente organizadas para que as coisas que você mais use na mesa estão mais próximas?

Há muitas coisas abarrotadas em escritórios hoje em dia, da impressora fica através de arquivadores. Para uma boa gestão de escritório, você precisa ter certeza de que todas as coisas no escritório estão dispostas para obter a máxima eficiência e a máxima segurança. O básico do design de escritório pequeno ou doméstico oferece dicas para atender de forma segura as necessidades de energia, iluminação e ventilação do seu espaço de escritório.

5. Agende o trabalho tedioso.

É muito fácil adiar coisas que você não gosta de fazer, e a maioria dos empresários não gosta de tarefas como arquivamento, envio e recebimento, ou contabilidade - até mesmo gerentes de escritório.

Infelizmente, um escritório, como uma cozinha, não funcionará bem sem que as tarefas sejam feitas.

Se você é um dono de pequenas empresas que está na posição de não poder atribuir o que você vê como trabalho chato ou desagradável para outra pessoa, force-se a chegar regularmente a ele agendando o tempo por semana. Pegue uma manhã ou uma tarde, por exemplo, e gaste-o fazendo chamadas frias, retornando consultas de e-mail não prioritárias, fazendo postagens de redes sociais, recuperando a contabilidade ou atualizando os registros.

6. Delegar e terceirizar.

Em um mundo perfeito, todos estariam fazendo o que ele ou ela tiveram tempo para fazer e fizeram bem. Como o mundo não é perfeito, em vez disso, muitas pessoas estão fazendo coisas que não têm tempo ou talento para fazer bem.

A delegação e terceirização não só pode melhorar o gerenciamento de escritório de sua pequena empresa, mas também você também se concentrar em seus talentos, melhorando assim sua linha de fundo. Um assistente de meio período ou Virtual pode ser capaz de lidar com muitas das tarefas administrativas ou administrativas. Para obter mais informações sobre a delegação, consulte Decidir para delegar.

7. Faça do planejamento empresarial uma prioridade.

Muitos proprietários de pequenas empresas passam seus dias atuando e reagindo - e então se perguntam por que eles parecem estar girando suas rodas. O planejamento de negócios é um componente importante do bom gerenciamento de escritório e precisa ser parte de sua rotina de gerenciamento de escritório.

Os proprietários bem sucedidos de pequenas empresas passam tempo todas as semanas no planejamento de negócios, e muitos usam sessões diárias de planejamento de negócios como uma ferramenta para a definição e crescimento de metas.

Este guia de planejamento de negócios é um ótimo guia para a realização de seus esforços de planejamento de negócios; Ele estabelece um quadro de planejamento de negócios para sua pequena empresa e fornece recursos em tudo, desde a redação de uma declaração de visão através das regras para estabelecer metas comerciais.

Se você possui pessoal, envolva-os no planejamento de negócios, de forma formal ou informal.

Você vai adorar a diferença

Não deixe o caos interferir com fazer negócios. Uma vez que você começar a aplicar esses sete princípios de boa administração de escritório, você ficará impressionado com a diferença que a boa administração de escritório faz - e quanto mais negócios você faz.

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