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Os gráficos de Gantt são uma ferramenta fantástica e altamente útil para rastrear e coordenar todos os pequenos passos que entram em um grande projeto, mas podem rapidamente se tornarem avassaladoras e desordenadas, especialmente para pessoas que não o fazem saiba como lê-los. Tente usar um gráfico de Gantt para explicar o seu progresso para um cliente ou um colega em outro departamento, e você pode ter o desafio em suas mãos.
Este não é o único desafio que Gantt apresenta.
Os dados em um gráfico de Gantt normalmente requerem um software especial para visualização e edição e a impressão é quase sempre um desafio. Além disso, às vezes você só quer se concentrar em uma pequena parte de um projeto sem se surpreender com todas as informações adicionais.
Enquanto os gráficos de Gantt são uma ótima solução, eles não são os únicos. Quando você precisa olhar para uma amostra menor da informação, ou você precisa apresentar uma versão simplificada ou parte da informação em uma situação em que um gráfico de Gantt não seria prático, aqui estão cinco alternativas que você poderia usar em vez disso.
Listas de tarefas
Todos na comunidade empresarial devem ser familiares e confortáveis com uma lista de tarefas básicas. Na verdade, ser organizado é uma das principais habilidades para um gerente de projeto.
Uma lista de tarefas leva a lista de tarefas para o próximo nível. Com uma lista de tarefas, você pode adicionar colunas adicionais para mostrar quem estará completando cada tarefa, o status da tarefa, as datas de início e término e a probabilidade de a tarefa ser concluída no horário.
Você pode até adicionar caixas de seleção para os membros da equipe para verificar se os itens estão completos.
Folhas de cálculo
Um gráfico simplificado em uma planilha é outra alternativa. Você ainda pode listar tarefas ao longo do lado esquerdo, e você ainda pode exibir barras para mostrar seu nível de progresso e as datas estimadas de início e término para as tarefas.
As planilhas podem ser demoradas para fazer e com muito tempo para atualizar, no entanto, para que você não queira usá-las como sua solução total de gerenciamento de projetos. Para um relatório simples de uma única vez para um cliente ou gerente, no entanto, uma planilha simplificada pode projetar visualmente o projeto de forma
fácil de explicar e entender. Também é uma boa opção para rastrear o progresso do projeto.
Diagramas de fluxo
Diagramas de fluxo ou diagramas de rede, mostram as tarefas do projeto na ordem em que precisam ser concluídas. Os diagramas de fluxo podem ser tão simples ou complexos quanto você gostaria. Por exemplo, você pode ou não querer listar informações como a data de início e término de cada etapa, o número de identificação da tarefa ou
a localização. Tenha em mente que adicionar muita informação pode tornar esses gráficos difíceis de ler.
Enquanto muitas pessoas acham diagramas de fluxo mais fáceis de ler e entender do que os gráficos de Gantt, fazer com que eles possam ser um aborrecimento.Além disso, eles são frequentemente inadequados para problemas grandes e complexos. Os fluxogramas são melhores para apresentar projetos simples com tarefas que, naturalmente, progridem de um para
para o próximo, mas não devem ser usadas como uma ferramenta de longo prazo ou para projetos excessivamente complexos.
Quadras de Kanban
O seu projeto tem um grande número de etapas que não precisam necessariamente ser feitas em ordem seqüencial?
Você tem várias pessoas trabalhando no mesmo projeto ou as tarefas são atualizadas com freqüência? Se assim for, Kanban pode oferecer a solução ideal para você. (Saiba mais sobre como Kanban funciona no gerenciamento de projetos.)
Com uma placa Kanban, cada tarefa de projeto é escrita em uma nota adesiva e colocada na coluna apropriada, como "fazer", "em progresso" ou " feito." À medida que cada tarefa é completada, a nota adesiva correspondente é movida através da placa até que todas as notas estejam na coluna "concluída".
Este sistema organizacional é muito fácil de entender e modificar rapidamente, mas não é muito portátil, e você precisará ter cuidado para que nenhuma das notas caia e se perca.
Relatórios de Status
Os gráficos de Gantt são excelentes ferramentas para rastrear seus projetos, não necessariamente para comunicá-lo. Se tudo o que você precisa fazer é comunicar seu progresso com um cliente, seu patrocinador do projeto ou outros membros da equipe, um relatório de status pode ser sua melhor opção.
Além disso, muitos programas de software de gerenciamento de projetos criarão relatórios de status simplificados e fáceis de entender com apenas alguns cliques do mouse, economizando tempo e energia valiosos.
Os gráficos de Gantt são altamente práticos para o rastreamento de todas as tarefas que entram em um grande projeto, mas nem sempre são o melhor para comunicar essa informação com outros, particularmente aqueles que não estão acostumados a lê-los.
Você tem várias outras alternativas. Experimente uma dessas cinco alternativas de gráfico de Gantt. Você pode ficar agradavelmente surpreendido por quanto tempo você pode economizar.
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