9 Reuniões de Habilidades de Facilitação para Gerentes

As reuniões podem ser oportunidades para compartilhar idéias, discutir desafios e definir planos de ação, ou, eles podem acabar como perdedores de tempo improdutivos. Infelizmente, os gerentes são muitas vezes os principais contribuintes para disfunção do processo de reunião.

Este artigo oferece idéias para os gerentes em todos os níveis para fortalecer suas habilidades de facilitação de reuniões em apoio à melhoria da produtividade da reunião.

Onde os gerentes ficam errados com reuniões

Muitos gerentes pensam que sabem como "executar" uma reunião.

Eles definem a agenda, fazem todas as conversas e tomam todas as decisões. Embora isso possa parecer fácil e eficiente para os gerentes, muitas vezes é um desperdício de tempo das pessoas e não aproveita o potencial criativo da equipe. Na verdade, tem o efeito oposto que os funcionários tendem a se retirar, adiando ao gerente que claramente quer se encarregar.

Há muitas razões pelas quais os gerentes não envolvem mais os seus funcionários nas reuniões, incluindo:

• Medo de deixar ir.
• A falsa crença de que, porque eles estão no comando, eles precisam fornecer todas as respostas.
• A falta de confiança nas habilidades ou habilidades de resolução de problemas de seus funcionários.
• Falta de habilidades de facilitação de reunião.

Enquanto os três primeiros itens são comportamentos de gestores pobres, o último, habilidades de facilitação, pode ser aprendido e fortalecido com a prática.

Fortalecimento de suas habilidades de facilitação de reuniões

Por definição, meios facilitadores, " Para tornar mais fácil ou menos difícil; avise . "Para que um gerente facilite uma reunião (em vez de executá-lo), eles precisam estar dispostos a abandonar seu poder e estar abertos a diferentes resultados e abordagens.

A facilitação adequada da reunião envolve todos os envolvidos na identificação e resolução de problemas. As equipes quase sempre desenvolverão soluções melhores e mais criativas do que qualquer gerente poderia e será mais provável suportar a implementação das soluções.

Aqui estão as nove habilidades necessárias para facilitar uma reunião, tudo o que pode ser aprendido e melhorado com a prática:

1. Planejamento da agenda. Uma reunião colaborativa começa com o planejamento da agenda. Selecionando tópicos que convidam a participação, i. e. , um problema a ser resolvido é muito mais atraente do que tópicos "informativos". No entanto, é necessário um tempo amplo para permitir o envolvimento do grupo.
2. Ambiente e ambiente climático. Logística importa! Quando as pessoas ficam desconfortáveis, não podem se ver, não podem ouvir, ou estão com fome, os resultados da reunião sofrerão. Saiba como usar a logística como forma de incentivar a participação e remover barreiras.
3. Fazendo perguntas. Grandes perguntas estimulam uma ótima discussão.O artigo, "70 Perguntas de Treinamento Incríveis usando o Modelo GROW", oferece alguns adeptos de discussão pendentes.
4. Escuta ativa. Quando um gerente parafraseia, verifica a compreensão e faz perguntas de acompanhamento, incentiva mais participação e mantém a discussão fluindo. Em "Como se tornar um ouvinte melhor", compartilho idéias sobre o fortalecimento de suas habilidades de escuta ativas.
5. Brainstorming. A maioria das pessoas pensa que eles já sabem como fazer um brainstorm. No entanto, geralmente não Em muitos outros cenários, a eficácia do brainstorming é reduzida pelo mau gerenciamento do processo, fortes pressões sociais ou políticas e poucas habilidades de facilitação. Muitas pessoas nunca experimentaram verdadeiramente o poder de uma sessão bem-executada de brainstorming. Veja "15 Formas de Chuva sobre uma sessão de brainstorming "para o que não fazer - então faça o contrário!
6. habilidades de construção de consenso. O consenso não significa que todos tenham de concordar com uma decisão. Isso significa que todos teve a oportunidade de compartilhar suas perspectivas e propor idéias. A facilitação adequada orientará o grupo desde o compartilhamento de ideias até o desenvolvimento de uma decisão efetiva. Alcançar o consenso leva mais tempo, mas geralmente ganhará maior buy-in do grupo em geral. No entanto, lembre-se de que o consenso não é o objetivo final. Uma decisão efetiva para o problema em questão é a questão mais importante. Veja um quadro de decisão de consenso em seis etapas para obter mais informações sobre como liderar uma equipe através de um processo de tomada de decisão por consenso.
7. Resolução de conflitos. Sempre que há uma sala de pessoas envolvidas na resolução de um problema, o conflito é inevitável. Na verdade, o conflito sobre a tarefa ou problema é visto pelos pesquisadores da equipe como parte do processo de tomada de decisão efetiva. Um gerente deve aprender a aproveitar o poder do conflito de forma positiva. Veja: "Resolução de Conflito para Grupos Pequenos".
8. habilidades de comunicação não-verbal. Enquanto os pesquisadores argumentam sobre as porcentagens exatas, a maioria concordaria que mais de 50% da comunicação não é verbal. Um gerente precisa ler o tom e a linguagem corporal do grupo para avaliar seu nível de engajamento, franqueza e compromisso.
9. Gravação. Facilidade de grupo habilidosa envolve saber quando recorrer a um flipchart ou quadro branco para capturar o que as pessoas estão dizendo. Isso faz com que as pessoas sintam que suas idéias estão sendo ouvidas e são valorizadas, e serve como um registro valioso para ser usado para o planejamento de ações e acompanhamento.

A linha inferior:

O tempo é um bem precioso na vida e no trabalho. Esforce-se para gerir reuniões para uma eficiência e eficácia ótimas. Aprender, praticar e aplicar as nove habilidades de facilitação identificadas acima é um ótimo lugar para começar.

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Atualizado por Art Petty